Hoàn thiện ộ máy quản lý ở công ty điện máy TP HCM tại HN.doc.DOC

Cán bộ quản lý tài chính: Là những ngời có quyền ra các quyết định
mang tính xây dựng chiến lợc, nguồn tài chính, kế hoạch, ngân sách.
Cán bộ quản lý sản xuất: Là những ngời có quyền ra các quyết định
mang tính tác nghệp và các chiến lợc sản phẩm, ngân quỹ phi tiền tệ.
Cán bộ quản lý nhân lực: Là những ngời có quyền ra các quyết định
mang tính chiến lợc liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động,
phân tích nguồn nhân lực và các kế hoạch tác nghiệp.
1.2. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp
Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều nhằm thực
hiện một số mục tiêu nhất định. Để thực hiện đợc những mục tiêu đó, trong
mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải có lực lợng điều hành toàn bộ quá trình tổ
chức, thực hiện lực lợng này chính là lực lợng quản lý doanh nghiệp hình
thành nên cán bộ máy quản lý doanh nghiệp. Trong bộ máy quản lý doanh
nghiệp có sự sắp sếp, bố trí lao động quản lý, có sự kết hợp nhịp nhàng giữa
các thành viên trong cơ cấu. Từ sự phối kết hợp lý này mà khả năng chuyên
môn, chí sáng tạo của mỗi thành viên đợc khai thác phục vụ cho mục tiêu
quản lý nói riêng và mục tiêu toàn doanh nghiệp nói chung. Cụ thể:
- Chức năng (hay gọi chiến lợc của tổ chức) quyết định cơ cấu tổ
chức, chức năng mà thay đổi cơ cấu tổ chức thay đổi theo.
- Cơ cấu có ảnh hởng tới chức năng (cơ cấu hợp lý chức năng đợc thực
hiện và ngợc lại cơ cấu không hợp lý chiến lợc không đợc thực hiện).
- Chiến lợc luôn luôn thay đổi, cơ cấu lại tạo ra sự ổn định.
Nh vậy, nếu không có bộ máy quản lý thì không có lực lợng tiến hành
nhiệm vụ quản lý và không có quá trình tổ chức nào thực hiện đợc nếu không
có bộ máy quản lý. Chính vì thế mà trong doanh nghiệp bộ máy quản lý đóng
vai trò hết sức quan trọng, nó đợc coi nh là một cơ quan đầu não điều kiển mọi
hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, nó quyết định số phận của
doanh nghiệp thông qua hiệu quả quản lý, nó phản ánh sự đi lên của doanh
nghiệp, đồng thời bộ máy quản lý có quyết định đến năng suất lao động của
doanh nghiệp.
2. Các kiểu cơ cấu tổ chức

5
Lãnh đạo tuyến 1

2.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến:
(1)

Là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất đợc xây dựng theo đờng thẳng, chỉ có
một chủ thể cấp trên và một số chủ thể cấp dới chịu trách nhiệm về toàn bộ
công việc cuả toàn đơn vị.
Cơ cấu này đợc vận hành theo sơ đồ sau:
Cơ cấu này có những đặc điểm sau:
- Ngời lãnh đạo của tổ chức cũng nh các tuyến và các đơn vị sẽ thực
hiện tất cả chức năng quản lý.
- Mối quan hệ trong cơ cấu chủ yếu là mối quan hệ trực tuyến
( Chiều dọc) không qua trung gian.
(1)
Xem giáo trình khoa học quản lý tập I, nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội -1999 trang 166.
- Ngời thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp và chỉ
thi hành mệnh lệnh của ngời đó mà thôi.

6
Lãnh đạo
đơn vị 1
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến m


A1 A2 A3 B1 B2 B3

Cơ cấu này tạo điều kiện thực hiện chế độ một thủ trởng trong quản lý.
Tuy nhiên cơ cấu này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp nhỏ. Sản phẩm và
tính chất của nó không phức tạp. Trờng hợp ngợc lại thì năng lực và điều kiện
của lãnh đạo khó đáp ứng, do đó đòi hỏi lãnh đạo phải có trình độ, năng lực và
kiến thức toàn diện. Phải có phơng pháp và kế hoạch công tác hết sức khoa
học.
Nếu không dễ dẫn đến tình trạng bận rộn, sự vụ, không đủ sức bao quát
dễ sót việc và công việc không sâu.
2.2 Cơ cấu chức năng:
(2)
Là cơ cấu đợc tổ chức dựa trên sự chuyên môn hoá theo chức năng
công việc. Những nhiệm vụ quản lý của doanh nghiệp đợc phân chia cho các
đơn vị riêng biệt từ đó hình thành các cán bộ lãnh đạo đảm nhận một chức
năng nhất định.
Cơ cấu này đợc vận hành theo sơ đồ sau:
Trong cơ cấu tổ chức này ta thấy, những ngời thừa hành nhiệm vụ ở cấp
dới nhận mệnh lệnh trực tiếp từ bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp. Bởi vậy vai
trò ngời lãnh đạo doanh nghiệp là phối hợp đợc sự ăn khớp giữa những ngời

7
Lãnh đạo
đơn vị 1
Ngời lãnh đạo chức năng B
Người lãnh đạo hệ thống
Người lãnh đạo chức năng A
1 2 n

Các cấp dưới
Lãnh đạo
tuyến 2

lãnh đạo chức năng, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo, tránh tình trạng mâu
thuẫn trái ngợc nhau. Cơ bản của cơ cấu này là khai thác tốt nhất những đội
ngũ, chuyên gia giúp cho ngời lãnh đạo chung chỉ đạo các lĩnh vực chuyên
môn tốt.
2.3. Cơ cấu trực tuyến- chức năng
(3)
Là loại hình cơ cấu kết hợp những u điểm của hai loại hình cơ cấu trực
tuyến và cơ cấu chức năng, hình thành cơ cấu mang tính liên hợp.
Cơ cấu này đợc vận hành theo sơ đồ sau:

Theo cơ cấu này ta thấy:
- Các lãnh đạo chức năng, lãnh đạo các tuyến đóng vai trò tham mu để
lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định, đồng thời kiểm tra đôn đốc các
đơn vị thực hiện quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp.
(2,3)
Xem giáo trình khoa học quản lý tập I, Nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội -1999 trang 167,169.
- Lãnh đạo doanh nghiệp toàn quyền quyết định mọi hoạt động của
doanh nghiệp, các đơn vị cơ sở chỉ nhận mệnh lệnh chính thức từ

8


Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo
tuyến 1
Lãnh đạo
tuyến n
Lãnh đạo chức
năng m
Lãnh đạo
chức năng1
Lãnh đạo
đơn vị 1
Lãnh đạo
đơn vị n
Lãnh đạo
chức năng 1
Lãnh đạo
chức năng n

Lãnh đạo
tuyến 2

lãnh đạo doanh nghiệp. ý kiến của lãnh đạo chức năng và lãnh đạo
các tuyến đối với bộ phận, cơ sở t vấn mang tính t vấn và nghiệp vụ.
Kiểu cơ cấu tổ chức này tận dụng đợc u điểm và khắc phục đợc
nhợc điểm của các kiểu cơ cấu trên, vì thế nó đợc áp dụng rất rộng rãi và phổ
biến nhất là trong hệ thống quản lý có quy mô lớn và phức tạp. Tuy nhiên,
thực hiện cơ cấu này cũng đòi hỏi ngời lãnh đạo phải quan tâm giải quyết,
chẳng hạn nh : nếu tổ chức lớn chuyên môn hoá chức năng sâu sẽ dẫn đến tổ
chức có nhiều bộ phận, chức năng và những ngời quản lý muốn phân chia
quyền lực để đứng đầu từng bộ phận chức năng đó.
2.4. Cơ cấu ma trận
(4)
Là loại hình cơ cấu mà bên cạnh các tuyến và các bộ phận chức năng
trong cơ cấu còn hình thành nên những chơng trình và dự án để thực hiện
những mục tiêu lớn và quan trọng.
Cơ cấu này đợc vận hành theo sơ sau:

9
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo
tuyến 1
Lãnh đạo
tuyến 2
Lãnh đạo chức
năng B
Lãnh đạo
chức năngA
Đề
án 1
Đề
án 2
Những người thực hiện trong các bộ phận sản xuất
Những người thực hiện trong các bộ phậnchức năng
Những người thực hiện trong các đồ án nhằm tạo ra sản phẩm hay công nghệ mới

Theo cơ cấu này ngoài những ngời lãnh đạo tuyến và các bộ phận chức
năng, còn có những ngời lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động
của các bộ phận để thực hiện một dự thảo nào đó.
Lãnh đạo các tuyến cũng nh lãnh đạo các chức năng trực tiếp giải quyết
vấn đề: Làm nh thế nào ?.
Khi có một dự án cần thiết ta thực thi, lãnh đạo các tuyến, chức năng và
lãnh đạo các dự án sẽ cử ra các cán bộ tơng ứng cùng hợp tác thực hiện. Kết
thúc dự án, ngời nào trở về vị trí ban đầu của ngời đó. Việc cắt cử trên hình
thành nên các dòng và các ô nh một ma trận.
Cơ bản của cơ cấu này là có độ linh hoạt cao, dễ dàng di chuyển các cán
bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau, tập trung đợc nguồn lực và
những khâu xung yếu của tổ chức, giảm bớt cồng kềnh cho các bộ máy quản
lý của các dự án. Tuy nhiên thực hiện cơ cấu này cũng có một số nhợc điểm
là: Hay xẩy ra mâu thuẫn giữa ngời quản lý dự án và các lãnh đạo các bộ phận
chức năng.
(4)
Xem giáo trình khoa học quản lý tập I, Nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội -1999 trang 172.
2.5. Cơ cấu tổ chức theo đơn vị lĩnh vực/sản phẩm/thị trờng
(5)

10

Là kiểu cơ cấu áp dụng cho đơn vị kinh doanh chiến lợc với các tiêu chí
lĩnh vực, sản phẩm, thị trờng.
Cơ cấu đợc vận hành theo sơ đồ sau:

Cơ cấu này theo sát quan điểm thực hiện chiến lợc, gắn con ngời với
mục tiêu chiến lợc đồng thời thực hiện chuyên môn hoá theo những yếu tố mà
tổ chức đặc biệt quan tâm, tuy nhiên loại cơ cấu này lại cản trở quá trình tổng
hợp hoá các chức năng do đó giảm khẳ năng sử dụng các chuyên gia trong các
hoạt động khác nhau của tổ chức.
Trên đây là 5 loại hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chủ yếu đã đợc
áp dụng. Tuy nhiên, một cơ cấu hợp lý vẫn là một cơ cấu phù hợp với điều
kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.
(5)
Xem những vấn đề cốt yếu của quản lý, Nhà XB khoa học kỹ thuật, trang 257,258.
3. Yêu cầu và nguyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức

11
Chiến lược tổ chức
Chiến lược đơn vị
KD chiến lược 1
Chiến lược đơn vị
KD chiến lược 2
Chiến lược đơn vị
KD chiến lược n
Chiến lược
chức năng 1
Chiến lược
chức năng m

3.1. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý
Mỗi một công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay
đơn giản đều có những yêu cầu , đòi hỏi đặt ra. Đặc biệt là ở lĩnh vực xây
dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp (một
vấn đề vô cùng phức tạp) yêu cầu phải đặt đợc. Trong cơ chế thị trờng, việc
hoàn thiện bộ máy quản lý phải hợp lý, phù hợp với từng doanh nghiệp, với
thời đại thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển đợc. Còn nếu cứng nhắc,
không phù hợp thì doanh nghiệp không thể đứng vững đợc trong cơ chế thị tr-
ờng luôn biến động nh hiện nay. Vì thế, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong
doanh nghiệp bắt buộc phải đặt ra cho mình những yêu cầu sau
- Tính tối u: giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập các mối
quan hệ hợp lý, lựa chọn và sắp xếp cán bộ quản lý vào từng vị trí
đúng với khẳ năng, trình độ của họ, qui định lề lối làm viếc chặt chẽ,
giảm bớt các khâu, các cấp trung gian, đảm bảo thông tin thông suốt.
Làm nh vậy, cơ cấu tổ chức quản lý sẽ mang tính năng động cao,
luôn đi sát và phục vụ mục đích của hệ thống.
- Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức quản lý có khẳ năng thích ứng với
mọi tình huống, mọi hoàn cảnh nhằm đáp ứng một cách mau lẹ, kịp
thời trong công tác quản lý của doanh nghiệp.
- Độ tin cậy cao: cơ cấu tổ chức bộ máy phải bảo đảm tính chính xác
đối với tất cả các thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp. Muốn
vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đợc cấu thành bởi những
con ngời có năng lực, phẩm chất tốt.
- Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính hiệu quả
nghĩa là chi phí bỏ ra phải tơng xứng với kết quả thu về. Đây là yêu
cầu mang tính tổng hợp và cũng là yêu cầu cuối cùng của việc xây
dựng cơ cấu tổ chức.
3.2. Những nguyyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức
a. Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy phải xuất phát từ nhiệm vụ và mục
tiêu của doanh nghiệp theo hớng phát triển. Nhiệm vụ và mục tiêu của doanh
nghiệp đợc xác định trên cơ sở phơng hớng phát triển xã hội, trên cơ sở các
yếu tố cấu thành của doanh nghiệp. Bởi vậy, việc tiến hành tập hợp đầy đủ các
thông tin để xác định cơ cấu tổ chức là hết sức quan trọng. Một cơ cấu tổ chức

12

đợc hình thành phải đáp ứng đợc việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu đề ra, có
khẳ năng biến nó thành hiện thực và yêu cầu có hiệu quả cao nhất.
b. Từ công việc, nhiệm vụ từ đó hình thành tổ chức, hình thành bộ máy
lựa chọn con ngời. Sự xuất hiện của tổ chức bộ máy quản lý hay bố trí con ng-
ời cụ thể trong hệ thống quản trị là do yêu cầu của nhiện vụ sản xuất đặt ra. Sự
cần thiết của nó chính là ở chỗ phải đảm nhận và có khẳ năng đảm nhận những
chức năng do quá trình sản xuất quyết định.
c. Việc xây dựng tổ chức và hệ thống tổ chức phải đi liền với việc xây
dựng chức trách, quyền hạn, nhiệm vụ và lề lối phối hợp hoạt động, đảm bảo
cho sự chỉ đạo thống nhất, thông suốt và mau lẹ. Muốn vậy, các hoạt động và
mối quan hệ trong hoạt động của cả hệ thống tổ chức phải đợc qui định bằng
văn bản dới dạng điều lệ, qui chế, nội qui Nguyên tắc này đảm bảo cho tổ
chức bộ máy quản lý thực sự có hiệu lực, nhằm thực hiện nghiêm ngặt chế độ
một thủ trởng, chế độ trách nhiệm cá nhân, đảm bảo cân xứng giữa chức năng
nhiệm vụ và quyền hạn, tránh đợc hiện tợng chồng chéo, ỷ lại và phát huy đợc
tính chủ động sáng tạo của từng chức dang, từng cấp.
4. Vấn đề phân quyền và các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức
(6)

4.1. Vấn đề phân quyền
Quyền lực trong tổ chức là vấn đề độc lập trong công tác lãnh đạo lao
động. Ngời lãnh đạo sẽ tự tin sử lý mọi tình huống nếu ta trao cho họ quền ra
các quyết định hay đa ra các chỉ thị.
Nếu tập quyền là toàn bộ quyền lực tập trung về một ngời lãng đạo thì
phân quyền lại là một xu hớng phân tán các quyền trong việc ra quyết định
trong một cơ cấu tổ chức. Một tổ chức dù lớn hay nhỏ đều có sự phân quyền,
nó là nhân tố căn bản của hệ thống quản lý có ảnh hởng trực tiếp đến tất cả các
lĩnh vực quản lý. Trong thực tế, ngời quản lý không thể có khẳ năng tự quyết
để xử lý các trờng hợp xảy ra trong quá trình làm việc nếu không có phân
quyền. Do vậy khi phân quyền cần phải có sự lựa chọn thận trọng, xem xét
cẩn thận công việc giao cho cấp dới, đồng thời chú trọng việc ban hành chính
sách cụ thể, hớng dẫn việc ra quyết định trong việc lựa chọn, bồi dỡng cán bộ
và trong việc lựa chọn những bộ phận kiểm tra thích hợp.
(6)
Xem những vấn đề cốt yếu của quản lý, Nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội - 1999, trang 305.
4.2. Các mối liên hệ trong cơ cấu:

13

- Liên hệ trực tuyến: là loại liên hệ giữa cán bộ và nhân viên trong
một bộ phận, giữa các bộ phận, giữa các cán bộ có liên quan với chỉ
huy trực tiếp của cấp trên và cấp dới.
- Liên hệ chức năng: là loại liên hệ giữa các bộ phận chức năng với
nhau nhằm hớng dẫn giúp đỡ nhau về chuyên môn, nghiệp vụ.
Chẳng hạn giữa thủ trởng, bộ phận chức năng cấp trên với cán bộ,
nhân viên chức năng cấp dới.
- Liên hệ t vấn: là loại liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung, giữa các
bộ phận chỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kỹ thuật, pháp
chế.
5. Các nhân tố ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức
Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ
những yêu cầu nh : tính tối u, tính linh hoạt, tính tin cậy, tính kinh tế, tính bí
mật, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó
vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói một cách
khác là cần đến những nhân tố ảnh hởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình
thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý.
Ta có thể quy chung lại thành ba nhóm nhân tố cơ bản có ảnh hởng
đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nh sau :
a. Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà nớc:
Nhóm nhân tố này có ảnh hởng gián tiếp nhng lại có tác động trực tiếp
đến việc hình thành và phát triển, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quả lý của
doanh nghiệp.
b. Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý:
Đó là tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống (quá trình thử thách,
đào tạo con ngời và kinh nghiệm tích luỹ của hệ thống). Ngoài ra tính chất và
đặc điểm của các mục tiêu của hệ thống (đem lại lợi ích cho ai, gây khó khăn
trở ngại cho ai ? )
c. Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:

14

Xem chi tiết: Hoàn thiện ộ máy quản lý ở công ty điện máy TP HCM tại HN.doc.DOC