ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP GVHD : Đỗ Văn Uy
2. Mô tả yêu cầu quản lý của chương trình
a. Quản lý tiền mặt
Chương trình có thể :
Quản lý các khoản thu – chi của doanh nghiệp.
Xác đònh được tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
In ra các phiếu thu – chi để xác đònh giao cho khách hàng hay để
lưu trữ.
Lập báo cáo thu – chi chi tiết và tổng hợp trong tháng.
Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ kế toán khác như :
Phân hệ kế toán tổng hợp.
Phân hệ kế toán chi phí…
b. Quản lý hàng hóa
Chương trình có thể :
Quản lý các phiếu nhập xuất kho của doanh nghiệp, biết được mua
hàng từ các nhà cung cấp nào và xuất bán cho khách hàng nào.
Lập báo cáo chi tiết nhập xuất hàng hóa.
Lập báo cáo tổng hợp nhập xuất hàng hóa theo từng ngày, từng
tháng, từng kho, từng mặt hàng, từng khách hàng và từng nhà cung
cấp.
In ra thẻ kho cho biết việc nhập xuất và tồn của một mặt hàng ứng
với một kho trong khoảng thời gian xác đònh trong tháng.
In báo cáo tồn kho :
Tồn kho tổng hợp : cho biết việc nhập xuất và tồn của tất cả hàng
hóa trong tất cả các kho hiện có đến ngày cần biết.
Tồn theo kho : cho biết việc nhập xuất và tồn của tất cả hàng hóa
trong một kho cho đến ngày cần biết.
Lập báo cáo giá vốn của các mặt hàng xuất bán trong tháng
Báo cáo giá hàng nhập : cho biết đơn giá cụ thể của từng mặt hàng.
Nếu một mặt hàng có nhiều đơn giá nhập khác nhau thì phải liệt kê tất
cả đơn giá nhập đó và số lượng nhập tương ứng.
In ra báo cáo thống kê :
Theo từng mặt hàng.
Theo từng nhóm hàng.
Theo từng kho hàng.
Nguồn nhập xuất : cho biết nguồn nhập xuất trong tháng
5
ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP GVHD : Đỗ Văn Uy
Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ kế toán khác như : tổng hợp, chi
phí, tiền mặt…
Tra cứu :
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
c. Quản lý công nợ
Chương trình có thể
Quản lý hình thức thanh toán công nợ giữa khách hàng với doanh
nghiệp và giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp.
Đối với nhà cung cấp :
Khi mua hàng (Phiếu nhập kho) thì sẽ làm công nợ nhà cung cấp tăng
lên.
Khi doanh nghiệp trả tiền mặt cho nhà cung cấp (Phiếu chi tiền mặt)
thì làm công nợ nhà cung cấp giảm.
Đối với khách hàng :
Khi xuất hàng cho khách hàng (Hóa đơn bán hàng) thì sẽ làm công nợ
khách hàng tăng lên.
Khi doanh nghiệp thu tiền mặt của khách hàng trả nợ (Phiếu thu tiền
mặt) thì làm công nợ khách hàng giảm.
Lập báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng và nhà cung cấp.
Lập báo cáo công nợ chi tiết cho từng khách hàng và nhà cung cấp.
Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ kế toán khác như : tổng hợp, tiền
mặt, hàng hóa,…
3. Quá trình phân tích chương trình
Khảo sát yêu cầu của chương trình, làm rõ các thông tin đầu vào,
các thông tin đầu ra và các báo cáo phục vụ cho việc quản lý.
Dựa trên yêu cầu của chương trình, xây dựng sơ đồ chức năng, lấy
sơ đồ chức năng làm cơ sở để xây dựng hệ thống menu cho chương
trình.
Dựa trên sơ đồ chức năng, xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu thể hiện
các thông tin đưa vào hệ thống và sau khi được các chức năng xử lý sẽ
được lưu trữ hoặc tạo thành các báo cáo.
Qua phân tích sơ đồ dòng dữ liệu và các thông tin khảo sát ban
đầu, xây dựng các thực thể (lưu trữ những thông tin cơ bản) và mối
quan hệ giữa chúng. Đó chính là bước xây dựng sơ đồ quan hệ thực
thể, làm cơ sở xây dựng các Table và Relationship.
4. Dữ liệu đầu vào và đầu ra của chương trình
a. Thông tin nhập
6
ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP GVHD : Đỗ Văn Uy
Danh mục chứng từ
Danh mục tài khoản
Danh mục tài khoản đối ứng
Danh mục hàng hóa
Danh mục nhóm hàng
Danh mục kho hàng
Danh mục khách hàng
Danh mục nhà cung cấp
Danh mục nhân viên
Danh mục ngoại tệ
Danh mục ngân hàng
Danh mục thuế
Danh mục hình thức nhập xuất
Danh mục hình thức thanh toán
Các loại phiếu : Phiếu nhập và phiếu xuất
b. Thông tin xuất
Báo cáo tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt
Báo cáo tình hình việc nhập xuất và tồn kho hàng hóa
Báo cáo công nợ khách hàng và nhà cung cấp
7
ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP GVHD : Đỗ Văn Uy
5. Cấu trúc chương trình
8
Danh mục tài khoản
Danh mục tài khoản đối ứng
Danh mục kho
Danh mục hàng hóa
Danh mục nhóm hàng
Danh mục khách hàng
Danh mục chứng từ
Danh mục nhà cung cấp
Danh mục nhân viên
Danh mục ngoại tệ
Danh mục ngân hàng
Danh mục thuế
Danh mục hình thức nhập xuất
Danh mục hình thức thanh toán
Hệ thống các danh mục
Phân hệ kế toán tiền mặt
Cập nhật phiếu thu – chi
Báo cáo tiền mặt
Tổng hợp
Chi tiết
Phân hệ kế toán hàng hóa
Cập nhật chứng từ nhập - xuất
Báo cáo hàng hóa
Tổng hợp
Chi tiết
Phân hệ kế toán công nợ
Cập nhật phiếu thu - chi
Báo cáo công nợ
Tổng hợp
Chi tiết
Danh mục
khách hàng
ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP GVHD : Đỗ Văn Uy
6. Sơ đồ chức năng
9
Quản lý
Kế Toán Doanh
Nghiệp
1. Quản lý
Tiền mặt
2. Quản lý
Hàng hóa
3. Quản lý
Công nợ
1.1 Cập nhật
phiếu thu chi
tiền mặt
1.2 Cập nhật
danh mục
khách hàng
và nhà cung
cấp
2.1 Cập nhật
phiếu nhập
xuất hàng hóa
2.2 Cập nhật
danh mục
hàng hóa
2.3 Báo cáo
hàng hóa
(Tổng hợp và
chi tiết)
3.1 Cập nhật
phiếu thu chi
3.2 Cập nhật
danh mục
khách hàng
và nhà cung
cấp
3.3 Báo cáo
công nợ
(Tổng hợp và
chi tiết)
1.3 Báo cáo
tình hình thu
chi tồn quỹ
tiền mặt
Danh mục
khách hàng
ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP GVHD : Đỗ Văn Uy
7. Sơ đồ luồng dữ liệu
Cập nhật phiếu nhập xuất hàng hóa
a
1
Khách hàng mua hàng hoặc nhà cung cấp giao hàng
a
2
Lưu phiếu nhập xuất
a
3
Yêu cầu cập nhật danh mục hàng hóa (Nếu là hàng hóa mới)
10
Khách hàng
Phiếu nhập
xuất
Cập nhật danh
mục hàng hóa
Danh mục hàng
hóa
Phiếu
nhập xuất
Cập nhật danh
mục khách hàng
Ban quản lý
Báo cáo danh
mục hàng hóa
Ban quản lý
Cập nhật
phiếu thu chi
Lưu phiếu thu chi
Danh mục
khách hàng
Báo cáo
công nợ
c
5
e
2
a
5
b
1
f
3
f
3
f
2
f
2
f
1
e
2
d
1
d
2
c
4
c
3
c
2
c
1
a
4
e
3
e
1
b
2
a
2
a
1
a
3
ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP GVHD : Đỗ Văn Uy
a
4
Cập nhật danh mục khách hàng (Nếu là khách hàng mới)
a
5
Lưu thông tin hàng hóa mới
Điều chỉnh phiếu nhập xuất
b
1
Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất (Do nhập và xuất sai sót)
b
2
Lấy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu
và lưu lại
Báo cáo tồn kho
e
1
Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho
e
2
Lấy số tồn từ danh mục hàng hóa và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu
phiếu nhập xuất để xác đònh số tồn kho cuối kỳ
e
3
Gửi ban quản lý báo cáo tồn kho
Cập nhật phiếu thu chi
c
1
Ban quản lý chi trả nợ cho nhà cung cấp (Yêu cầu lập phiếu chi)
c
2
Khách hàng trả nợ (Yêu cầu lập phiếu thu)
c
3
Lưu phiếu thu chi đã lập
c
4
Yêu cầu cập nhật danh mục khách hàng (Nếu là khách hàng mới)
c
5
Lưu thông tin khách hàng mới
Điều chỉnh phiếu thu chi
d
1
Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (Do nhập sai sót)
d
2
Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và
lưu lại
Báo cáo công nợ
f
1
Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ
f
2
Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập xuất từ kho dữ
liệu phiếu nhập xuất, tình hình thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xác
đònh tăng giảm nợ trong kỳ và nợ cuối kỳ.
f
3
Gửi ban quản lý báo cáo công nợ.
8. Sơ đồ quan hệ giữa các thực thể
11
Danh mục
khách hàng
Phiếu nhập, xuất
Chi tiết danh mục
hàng hóa
Phiếu thu, chi
Danh mục
tài khoản
Danh mục
hàng hóa
Ký hiệu quan hệ 1 -> n :
ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP GVHD : Đỗ Văn Uy
PHẦN III
CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA CHƯƠNG TRÌNH
1. Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin, có nhiều loại cơ sở dữ liệu, trong đó
phổ biến nhất hiện nay là CSDL quan hệ.
