Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35
Do thời gian thực tập và trình độ bản thân còn hạn chế, khoá luận không tránh
khỏi những thiếu sót nhất định. Rất mong được sự góp ý, giúp đỡ của các thầy cô
và cấp lãnh đạo công ty khí hoá lỏng Miền Bắc.
Em xin chân thành cảm ơn cô TS Hồ Thị Bích Vân và ban lãnh đạo công ty
khinh doanh khí hoá lỏng Miền Bắc đã nhiệt tình hướng dẫn em hoàn thành khóa
luận này.
CHƯƠNG I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.Thực chất của cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
Sinh viên: Lê Mạnh Hà
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35
1.1.1. Quản lý
Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết với hợp tác lao động. Mác cho
rằng, quản lý xuất hiện như là một kết quả tất nhiên của sự chuyển nhiều lao
động tản mạn, độc lập với nhau thành một quá trình lao động xã hội, có nghĩa là
lao động chung nào mà tiến hành trên một quy mô lớn đều có sự chỉ đạo để điều
hoà một vấn đề, các hoạt động cá nhân, các mục đích cá nhân. Sự chỉ đạo đó
phải là chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa vận
động của cơ chế sản xuất với những vận cá nhân hợp thành cơ chế sản xuất đó.
Quản lý được hiểu theo nghĩa chung nhất là sự tác động có tổ chức, có mục đích
của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trội của hệ thống,
nhằm đưa hệ thống tới mục tiêu tốt nhất trong điều kiện môi trường biến động.
Bất kỳ tổ chức, đơn vị kinh doanh nào, hệ thống quản lý bao gồm hai phân hệ:
Chủ thể quản lý và đối tượng hay còn gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản
lý. Trong hệ thống này, giữa hai bộ phận có mốí quan hệ gọi là mối quan hệ quản
lý.
1.1.2. Bộ máy cơ cấu tổ chức quản lý
Bộ máy quản lý là một hệ thống liên kết các bộ phận, phòng ban có chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn nhất định trong doanh nghiệp nhằm hoàn thiện các mục
tiêu, mục đích có hiệu quả, góp phần làm cho doanh nghiệp chủ động linh hoạt,
thích ứng với sự biến động không ngừng của cơ chế thị trường.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận, các đơn vị, cá nhân
khác nhau có mối liên hệ qua lại, phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá và
có nhưng cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo các chức năng quản trị và
mục đích chung đã được xác định của doanh nghiệp.
Việc tạo lập cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp cho phép chúng ta tổ chức sử
dụng một cách hợp lý nhất các nguồn nhân lực. Nó cũng cho phép chúng ta xác
định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm gắn liền
với các cá nhân, các bộ phận của cơ cấu. Nó giúp cho việc ra quyết định hiệu quả
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35
thông qua các thông tin rõ ràng, chính xác. Đồng thời nó cũng giúp ta xác định
quyền lực của cơ cấu tổ chức.
Cấu thành lên cơ cấu tổ chức bộ máy phải là các bộ phận chuyên môn có trình
độ, được sắp xếp theo một thứ tự cấp bậc nhất định.
Nói tóm lại, tổ chức bộ máy doanh nghiệp là nhằm đảm bảo sự vận hành của bộ
máy quản lý và không tách rời mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị
Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, yếu tố cơ bản của lực
lượng sản xuất thông qua đó sử dụng hợp lý các tiềm năng, cơ hội của doanh
nghiệp vì con người được xem là nguồn lực của mọi nguồn lực. Quản lý là nhân
tố hết sức quan trọng để nâng cao năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế của
sản xuất kinh doanh.
Mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống chính thức gồm các vai
trò, nhiệm vụ mà con người có thể thực hiện sao cho có sự cộng tác thồng nhất
để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp
1.1.3. Chức năng quản lý
Chức năng quản lý là loại hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, thể hiện
những phương hướng tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý. Việc
xác định đúng đắn chức năng quản lý là tiền đề cần thiết, khách quan để quản lý
doanh nghiệp theo hướng chuyên, tinh, gọn, nhẹ và có hiệu lực.
Có hai loại chức năng quản lý:
Một là: phân loại theo nội dung và quá trình quản lý
Theo chuyên gia nổi tiếng về quản trị doanh nghiệp H.Fayd, quản lý có thể bao
gồm các chức năng chủ yếu sau:
- Chức năng dự báo: Nhằm lựa chọn chiến lược dài hạn, trả lời được ba câu hỏi
cơ bản của doanh nghiệp: sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? sản xuất như thế nào?
- Chức năng tổ chức: Nhằm sắp xếp, bố trí tận dụng mọi nguồn lực trong nội bộ,
thực hiện bổ nhiệm các chức vụ quản lý.
Sinh viên: Lê Mạnh Hà
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35
- Chức năng phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp các mặt hoạt động tạo sự hài hoà,
cân đối tối ưu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Chức năng chỉ huy: Nhằm thúc đẩy bộ máy hoạt động nhịp nhàng, đúng hướng,
giải quyết các khó khăn vướng mắc một cách dễ dàng
- Chức năng kiểm tra: Nhằm xem xét lại các chỉ thị, mệnh lệnh mà ban lãnh đạo
doanh nghiệp đã ban hành, phân tích sự ăn khớp giữa thực tiễn hoạt động với
chương trình, mục tiêu đã đề ra.
Hai là: Phân loại theo mối quan hệ trực tiếp giữa các mặt hoạt động sản xuất
kinh doanh( thường áp dụng cho các doanh nghiệp công nghiệp). Cách này gồm
các chức năng sau:
- Chức năng kỹ thuật
- Chức năng thương mại
- Chức năng kế hoạch hoá
- Chức năng hạch toán
- Chức năng tài chính
- Chức năng kiểm tra và phân tích
- Chức năng nhân sự
- Chức năng an ninh, bảo vệ
- Chức năng hành chính, pháp chế
- Chức năng tổ chức đời sống tập thể và hoạt động xã hội.
Trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp, cả hai cách phân loại trên đều
được kết hợp thực hiện.
1.2. Nguyên Tắc đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
doanh nghiệp
Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là
vấn đề vô cùng phức tạp, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải đạt được.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được hình thành từ những mục tiêu, mục đích mà
doanh nghịêp đã chọn, nó góp phần quan trọng làm cho doanh nghiệp linh động,
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35
sáng tạo, chủ động thích ứng với sự biến đổi của cơ chế thị trường. Vì vậy, cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một công cụ chứ không phải là mục
đích trong quản lý.
Nền kinh tế hiên nay đòi hỏi việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải hợp lý, phù
hợp với từng doanh nghiệp.
1.2.1. Những yêu cầu
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hạt nhân trung tâm, ảnh hưởng trực tiếp tới sự
tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Tính tối ưu:
Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập những mối quan hệ hợp lý với số
lượng cấp quản lý ít nhất không thừa, không thiếu, không chồng chéo chức năng
nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng,đảm bảo thông suốt, không bị sai lệch trong việc ra
quyết định để bộ máy quản trị luôn đi sát phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
được liên tục và phát triển
- Tính linh hoạt:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phải có khả năng thích ứng với
mọi tìm huống, mọi sự biến động, mọi hoàn cảnh nhằm đáp ứng một cách mau
lẹ, kịp thời trong công tác quản lý của doanh nghiệp cũng như cơ cấu tổ chức bộ
máy có khả năng sáng tạo, chủ động, linh hoạt, thích ứng với sự biến động của
thị trường.
- Tính tin cậy:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các thông tin được doanh nghiệp
sử dụng là chính xác, đạt hiệu quả. Nhờ đó mà sự phối hợp hoạt động nhiệm vụ
của các phòng ban bộ phận trong việc sản xuất kinh doanh được nâng cao. Muốn
vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy phải được cấu thành bởi nhũng người có năng lực và
phẩm chất tốt.
- Tính kinh tế:
Sinh viên: Lê Mạnh Hà
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản trị sao cho đạt hiệu
quả cao nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất có thể. Tiêu chuẩn để xem xét yêu cầu
này là mối tương quan giữa chí phí dự định bỏ ra và kết quả thu về.
- Phải đảm bảo chế độ một thủ trưởng:
Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính tập trung dân chủ trong doanh nghiệp. Thực
chất chế độ một thủ trưởng là quyền quyết định thuộc về một người. Người đó có
nhiệm vụ quản lý toàn diện các mặt hoạt động của doanh nghiệp mình, được trao
những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và chịu hoàn toàn trách nhiệm về quyết
định của mình.
1.2.2. Những nguyên tắc.
Trong những năm vừa qua, Nhà nước ta luôn coi trọng việc hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp và luôn coi đây là một trong những nội
dung chủ yếu của đổi mới doanh nghiệp.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy phải xuất phát từ nhiệm vụ và mục tiêu của
doanh nghiệp theo hướng phát triển. Bởi vậy, việc tiến hành tợp hợp đầy đủ
thông tin để xác định cơ cấu tổ chức là rất quan trọng. Một cơ cấu hình thành
phải thoả mãn và đáp ứng được việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu đề ra, có khả
năng biến nó thành hiện thực và yêu cầu có hiệu quả cao nhất.
- Từ công việc, nhiệm vụ để biến thành tổ chức, hình thành bộ máy và lựa chọn
con người. Sự xuất hiện của tổ chức bộ máy hay bố trí con người cụ thể trong hệ
thống quản trị là do yêu cầu nhiệm vụ sản xuất đặt ra. Sự cần thiết của nó chính
là ở chỗ phải đảm nhận những chức năng do quá trình sản kinh doanh quy định.
Việc xây dựng tổ chức và hệ thống tổ chức phải đi liền với việc xây dựng trách
nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ và lề nối phối hợp hoạt động đảm bảo cho sự chỉ
đạo thống nhất, thông suốt và mau lẹ. Muốn vậy, các hoạt động và mối quan hệ
trong hoạt động của cả hệ thống tổ chức phải được quy định bằng văn bản dưới
dạng điều lệ, nội quy, quy chế
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35
Trong phạm vi từng doanh nghiệp, việc tổ chức cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
phải thoả mãn việc đảm bảo nguyên tắc chế độ một thủ trưởng, trách nhiệm cá
nhân, trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ, quyền quyết định toàn diện
về các mặt liên quan đến doanh nghiệp và từng bộ phận phòng ban được giao
cho một người.
Ngoài việc phải đảm bảo những nguyên tắc trên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc thù kỹ thuật của doanh
nghiệp, phải chuyên sâu, tinh gọn và rõ ràng. Đồng thời hoàn thành đầy đủ mọi
chức năng quản lý được đưa ra nhanh nhất, khoa học nhất, sát với thực tiễn,đáp
ứng nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp theo hướng phát triển.
1.2.3. Các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Một Vấn đề quan trọng trong xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là xác
định một cách đúng đắn và rõ ràng các loại liên hệ giữa các bộ phận, các cấp, các
nhân viên quản lý và doanh nghiệp. Nhìn chung trong thực tế, một tổ chức
thường có ba loại liên hệ đó là:
- Liên hệ trực thuộc: Là loại liên hệ giữa thủ trưởng và nhân viên trong bộ phận;
Giữa cán bộ có vị trí chỉ huy trực tuyến cấp trên và cấp dưới.
- Liên hệ chức năng: Là loại liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau trong
quá trình chuẩn bị quyết định cho thủ trưởng hoặc giữa các bộ chức năng cấp
trên với cán bộ nhân viên chức năng cấp dưới nhằm hướng dẫn, giúp đỡ về
chuyên môn nghiệp vụ.
- Liên hệ tư vấn: Là loại liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung, giữa cán bộ chỉ
huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kỹ thuật, pháp chế với các hội đồng
được tổ chức theo từng loại công việc.
Trên cơ sở xác định đúng đắn, hợp lý những loại liên hệ nói trên, mỗi bộ phận,
cá nhân trong cơ cấu tổ chức quản lý nhận rõ nhiệm vụ, vị trí của mình.
1.3. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.3.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Sinh viên: Lê Mạnh Hà
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35
- Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận
mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình
thành các bộ phận của cơ phản ánh quá trình chuyên môn hoá và hợp nhóm chức
năng quản lý theo chiều ngang, nếu không biết cách phân chia tổ chức thành các
bộ phận thì sự hạn chế về số thuộc cấp có thể quản lý trực tiếp sẽ hạn chế quy
mô của tổ chức. Việc hợp nhóm các hoạt động và con người để tạo nên các bộ
phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế.
- Trong thực tế, các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác
nhau, làm xuất hiện các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau:
1.3.1.1. Mô hình tổ chức theo chức năng
- Tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt
động cùng lĩnh vực chức năng (như marketing, nghiên cứu và phát triển, sản
xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực…) được hợp nhóm trong cùng một đơn
vị cơ cấu.
- Các ưu điểm cụ thể của mô hình này là:
+ Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi lặp lại hàng
ngày
+ Phát huy đầy đủ những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề
+ Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu
+ Đơn giản hoá việc đào tạo
+ Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên
+ Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất
- Nhược điểm của mô hình này là:
+ Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các mục tiêu
và chiến lược
+ Thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng
+ Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các cán bộ quản lý
+ Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35
+ Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh
đạo cao nhất
- Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễ hiểu và được hầu hết các
tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô
vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường.
Sơ đồ1: Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng
1.3.1.2. Mô hình tổ chức theo bộ phận địa dư
- Việc hình thành bộ phận dựa vào lãnh thổ là một phương thức khá phổ biến ở
các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Trong trường hợp này, điều quan
trọng là các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được hợp nhóm
và giao cho một người quản lý. Các doanh nghiệp thường sử dụng mô hình tổ
chức bộ theo địa dư khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực
địa lý khác nhau, chẳng hạn trong việc tổ chức dây chuyền láp ráp ô tô hay tổ
chức mạng lưới phân phối. Nhiều cơ quan Nhà nước như cơ quan thuế, toà án,
bưu điện…áp dụng hình thức tổ chức này nhằm cung cấp những dịch vụ giống
nhau, đồng thời ở mọi nơi trong cả nước.
Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư
- Những ưu điểm của mô hình này là:
+ Chú ý đến nhu cầu của thị trường và những vấn đề địa phương
+ Có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động
này vào các thị trường cụ thể
+ tận dụng được hiệu quả của các nguồn lực và hoạt động tại địa phương
+ có được thông tin tốt hơn về thị trường
+ tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo các cán bộ quản lý chung
- Những nhược điểm của mô hình này là:
+ Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng của tổ chức một cách nhất quán
Sinh viên: Lê Mạnh Hà
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35
+ Đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý
+ Công việc có thể bị trùng lặp
+ Khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung
1.3.1.3. Một cách hợp nhóm bộ phận theo sản phẩm
Việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản
phẩm đã từ lâu có vai trò nagỳ càng tănng trong lòng các tổ chức quy mô lớn với
nhiều dây truyền công nghệ ví dụ: hãng Procter và Gamble đã từng sử dụng mô
hình này một cách có hiệu quả trong nhiều năm.
Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm
- Những ưu điểm của mô hình này là:
+ Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dế dàng
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét