Quản lý bán hàng

của các thầy cô giáo, để thực tập tốt nghiệp của chúng em được hoàn thiện hơn. Cuối
cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô khoa Công nghệ thông tin và Nhà trường.
Đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của “cô giáo Đinh Thị Lan Phương” đã tận giúp đỡ
hướng dẫn chúng em hoàn thành khóa thực tập tốt nghiệp này.
Sinh viên thực hiện
Lê Huy Khôi
5
MỞ ĐẦU
Là một doanh nhân, là chủ một doanh nghiệp, một cửa hàng, là một người quản lý
chúng ta mong chờ điều gì ở doanh nghiệp của mình? Chắc chắn đó là “Lợi nhuận”, là
thương hiệu và sự phát triển hiện đại tối ưu hóa quản lý. Chúng em là những sinh viên
nghành Khoa học máy tính, đã được tiệp cận với rất nhiều công nghệ và nghiệp vụ thực
tế để có thể giải quyết các vấn đề trên. Qua nhiều ngày nghiên cứu, học hỏi thầy cô giáo
và bạn bè về giải pháp quản lý bán hàng và khảo sát thực tế trên nhiều doanh nghiệp
chúng em đã thống kê ra những lo lắng của các chủ doanh nghiệp như sau:
- Mất kiểm soát về số lượng hàng tồn thực trong kho.
- Luôn cảm thấy số lượng công việc quá lớn đè lên đôi vai.
- Không có thời gian dành cho gia đình và bạn bè do quá bận kinh doanh.
- Muốn mở rộng sản xuất kinh doanh.
- Thống kê các báo cáo một cách tốn nhiều thời gian.
- Luôn trong tình trạng thiếu nhân sự vì số lượng công việc quá lớn.
Từ những suy nghĩ trên đã làm cho người quản lý doanh nghiệp không có thời
gian nghỉ ngơi, thư giãn và thực hiện nhiều dự định lớn trong tương lai. Và giờ đây,
chúng em đưa ra giải pháp “Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng tại các cửa hàng và
siêu thị vừa và nhỏ”. Sản phẩm này mong rằng có thể giúp việc quản lý kiểm soát toàn
bộ quá trình hoạt động kinh doanh của các cửa hàng và siêu thị.
Article I. Sản phẩm có thể giúp quản lý các thao tác: Nhập hàng, bán hàng, quản lý
hàng, nhân viên, khuyến mại, báo cáo doanh thu và số lượng hàng bán, báo cáo hàng tồn
kho trong tháng, quý, năm
Trong đề tài này chúng em mong muốn sẽ giúp đỡ được phần nào trong khâu quản
lý bán hàng của các nhà quản lý. Mặc dù chưa phải là chuyên viên trong công tác này
song chúng em vẫn cố gắng xây dựng một hệ thống trợ giúp bán hàng mang tính chuyên
nghiệp và dễ sử dụng cho người quản lý dựa trên Ngôn Ngữ C#, Hệ quản trị dữ liệu SQL
Server 2005 và thiết kế trên Microsoft office Visio 2007
Nội dung báo cáo:
Sau khi khảo sát và phân tích hệ thống của siêu thị Dosmat, báo cáo gồm các phần
như sau:
6
Mở đầu: Nêu lên tính cấp thiết và các yêu cầu của đồ án
Chương 1: Khảo sát hiện trạng
Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống
Chương 3: Thiết kế cơ sở dữ liệu
Chương 4: Thiết kế giao diện của chương trình
Kết luận: Kết quả đạt được và hướng phát triển.
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
1.1Mô tả hệ thống hiện tại
1.1.1 mục đích:
“Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng tại các cửa hàng và siêu thị vừa và nhỏ”
hệ thống bán hàng chạy trên nền Windows nên giao diện đẹp, nội dung rõ ràng, các
chức năng nghiệp vụ dễ hiểu và dễ sử dụng.
Article II. Với các chức năng: Nhập hàng, bán hàng, quản lý hàng, nhân viên,khuyến
mại báo cáo doanh thu và số lượng hàng bán, báo cáo hàng tồn kho trong tháng, quý,
năm
Siêu thị Do's Mart là một doanh nghiệp tư nhân có địa chỉ: Km 10+300, Phú Diễn,
Từ Liêm, Hà Nộ. Nguồn hàng của siêu thị chủ yếu do nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc
các công ty trong và ngoài nước cung cấp. Đối tượng mua hàng của siêu thị gồm người
tiêu dùng, các đại lý bán lẻ với số lượng không quá lớn. Qua quá trình khảo sát chúng em
nhận thấy đây là siêu thị thương mại, không có quá trình sản xuất. Các hoạt động chính
của siêu thị gồm: Nhập hàng, xuất hàng, báo cáo doanh thu và số lượng hàng bán, báo
cáo hàng tồn kho trong tháng, quý, năm
- Người quản lý nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị, việc thống kê
được thực hiện hàng tháng, hàng quí cũng có khi đột xuất theo yêu cầu. Quản lý số lượng
hàng trong kho theo mã số hàng hoá, kiểm kê hàng hoá trong kho.
- Nhân viên bán hàng làm việc theo ca, khi đến ca làm việc của mình, nhân viên phải
đăng nhập vào hệ thống. Khi khách hàng lựa chọn hàng hoá mua và yêu cầu tính tiền,
nhân viên sẽ tính tiền và lập hoá đơn cho khách.
- Nhân viên bán hàng sẽ tính tiền những mặt hàng mà khách mua và lập hoá đơn cho
khách.
- Khách hàng là người mua hàng từ siêu thị.
1.2 Tổ chức hoạt động
Siêu thị tổ chức làm 2 bộ phận: Bộ phận bán hàng, Người quản lý.
7
1.2.1. Bộ phận bán hàng
Quy trình bán hàng của siêu thị bắt đầu bằng việc bán hàng trực tiếp tại siêu thị
thông qua hàng hóa có trong siêu thị ,khách hàng mua hàng và thanh toán ngay tại siêu
thị. Nhân viên bán hàng phải luôn xem xét tình trạng hàng hóa trong siêu thị để đáp ứng
nhu cầu của khách. Và kiểm tra lượng hàng hóa tồn trong siêu thị để có thể thông kê biết
được mặt hàng nào hết,còn tồn để có thể nhập thêm hàng mới về hoạc hạn chết hàng
nhập về khi hàng tồn còn nhiều.
Kết thúc một ngày làm việc bộ phận bán hàng tổng hợp thông tin như là hàng tồn
danh thu của siêu thị và gửi lên ban quản lý của siêu thị để đánh giá tình hình bán hàng
của siêu thị.
Khi bán hàng cho khách hàng thì nhân viên bán hàng cần có hóa đơn mua hàng giao
cho khách hàng, thông tin về hoá đơn bán hàng lưu trong sổ hoá đơn bán gồm: Số hoá
đơn, mã hàng mua, tên hàng số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, tên nhân viên, ngày
lập hoá đơn.
Nhân viên bán hàng cần cập nhập các mặt hàng mới nhập thêm về về số lượng của
mặt hàng đó cũng như in hóa đơn nhập hàng và giao cho nhà cung cấp hàng khi nhập
hàng về.
1.2.2. Người quản lý
Người quản lý có nhiệm:
Quản lý nhân viên bán hàng của mình trong siêu thị và lưu các thông tin cá nhân
của nhân viên cũng như việc cập nhập thêm nhân viên mới hay sửa các thông tin của
nhân viên khi cần thiết hoạc là xóa đi các nhân viên không còn làm việc cho siêu thị nữa
các thông tin cá nhân như: mã nhân viên, tên nhân viên, giới tính, địa chỉ, điện thoại(nếu
có).
Đưa các mặt hàng cần bán trong siêu thị cũng như cập nhật một mặt hàng mới vào
siêu thị để bán, đưa ra đơn giá nhập hàng và bán hàng tỳ vào mặt hàng đó được bán buôn
hay bán lẻ cho khách hàng. Các mặt hàng cần lưu trữ các thông tin sau: mã hàng, tên
hàng, Số lượng nhập về, đơn giá nhập, đơn giá bán lẻ, đơn giá bán buôn, ghi chú về mặt
hàng
Về mặt hóa đơn khi bán hàng nhân viên quản lý phải quản lý các hóa hóa đơn nhập
hàng và xuất hàng thông tin cần quản lý của người quản lý là: Mã hóa đơn.
Người quản lý cần cập nhập hóa đơn nhập hàng và xuất hàng.
8
Người quản lý phải quản lý tới các đơn đặt hàng của siêu thị, liên hệ với nhà cung
cấp mặt hàng cho siêu thị để nhập hàng về siêu thị khi cần thiết, các thông tin cần lưu trữ
là: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, ghi chú.
Ngoài ra bộ phận này có nhiệm vụ thêm, sửa, xóa nhân viên, các măt hàng, thống kê
số lượng hàng tồn kho, hàng đã bán trong (ngày,tháng, quý, năm), doanh thu báo cáo
lên ban giám đốc (bất cứ khi nào ban giám đốc cần), để ban giám đốc có những sự điều
chỉnh kịp thời.
9
1.3. Các mẫu biểu thu thập được qua quá trình khảo sát hệ thống
1.3.1 Mẫu hoá nhập hàng (GTGT)
Siêu thị Do's Mart
HÓA ĐƠN NHẬP HÀNG Mẫu số: 01 GTKT – 311
DT/2005B
Ngày tháng năm 20
Mã hóa đơn:
Mã nhà cung cấp:.
Tên nhà cung cấp:
Họ tên Người Giao Hàng:
Địa chỉ:
Điện Thoại:
Tổng tiền:
Ghi chú:
Phương thức thanh toán:
STT Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền
1.
2.
3.
4.

Người nhập hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
10
1.3.2 Mẫu hoá bán hàng (GTGT)
Siêu thị Do's Mart
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Mẫu số: 01 GTKT – 311
DT/2005B
Ngày tháng năm 20
Mã hóa đơn:
Họ tên khách hàng:
Địa chỉ:
Điện Thoại:
Tổng tiền:
Ghi chú:
Phương thức thanh toán:
STT Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền
1.
2.
3.
4.
Người bán hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)
11
1.3.4. Mẫu báo cáo số lượng hàng tồn kho
Siêu thị Do's Mart
Ngày tháng năm

Danh sách hàng tồn
STT Mã hàng Tên hàng Số lượng
1
2
3

Người lập báo cáo
(ký ,ghi rõ họ tên)
12
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. Xác định các actor
2.1.1. Khách hàng
Là người trực tiếp mua hàng từ siêu thị, được hệ thống quản lý số điểm tích luỹ
(nếu là khách hàng thân thiện), được thanh toán tiền, nhận hoá đơn mình đã mua hàng từ
siêu thị. Khách hàng có trách nhiệm phản hồi về bộ phận quản lý siêu thị nếu có sai sót gì
ảnh hưởng đến quyền lợi khách hàng.
2.1.2. Nhân viên bán hàng
Là nhân viên làm việc trong siêu thị. Nhân viên bán hàng, đứng ở quầy thu tiền và
tính tiền cho khách hàng. Thông qua các mã vạch quản lý trên từng mặt hàng được nhân
viên bán hàng nhập vào hệ thống thông qua một đầu đọc mã vạch
2.1.3. Người quản lý
Là người nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị, quản lý nhân viên,
quản lý nhập hàng, bán hàng. Việc thống kê được thực hiện hàng tháng, hàng quí hoặc
cũng có khi thống kê đột xuất.
2.2 Xác định các tác nhân và ca sử dụng của tác nhân
b. Khách hàng
- Không có.
c. Nhân viên bán hàng
- Đăng nhập.
- Bán hàng.
-Tìm kiếm
d. Người quản lý
- Đăng nhập
- Quản lý tài khoản nhân viên
- Quản lý mặt hàng
- Quản lý cập nhập nhà cung cấp
- Quản lý cập nhập mã hóa đơn
- Thống kê báo cáo.
- Tìm kiếm
2.3. Biểu đồ ca sử dụng tổng quan của của hệ thống
13
Dang nhap
(from Use Case View)
Hoa don
(from Use Case View)
Lap hoa don ban
(from Use Case View)
Mat hang
(from Use Case View)
Ban hang
(from Use Case View)
<<extend>>
Tim kiem
(from Use Case Vi ew)
<<extend>>
<<extend>>
QL Nhan Vien
(from Use Case Vi ew)
QL Mat Hang
(from Use Case View)
QL Nha cung cap
<<include>>
QL ma hoa don nhap hang
(from Use Case View)
<<include>>
Thong Ke Bao Cao
(from Use Case View)
nhan vien QL
(from Use Case Vi ew)
Tim Kiem
(from Use Case View)
<<extend>>
<<extend>>
Nhan vien
(from Use Case Vi ew)
<<extend>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
Cap nhap hang moi nhap ve
(from Use Case View)
Nhan vien ban hang
(from Use Case View)
<<include>>

2.3.2 Biểu đồ phân ra uscase dùng chung đăng nhập
Doi mat khau
Nguoi Dung
Dang nhap
<<extend>>
14

Xem chi tiết: Quản lý bán hàng