Một CSDL quan hệ
Chứa dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng (mẫu tin),
cột (trường).
Cho phép lấy về (hay truy vấn) các tập hợp dữ liệu con từ bảng.
Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẫu tin
liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau.
Bộ máy (Engine) cơ sở dữ liệu
Chức năng cơ bản của một CSDL được cung cấp bởi một bộ máy CSDL,
là hệ thống chương trình quản lý cách thức chứa và trả về dữ liệu.
Bảng và trường
Các CSDL được cấu tạo từ các bảng dùng thể hiện các phân nhóm dữ
liệu. Bảng chứa các mẫu tin là các mẫu dữ liệu riêng rẽ bên trong phân
nhóm dữ liệu. Mẫu tin chứa các trường, mỗi trường thể hiện một bộ phận dữ
liệu trong một mẫu tin.
RecordSet
Khi tạo bảng cần nắm được cách thao tác với các bảng. Thao tác với các
bảng liên quan đến việc nhập và lấy về dữ liệu từ các bảng khác cũng như
việc kiểm tra và sữa đổi cấu trúc bảng. Thao tác dữ liệu trong một bảng ta
dùng Recordset.
RecordSet là một cấu trúc dữ liệu thể hiện một tập hợp con các mẫu tin
lấy về từ CSDL.
12
ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP GVHD : Đỗ Văn Uy
Mối quan hệ
Khóa chính : một trường được chỉ ra là khóa chính của bảng phục vụ cho
việc xác đònh duy nhất mẫu tin.
Khóa ngoại : là khóa trong bảng liên quan chứa bản sao của khóa chính của
bản chính.
Mối quan hệ : là một cách đònh nghóa chính thức hai bảng liên hệ với nhau
như thế nào. Khi đònh nghóa một mối quan hệ, tức đã thông báo với bộ máy
CSDL rằng hai trường trong hai bảng liên quan được nối với nhau.
Hai trường liên quan với nhau trong một mối quan hệ là khóa chính và khóa
ngoại.
Ngoài việc ghép các mẫu tin liên quan trong những bảng riêng biệt, mối
quan hệ còn tận dụng thế mạnh của tính toàn vẹn tham chiếu, một thuộc tính
của bộ máy CSDL duy trì các dữ liệu trong một CSDL nhiều bảng luôn luôn
nhất quán. Khi tính toàn vẹn tham chiếu tồn tại trong một CSDL, bộ máy
CSDL sẽ ngăn cản khi xóa một mẫu tin khi có các mẫu tin khác tham chiếu
đến nó trong CSDL.
2 Sử dụng Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu cho chương trình
Microsoft Access có giao diện tinh xảo và dễ dùng để tạo các đối tượng
CSDL.
a. Bộ dữ liệu gốc của chương trình
1. Tbl_DMCT : Danh mục chứng từ
Field name Data type Size Description
MA_CT (K) Text 10 Mã chứng từ
TEN_CT Text 50 Diễn giải
2. Tbl_DMTK : Danh mục tài khoản
Field name Data type Size Description
MA_TK(K) Text 14 Mã tài khoản
DIENGIAI Text 50 Diễn giải
MA_QL Text 5 Mã quản lý
NO_DK Number Double Nợ đầu kỳ
NO_CK Number Double Nợ cuối kỳ
3. Tbl_DMTKDU : Danh mục tài khoản đối ứng
Field name Data type Size Description
MA_CT Text 10 Mã chứng từ
13
ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP GVHD : Đỗ Văn Uy
NO_CO Text 1 Ghi nợ hay ghi có
MA_TKDU Text 10 Tài khoản đối ứng
4. Tbl_DMKH : Danh mục khách hàng
Field name Data type Size Description
LOAI_KH Text 1 Loại khách hàng
MA_KH(K) Text 10 Mã khách hàng
HO_KH Text 30 Họ khách hàng
TEN_KH Text 10 Tên khách hàng
DIACHI Text 255 Đòa chỉ
PHONE Text 15 Điện thoại
FAX Text 15 Fax
EMAIL Text 50 Email
Loại khách hàng : Để phân biệt khách hàng có công nợ hay không có công nợ.
5. Tbl_DMNCC : Danh mục nhà cung cấp
Field name Data type Size Description
MA_NCC(K) Text 10 Mã nhà cung cấp
TEN_NCC Text 40 Họ tên nhà cung cấp
DIACHI Text 255 Đòa chỉ
PHONE Text 15 Điện thoại
FAX Text 15 Fax
EMAIl Text 50 Email
6. Tbl_DMNV : Danh mục nhân viên
Field name Data type Size Description
MA_NV(K) Text 10 Mã nhân viên
HO_NV Text 30 Họ nhân viên
TEN_NV Text 10 Tên nhân viên
CHUCVU Text 3 Chức vụ
DIACHI Text 255 Đòa chỉ
PHONE Text 15 Điện thoại
EMAIL Text 50 Email
7. Tbl_DMNH : Danh mục ngân hàng
Field name Data type Size Description
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét