Bài giảng ACCESS

Xoá trường: Chọn trường, bấm phím Delete hoặc chọn Delete Row từ Menu Edit. Chú ý: Để xoá đồng thời
nhiều trường, ta có thể dùng các phím Shift và Ctrl để chọn các trường cần xoá, rồi bấm phím Delete
hoặc chọn Edit, Delete Row 39
Để thay đổi nội dung (tên, kiểu, ) của một trường, ta chỉ việc dùng bàn phím để thực hiện các thay đổi cần
thiết. 40
Để chèn thêm một trường mới ta làmnhưsau: Chọn trường mà trường mới sẽ được chèn vào trước, rồi chọn
Edit, Insert Row. 40
Di chuyển trường: Chọn trường cần di chuyển, rồi kéo trường tới vị trí mới. 40
V. T KHOÁ CHÍNHĐẶ 40
V.1. nh ngh aĐị ĩ 40
Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi. 40
V.2. L i ích.ợ 40
Access tự động tạo chỉ mục (Index) trên khoá nhằm tăng tốc độ truy vấn và các thao tác khác 40
Khi xem mẫu tin (dạng bảng hay mẫu biểu), các mẫu tin sẽ được trình bầy theo thứ tự khoá chính 40
Khi nhập số liệu, Access kiểm tra sự trùng nhau trên khoá chính 40
Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa các bảng. 40
V.3. X lý khoá chínhử 40
Đặt khoá chính 40
Chọn các trường làm khoá chính. 40
Chọn Edit, Primary key hoặc nhắp biểu tượng khoá trên thanh công cụ  Các trường được chọn làm khoá sẽ
có hình chìa khoá ở đầu. 40
Đặt lại khoá chính - Chọn lại các trường làm khoá, rồi cũng thực hiện như trên. 40
Xoá khoá chính: Khoá chính là không bắt buộc. Khi đã thiết lập khoá chính, mà ta lại muốn xoá đi thì cách
làm như sau: Chọn View Indexes. Kết quả nhận được cửa sổ Indexes trong đó chứa các trường của khoá
chính như sau: 40
Chọn các trường (của khoá chính, mỗi trường trên một dòng) cần xoá rồi bấm phím Delete 41
VI. L U C U TRÚC B NG VÀ T TÊN B NGƯ Ấ Ả ĐẶ Ả 41
Sau khi hoàn chỉnh việc thiết kế, ta cần ghi cấu trúc bảng lên (ra và đặt tên cho bảng. Cách làm như sau: 41
Chọn File, Save hoặc bấm chuột tại biểu tượng save trên thanh công cụ . Khi ghi lần đầu thì Access sẽ hiện
cửa sổ Save as: 41
Trong hộp Table Name ta đưa vào tên bảng, rồi bấm OK. Ví dụ chọn tên bảng là [DANH SACH THI SINH]:
41
Nếu trong thiết kế chưa đặt khoá chính thì Access sẽ hỏi người sử dụng có muốn Access tự động đặt khoá
chính (bằng trường ID có kiểu AutoNumber) nếu chọn YES, ngược lại nếu chọn NO thì bảng không có khoá
chính. 41
VII. THAY I C U TRÚC B NG VÀ NH P D LI U.ĐỔ Ấ Ả Ậ Ữ Ệ 42
VII.1. Thay i c u trúc b ngđổ ấ ả 42
Trong cửa sổ Tables chọn bảng cần thay đổi cấu trúc, rồi bấm nút Design. Kết quả nhận được cửa sổ thiết kế
của bảng được chọn. Trong cửa sổ thiết kế ta có thể xem và thay đổi cấu trúc bảng như đã khi sử dụng cách
tạo bảng bằng Design. Cuối cùng ghi lại các thay đổi. 42
VII.2. Nh p d li u v o b ng.ậ ữ ệ à ả 42
Để nhập dữ liệu vào bảng đã tồn tại, ta làm như sau: 42
Từ cửa sổ Database chọn mục Table đề mở cửa sổ Tables 42
Trong cửa sổ Tables chọn bảng cần nhập dữ liệu, rồi bấm nút Open. 42
Kết quả nhận được cửa sổ nhập liệu chứa các bản ghi đã nhập. 42
Ta có thể xem, sửa và bổ sung các bản ghi mới trong cửa sổ nhập liệu. 42
Chú ý: Để chọn Font chữ thích hơp, ta dùng chức năng Font của menu Format. 42
VII.3. Chuy n i gi a hai ch nh p d li u v thi t k b ng.ế đổ ữ ế độ ậ ữ ệ à ế ế ả 42
Khi đang ở cửa sổ thiết kế, ta có thể chuyển sang cửa sổ nhập liệu và ngược lại, bằng cách dùng menu View.
Chọn menu View sẽ nhận được các chức năng sau: Datasheet View – Hiện cửa sổ nhập dữ liệu, Design View
– Hiện cửa sổ thiết kế 42
VIII. L P QUAN H GI A CÁC B NG.Ậ Ệ Ữ Ả 43
Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan trong các phép thêm, sửa
xoá bản ghi 43
Nguyên tắc đặt quan hệ là chỉ định một hoặc một nhóm trường chứa cùng giá trị trong các mẫu tin có liên
quan 43
Thông thường đăt quan hệ giữa khoá chính của một bảng với trường nào đó của bảng khác (bảng này gọi là
bảng quan hệ), các trường này thường cùng tên, cùng kiểu 43
VIII.1. Các lo i quan h trong Access. ạ ệ 43
* Quan hệ 1-1: Các trường sử dụng để tạo quan hệ trong hai bảng đều là khoá chính. Khi đó, mỗi bản ghi
trong bảng quan hệ phải có một bản ghi tương ứng trong bảng khoá chính, ngược lại, với mỗi giá trị khóa
trong bảng chính thì chỉ có duy nhất một bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ 43
* Quan hệ 1-n: trường liên kết dùng trong bảng chính phải là khoá chính, còn trường trong bảng quan hệ
không phải là khoá chính của bảng đó (khoá ngoại) 43
VIII.2. Cách t o quan hạ ệ 43
B1 : Trong cửa sổ Database, từ menu Tools chọn Relationships để mở cửa sổ Add Table: 43
Tác dụng của 3 nút bên trên cửa sổ: 43
Bµi gi¶ng Access 5
Nút Tables để hiện các bảng 43
Nút Queries để hiện các truy vấn 44
Nút Both để hiện các bảng và các truy vấn. 44
Chọn các bảng và truy vấn để đưa vào quan hệ. Sử dụng các phím Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều bảng hoặc
truy vấn, sau đó bấm nút Add. Sau khi chọn xong, bấm nút Close để đóng cửa sổ Show Table. 44
B2: Chọn một trường từ bảng chính (Primary table) và kéo sang trường tương ứng của bảng quan hệ, rồi bấm
chuột tại Create để tạo quan hệ. Khi đó sẽ có đường thẳng nối giữa hai trường biểu diễn quan hệ vừa tạo, lúc
này kiểu quan hệ mặc định theo trường chúng ta chọn để tạo quan hệ. Trong trường hợp muốn định nghĩa
(hoặc thay đổi kiểu quan hệ) ta bấm nút Join Type để hiện các kiểu quan hệ: 44
Chọn kiểu quan hệ 1 để tạo mối quan hệ 1-1 (Chú ý: quan hệ này chỉ tạo được khi hai trường đều là khóa
chính)  bấm OK rồi bấm nút 44
Chọn kiểu quan hệ 2 để tạo quan hệ 1-n từ bảng chính sang bảng quan hệ 44
Chọn kiểu quan hệ 3 để tạo quan hệ 1-n từ bảng quan hệ sang bảng chính 44
Giả sử CSDL NHAN SU gồm 3 bảng: [DANH SACH NHAN VIEN], [TEN TINH] và [NGOAI NGU] có
cấu trúc như sau: 44
VIII.3. Ch nh s a quan h .ỉ ử ệ 46
Có thể kéo bảng tới các vị trí khác để nhận được các đường quan hệ dễ xem và đẹp hơn. 46
Để xoá một quan hệ vừa lập, ta kích chuột tại đường quan hệ (sẽ thấy đường đậm hơn), rồi bấm phím Delete.
46
VIII.4. Tính to n v n tham chi uà ẹ ế 46
Sau khi tạo mối quan hệ xong chúng ta cần phải tạo tính toàn vẹn tham chiếu cho các quan hệ. Với tính chất
này các quan hệ sẽ đảm bảo khi có sự thay đổi về mặt dữ liệu trên các bản ghi của bảng chính (bảng bên 1
trong quan hệ) thì các bản ghi liên quan bên bảng quan hệ cũng thay đổi theo, ngoài ra nó đảm bảo mỗi bản
ghi thêm mới trong bảng quan hệ thì phải có bản ghi tương ứng (về mặt khoá) trên bảng chính 46
Để tạo toàn vẹn tham chiếu ta chọn mục: 46
Enforce Referential Integnty: Đảm bào việc nhập đúng (chỉ nhập được các bản ghi trên bảng quan hệ khi giá
trị trường dùng làm khoá liên kết đã có trên bảng chính) 46
Khi đã đánh dấu Enforce Referencial Integnty thì có thể sử dụng thêm các tuỳ chọn sau: 46
+ Cascade Update Related fields : Khi sửa giá trị trường khoá trong bảng chính, giá trị tương ứng của các bản
ghi trong trường quan hệ sẽ bị sửa theo 47
+ Cascade Delete Related fields : Khi xoá một bản ghi trong bảng chính, các bản ghi tương ứng trong bảng
quan hệ sẽ bị xoá. 47
Khi thiết lập quan hệ giữa bảng [DANH SACH NHAN VIEN] và bảng [NGOAI NGU], nếu chọn các
nút Enforce Referential Integnty, Cascade Update Related fields, và Cascade Delete Related fields sẽ
nhận được cửa sổ sau: 47
Ý nghĩa: Khi xoá, sửa các bản ghi trong bảng chính, Access sẽ điều chỉnh bảng quan hệ để tính vẹn toàn tham
chiếu được thoả mãn, cụ thể: 47
Chú ý: Mối quan hệ giữa các bảng có thể thiết lập sau này khi thiết kế một truy vấn từ nhiều bảng. 47
VIII.5. Xem v i u ch nh các quan h ã có trong CSDL.à đ ề ỉ ệ đ 48
VIII.5.1. Xem các quan h ã cóệ đ 48
Từ menu Tools chọn RelationShips 48
Từ RelationShips chọn Show All để xem tất cả quan hệ 48
Muốn xem các quan hệ của một bảng, chọn bảng đó, chọn Show Direct từ RelationShips 48
VIII.5.2. Ch nh s aỉ ử 48
Chọn quan hệ cần sửa Bấm nút phải chuột Chọn mục Edit Relationship để mở cửa sổ Relationships 48
Tiến hành chỉnh sửa trong cửa sổ này (như chọn kiểu quan hệ, chọn tính toàn vẹn tham chiếu, ) 48
VIII.5.3. Xoá 48
Cho hiện các quan hệ 48
Chọn quan hệ cần xoá (di chuột đến và bấm) 48
Bấm phím Delete hoặc chọn Delete từ menu Edit 48
IX.THU C TÍNH C A B NGỘ Ủ Ả 48
* Tác dụng: áp dụng trên toàn bảng, toàn bộ mẫu tin 48
IX.1. Các thu c tính c a b ng.ộ ủ ả 48
Thuộc tính Công dụng 48
Description Mô tả những nét chung của bảng 48
Validation Rule Access kiểm tra quy tắc (điều kiện) này trước khi cho nhập một mẫu tin vào bảng 48
Validation Text Thông báo lỗi khi một bản ghi vi phạm qui tắc 48
IX.2. t thu c tính. Đặ ộ 49
1.Mở bảng trong chế độ Design View 49
2.Từ menu View chọn Table Properties để hiện các dòng thuộc tính của bảng. 49
3.Đưa điều kiện sau vào dòng thuộc tính Validation Rule: 49
Ví dụ: Validation Rule: [NG_VL] > [NG_SINH] and [TUOI] <= 60 (phóng to thu nhỏ bằng Shift F12) 49
Với điều kiện trên, khi nhập dữ liệu Access sẽ kiểm tra các lỗi: ngày sinh sau ngày vào làm việc và tuổi không
quá 60. 49
4.Chọn Save từ menu File để ghi các thay đổi. 49
CH NG III.ƯƠ TRUY V N (QUERY)Ấ 50
Bµi gi¶ng Access 6
Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: Tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu 50
I. CÁC LO I TRUY V NẠ Ấ 50
Loại thông dụng nhất là Select Query (truy vấn chọn) với các khả năng như: 50
Chọn bảng, query khác làm nguồn dữ liệu 50
Chọn các trường hiển thị 50
Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn 50
Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn 50
Đưa vào các trường dùng để sắp xếp. 50
Sau khi truy vấn thực hiện, dữ liệu rút ra được tập hơp vào một bảng kết quả gọi là Dynaset, nó hoạt động như
một bảng. Mỗi lần mở truy vấn, Access lại tạo một Dynaset gồm kết quả mới nhất của các bảng nguồn. 50
Có thể chỉnh sửa, xoá, bổ sung thông tin vào các bảng nguồn thông qua Dynaset. 50
Ngoài truy vấn Select Query ra, còn có các loại truy vấn khác là: 50
Crosstab Query: Thể hiện dữ liệu dạng hàng cột. 50
Action Query: Tạo bảng mới, thêm, xoá, sửa các mẫu tin trong bảng 50
Union Query: Kết hơp các trường tương ứng từ hai hay nhiều bảng 50
Data-definition Query: Truy vấn được xây dựng từ một câu lệnh SQL dùng để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc
của bảng. 50
II. CÁC B C CHÍNH T O (THI T K ) M TƯỚ ĐỂ Ạ Ế Ế Ộ TRUY V N M IẤ Ớ 50
Truy vấn thực chất là một câu lệnh SQL được xây dựng nhờ công cụ của Access dùng để tổng hợp dữ liệu từ
các bảng nguồn. Khi thực hiện truy vấn, ta nhận được bảng tổng hơp gọi là bảng Dynaset. Dynaset không
phải là bảng, nó không được ghi vào đĩa và nó sẽ bị xoá ngay sau khi kết thúc (đóng) truy vấn. 50
Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: Tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu 51
Một truy vấn đã tạo có thể sử dụng để tạo các truy vấn khác (cũng như thể một thủ tục có thể được sử dụng để
xây dựng thủ tục khác). 51
Các bước chính để xây dựng một truy vấn gồm: 51
1. Chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn mới, gồm: các bảng và các truy vấn đã được tạo từ trước . 51
2. Tạo lập quan hệ giữa các bảng, truy vấn nguồn. 51
3. Chọn các trường từ các bảng, truy vấn nguồn để đưa vào truy vấn mới. 51
4. Đưa vào các điều kiện để chọn lọc các mẫu tin thoả mãn các điều kiện đưa vào. Nếu không đưa vào các
điều kiện để chọn lọc, thì kết quả (Dynaset) của truy vấn bao gồm tất cả các bản ghi từ các bảng, truy vấn
nguồn. 51
5. Chọn các trường dùng để sắp xếp các mẫu tin trong Dynaset. Nếu không chọn trường sắp xếp, thì các mẫu
tin trong Dynaset được hiển thị theo thứ tự như trong các bảng nguồn. 51
6. Xây dựng các cột (trường) mới từ các trưòng đã có trong bảng, truy vấn nguồn. Ví dụ: Trường mới là tổng,
hiệu, tích, thương của hai trường có sẵn nào đó. Khi xây dựng trường mới, có thể sử dụng các phép toán, các
hàm chuẩn của Access và các hàm tự lập bằng ngôn ngữ Access Basic . 51
III- T O QUERY B NG DESIGN VIEWẠ Ằ 51
Trong ph n n y, ta xét m t ví d i n hình v th c hi n t ng b c t o m t truy v n ầ à ộ ụ đ ể à ự ệ ừ ướ ạ ộ ấ
thông qua ví d ó:ụ đ 51
HO TEN: kiểu Text 52
III. 1-T o Select Queryạ 52
III.1.1. T o Select Query dùng ch n các tr ng, các b n ghi v tính toánạ để ọ ườ ả à 52
Bước 1: Mở cửa sổ Query Designer 52
Từ Database Windows, chọn Queries Tab, chọn New 52
Chọn Design View, OK 53
Đưa các bảng hay truy vấn hoặc cả hai vào truy vấn từ hộp thoại Show Table: 53
. Chọn tên các bảng: DSTS, BD_PHACH, PH_DIEM, sau đó nhấn nút Add 53
. Close : Đóng hộp thoại Show Table 53
Bước 2: Tạo mối quan hệ giữa các bảng: 53
Quan hệ 1-1 giữa bảng DSTS và bảng BD_PHACH theo trường quan hệ SOBD 53
Quan hệ 1-1 giữa bảng BD_PHACH và bảng PH_DIEM theo trường quan hệ PHACH 53
Bước 3: Chọn các trường đưa vào truy vấn, bằng cách kéo tên trường trong các bảng, truy vấn ở bên trên vào
dòng Field ở phần dưới. (Có thể chọn nhiều trường rồi kéo một lần) 53
Bước 4 . Sắp xếp lại, chèn và xoá các trường trong QBE (Phần thiết kế query gọi là QBE), điều chỉnh độ rộng
các cột 54
Di chuyển trường: 54
Đưa chuột lên ngay đầu tên trường sao cho hiện ra dấu mũi tên đen quay xuống thì bấm chuột để chọn trường
(cả khối trường được chọn sẽ đổi mầu đen) 54
Đưa chuột vào khối chọn rồi kéo tới vị trí mới 54
Chèn thêm trường: 54
Chọn trường muốn chèn từ danh sách (phần trên) 54
Kéo trường đó vào một cột trong vùng QBE (phần dưới) 54
Xóa trường trong vùng QBE 54
Chọn trường cần xoá (như khi chọn để di chuyển) 54
Bấm phím Delete hoặc chọn Delete từ menu Edit 54
Điều chỉnh độ rộng cột trong vùng QBE: Nếu cột trong vùng QBE quá lớn hay quá nhỏ đối với dữ liệu của
trường, ta có thể chỉnh lại kích thước cột cho phù hơp theo các cách sau: 54
Bµi gi¶ng Access 7
Đưa chuột đến đầu cạnh bên phải của cột muốn chỉnh sao cho hiên ra mũi tên hai đầu thì kéo đến kích thước
mới 55
Chỉnh nhanh độ rộng cột vừa vặn nhất đối với dữ liệu trong cột bằng cách: 55
Bấm kép vào đường chia cột tại đầu bên phải cột cần chỉnh (đưa chuột vào sao cho hiện ra dấu mũi tên hai
đầu) 55
Nếu chọn nhiều cột thì chỉ cần bấm đúp chuột theo cách trên ở tại một cột trong vùng chọn. (để chọn nhiều
cột có thể dùng phím Shift, hoặc kéo chuột) 55
Khi đã chỉnh xong, nếu ta lại nhập thêm một giá trị dài hơn độ rộng đã được chỉnh, thì ta lại phải chỉnh lại lần
nữa vì Access không tự điều chỉnh lại được. 55
Bước 5: Thể hiện tên bảng trong QBE. (Bước này có thể không cần) 55
Nhằm tạo cho ta cảm giác thuận tiện khi quan sát và thao tác. Để có thêm dòng table (trong QBE) chứa tên
bảng/truy vấn nguồn, ta làm như sau: Chọn Table Names từ menu View 55
Chú ý: Nếu muốn Access tự động thể hiện tên bảng mỗi lần mở truy vấn ở chế độ Design view hoặc tạo truy
vấn mới, thì ta chọn Options từ menu Tools, sau đó chọn Tables/Queries trong cửa sổ Options, rồi chọn mục
Show Table Names. 55
Bước 6: . Đổi tên trường trong vùng QBE, thêm trường biểu thức.( (Bước này có thể không cần) 55
Tên mới sẽ được hiện thị trong bảng kết quả (bảng Dynaset) của truy vấn. Như vậy có thể dùng các tên mới
có ý nghĩa hơn so với tên trường. 55
* Cách đưa vào tên mới: Gõ tên mới ngay trưởc tên trường. Đặt dấu: giữa tên mới và tên trường ( <Tên
trường>:<Tên thay thế>) 55
Ví dụ: Ta có thể đặt tên mới cho trường [DTOAN], {DLY] và [DHOA] như sau: DIEM TOAN :
DTOAN, DIEM LY : DLY, DIEM HOA : DHOA 55
Chú ý: Trong các hàm, thủ tục (viết bằng Access Basic) sẽ dùng lên mới (không dùng tên trường) 55
Cách đưa vào các trường mới (trường biểu thức) : Chọn một ô còn trống trên hàng Field, gõ vào đó tên trường
biểu thức, sau đó đặt dấu “:” rồi đưa vào một biểu thức( <Tên trường> : <Biểu thức> ). Trong biểu thức có
thể dùng tên các trường, các hằng, các phép tính, các hàm của chuẩn Access và các hàm tự lập. 56
Trong ví dụ này ta đưa vào trường mới [TONG DIEM] như sau: TONG DIEM:[DTOAN]+[DLY]+[DHOA]
56
Chú ý: Khi soạn thảo trên một ô của dòng Field, ta có thể phóng to ô đó bằng cách: 56
Chọn ô (trên dòng Field) để soạn thảo. 56
Bấm nút chuột phải. Kết quả hiện một hộp có chứa các dòng: Build, Zoom, Properties…  Chọn mục Zoom.
Kết quả hiện cửa sổ Zoom 56
Soạn thảo các nội dung cần thiết trong cửa sổ Zoom, rồi bấm nút OK để trở về cửa sổ Select Query. 56
Dưới đây là cửa sổ Zoom của trường TONG DIEM: 56
Chú ý : 56
- Có thể phóng to ô lập biểu thức bằng cách ấn Shift +F2 56
- Các trường tham gia trong biểu thức phải đặt trong dấu[ ] 56
- Nếu trường tham gia biểu thức nằm ở bảng khác ta phải chỉ rõ tên bảng chứa trường đó như sau: 56
[<Tên bảng>].[<Tên trường>] 56
*Các hàm thường dùng khi lập biểu thức tính 57
- Nhóm hàm văn bản : 57
+Hàm Left : Lấy n kí tự bên trái chuỗi 57
=Left(<Chuỗi> , n) 57
+Hàm Right: Lấy n kí tự bên phải chuỗi 57
=Right(<Chuỗi> , n) 57
+Hàm Mid : Lấy n kí tự từ vị trí m của chuỗi 57
=Mid(<Chuỗi>, m , n) 57
- Nhóm hàm ngày tháng 57
+ Hàm DatePart 57
. C/năng : lấy ra các thành phần của ngày tháng 57
. Cú pháp : DatePart(<Thành phần>,<Ngày tháng>) 57
. Thành phần ngày tháng đặt trong dấu “ …“ gồm : 57
d : Ngày w : Ngày trong tuần ww: Tuần 57
m: Tháng q : quý yyyy : Năm 57
+ Hàm Date() : Ngày -tháng- năm hiện tại 57
Day(<Ngày tháng>) : lấy ra ngày 57
Month(<Ngày tháng>) : lấy ra tháng 57
Year(<Ngày tháng>) : lấy ra năm 57
- Hàm điều kiện (IIF) 57
+ C/năng : lấy ra giá trị thoả mãn tiêu chuẩn 57
+ Cú pháp trường hợp biểu thức có 2 giá trị để lựa chọn : IIF(<ĐK>,<Giá trị 1>, <Giá trị 2>) 57
ĐK là một biểu thức logic cho kết quả đúng (True) or sai (False): 57
Nếu ĐK đúng (True): lấy giá trị 1, Nếu ĐK sai (False): lấy giá trị 2 57
Giá trị lấy ra có thể là : Số, biểu thức, chuỗi kí tự đặt trong dấu nháy kép (“ “) 58
Trong trường hợp biểu thức có n lựa chọn ta phải dùng các hàm IIF lồng nhau 58
Bước 7: Định thứ tự sắp xếp 58
Mục đích là để cho bảng kết quả hiện ra theo thứ tự nào đó 58
Thao tác: 58
Nhấn chuột vào ô Sort của trường cần sắp xếp 58
Bµi gi¶ng Access 8
Chọn Chiều Ascending (giảm dần) hoặc Descending (tăng dần) 58
Nếu sắp theo nhiều trường thì thứ tự ưu tiên từ trái sang phải. 58
Bước 8: Lập tiêu chuẩn lựa chọn (điều kiện tìm kiếm) 58
Mục đích để chỉ hiện những thông tin cần quan tâm trong bảng kết quả, chẳng hạn như chỉ hiện ra những thí
sinh đỗ theo điểm chuẩn nào đó. 58
Cách làm: 58
Gõ trực tiếp một biểu thức điều kiện vào ô Criteria của các trường cần đặt điều kiện. 58
Hoặc có thể dùng cửa sổ xây dựng biểu thức hoặc cửa sổ Zoom (Cách mở cửa sổ Zoom đã trình bầy bên trên).
Để mở cửa sổ xây dựng biểu thức cho ô Criteria của trường nào, ta bấm nút phải chuột tại ô Criteria của
trường, rồi chọn mục Build 58
* Các phép toán và biểu thức dùng để lập tiêu chuẩn chọn các bản ghi 58
- Toán tử so sánh : =; >; <; >=; <=; <> 58
- Toán tử Between <Giá trị đầu> And <Giá trị cuối> 58
- Phép toán Logic 59
+ AND : hội các ĐK 59
+ OR : Tuyển 59
- Biểu thức kết hợp các chuỗi ký tự: & 59
- Kí tự thay thế (toán tử Like) 59
+ ? : Thay thế cho 1 ký tự 59
+ * : Thay thế cho 1 nhóm ký tự 59
Ví dụ : Đưa ra DS khách hàng có tên đầu là Công ty 59
Like “Công ty* ” 59
- Biểu thức Null và Not is Null.(đưa ra danh sách trống hoặc không trống) 59
Chú ý: Các điều kiện viết trên cùng dòng Criteria là các điều kiện đồng thời thoả mãn (Đk AND). Các điều
kiện viết trên các dòng khác nhau là điều kiện OR 59
Bước 9: Không thể hiện (ẩn) một số trường trong truy vấn 59
Mục đích để chỉ hiện những trường cần quan tâm trong bảng kết quả 59
Cach làm: Bấm chuột tại ô tích (hình vuông) trong hàng Show của trường cần ẩn để đưa về dạng rỗng . Nếu
muốn bỏ ẩn ta bấm chuột lần nữa tại ô này. 59
Bước 10. Thiết lập thuộc tính các trường (trong truy vấn) 59
Nhằm quy định cách thức hoạt động của truy vấn nói chung 59
Có thể đặt thuộc tính cho từng trường hoặc cả truy vấn 59
Để mở bảng thuộc tính của trường nào: trước tiên cần chọn trường đó (Bấm chuột tại ô Field của trường cần
chọn), sau đó hoặc chọn Properties từ menu View hoặc bất nút phải và mục Properties. 59
Để mở bảng thuộc tính của truy vấn ta làm như sau: Chọn cả truy vấn (bằng cách bấm chuột bên bên ngoài
QBE và ngoài các bảng/truy vấn nguồn ở phần trên) sau đó tiến hành như khi mở bảng thuộc tính của
trường. 59
Sau khi đã mở bảng thuộc tính (của trường hay truy vấn), ta tiến hành chọn các giá trị thích hơp cho các thuộc
tính (như khi đặt thuộc tính cho các trường của bảng). 60
Thuộc tính của truy vấn và bảng/truy vấn nguồn Theo mặc nhiên trường trong truy vấn kế thừa các thuộc tính
trong bảng/truy vấn nguồn. Vì vậy nếu không đặt lại các thuộc tính cho một trường trong truy vấn, thì trường
sẽ có các thuộc tính như trong bảng/truy vấn nguồn. 60
Bước 11. Các dạng hiển thị truy vấn. Truy vấn có thể hiện thị theo các dạng sau : 60
- Design View (dạng thiết kế) 60
- SQL View (câu lệnh SQL tương ứng) 60
- Datasheet View (Bảng kết quả của truy vấn) 60
Khi đang thiết kế truy vấn (truy vấn đang ở dạng Query Design) ta có thể chuyển sang các dạng khác bằng
cách: 60
+ Chọn menu View. Kết quả nhận được các mục của menu View mà 3 mục đầu là tiêu đề 3 dạng nói trên. 
Muốn xem truy vấn ở dạng nào ta chọn mục tương ứng với dạng đó 60
Bước 12. Ghi truy vấn Sau khi đã hoàn chỉnh việc thiết kế cần ghi cấu trúc của truy vấn lên (ra. Cách làm:
Dùng Save từ menu File, hoặc bấm chuột tại biểu tượng ghi trên thanh công cụ . Access sẽ yêu cầu đặt tên với
lần ghi đầu tiên. 60
Bước 13. Ra khỏi cửa sổ thiết kế truy vấn để trở về cửa sổ Database Cách làm: Chọn Close từ menu File hoặc
đóng cửa sổ thiết kế truy vấn 60
Bước 14. Thực hiện truy vấn đã có. Ta làm như sau: Chọn truy vấn cần thực hiện (trong cửa sổ Queries) rồi
bấm nút Open. Khi đó sẽ nhận được bảng kết quả (bảng Dataset) của truy vấn. Ta có thể xem, sửa và bổ sung
dữ liệu trên bảng Dataset. 60
Bước 15. Hiển thị các mẫu tin không trùng lặp 60
Khi một truy vấn cần đưa ra các bản ghi mà không có các bản ghi trùng lặp về giá trị thì ta chọn thuộc tính
Uniqlle Values của truy vấn và đặt giá trị Yes cho thuộc tính này: 61
III.1.2. T o Select Query dùng tính t ng theo nhóm d li u. ạ để ổ ữ ệ 61
* Chức năng: cho phép thiết lập câu hỏi với nhóm dữ liệu 61
Ví dụ: - Công ty nhận được bao nhiêu đơn đặt hàng trong tháng 61
- Giá trung bình các mặt hàng trong nhóm điện tử là ? 61
- Số lượng bán ra trong tuần của mỗi mặt hàng ? 61
* Các hàm thường dùng : 61
. SUM : Tính tổng các giá trị trong trường 61
. AVERAGE : Tính TB cộng các giá trị trong trường 61
Bµi gi¶ng Access 9
. MAX : Tính giá trị lớn nhất trong trường 61
. MIN : Tính giá trị nhỏ nhất trong trường 61
. COUNT : Đếm số giá trị khác rỗng trong trường 61
. STDEV : Tính độ lệch chuẩn các giá trị trong trường 61
. First : Tính giái trị đầu tiên trong trường 61
. Last : Tính giái trị cuối trong trường 61
… 61
* Tính tổng tất cả các giá trị trong trường 61
->Tạo truy vấn mới 61
-> Đưa các bảng cần thiết vào truy vấn 61
-> Mở View / Totals hoặc kích nút Totals trên thanh toolbar 61
-> Đặt các tuỳ chọn : 61
. Field : Các trường cần thiết 62
. Total : Chọn hàm cần tính tương ứng với mỗi trường cần tính 62
-> Thực hiện truy vấn : Mở Query / Run 62
Ví dụ : Tính giá Tb và tính tổng số mặt hàng 62
* Tính tổng theo từng nhóm DL 62
->Tạo truy vấn mới 62
-> Đưa các bảng cần thiết vào truy vấn 62
-> Mở View / Totals hoặc kích nút Totals / toolbar 62
-> Đặt các tuỳ chọn : 62
.Trên dòng Field : đặt các trường cần thiết 62
. Trên dòng Total : 62
Chọn Group By : Phân nhóm và sắp xếp các mẫu tin trong từng nhóm theo các trường phân nhóm. Nhóm là
dãy các bản ghi có giá trị như nhau trên các trường phân nhóm ( Chú ý: Luôn luôn sắp xếp theo chiều tăng,
nếu thay đổi thì chọn phần Sort và sắp xếp lại) 62
Chọn hàm cần tính tương ứng với mỗi trường cần tính. Thực hiện phép tính theo từng nhóm trên các trường
tính toán (có hàm Sum, Avg, ) trên ô Total 62
Chọn Expression ứng với trường biểu thức (nếu có) 62
Chọn Where ứng với trường lấy tiêu chuẩn 62
. Criteria : Lập tiêu chuẩn chọn nhóm DL cần tính 62
Chú ý: Điều kiện, tiêu chuẩn tham gia phân nhóm và tính tổng: 62
Có chữ Where trên ô Total 62
Có biểu thức điều kiện trên ô Criteria 62
III.1.3 T o Select Query dùng h i - áp d li u ạ ỏ đ ữ ệ 62
-> Tạo truy vấn mới 62
-> Đưa các bảng cần thiết vào truy vấn 62
-> Mở View / Totals hoặc kích nút Totals trên toolbar 62
-> Chọn các trường cần thiết trên dòng Field 62
-> Nhập các câu hỏi với dữ liệu ứng với trường cần hỏi trên dòng Criteria (khi chạy Query này sẽ hiện lên
câu hỏi cho người sử dụng nhập dữ liệu vào, dữ liệu được nhập vào thay cho điều kiện lọc dữ liệu trên query)
62
Chú ý : 62
Câu hỏi tuỳ đặt phải đặt trong dấu [ …] tối đa 255 kí tự 63
Có thể đưa biểu thức hỏi kèm cùng các phép toán, biểu thức đã nói ở trên để tạo ra một điều kiện cụ thể: 63
Ví dụ: Cần tạo truy vấn từ các bảng CSDL TSINH để tìm các thí sinh theo các điều kiện: 63
Nhóm ký tự đầu của tên tỉnh 63
Nhóm ký tự cuối của tên tỉnh 63
Khi thực hiện truy vấn trên, Access sẽ lần lượt yêu cầu đữ vào 4 giá trị: 63
Nhóm ký tự đầu của tên tỉnh 63
Nhóm ký tự cuối của tên tỉnh 63
* Quy định kiểu dữ liệu cho các thông số 64
Để qui định kiểu dữ liệu cho các thông số, ta làm như sau: 64
1.Mở truy vấn thông số ở chế độ Design View 64
2.Chọn mục Parameters từ menu Query để mở cửa sổ Query Parameters 64
3.Lần lượt đưa vào tên thông số và chọn kiểu dữ liệu thích hợp. Ví dụ, chọn kiểu Double cho các thông số
“Từ điểm” và “Đến điểm”: 64
4.Chọn OK 64
II.2. T o Crosstab Queryạ 64
*Tạo truy vấn mới 64
-> Đưa các bảng cần thiết vào truy vấn 64
-> Mở Query / Crosstab Query 64
-> Chọn các trường cần thiết trên dòng Field 64
-> Trên dòng Total 64
. Chọn Group ứng với trường cần nhóm 64
. Chọn hàm tính toán ứng với trường cần tính 64
. Chọn Expression ứng với trường biểu thức 64
. Chọn Where ứng với trường lấy điều kiện 64
-> Trên dòng Crosstab: 64
Bµi gi¶ng Access 10
. Chọn Row Heading ứng với trường lấy làm tiêu đề dòng 64
. Chọn Column Heading ứng với trường lấy làm tiêu đề cột 64
. Chọn Value ứng với trường tính giá trị 64
-> Thực hiện Query : Mở Query / Run 64
-> Ghi truy vấn 65
III.3. T o Action Queryạ 65
III.3.1. Make Table Query (Truy v n t o b ng)ấ ạ ả 65
B1: Tạo truy vấn mới 65
B2:- Mở Query / Make Table Query 65
-Đặt tên bảng dữ liệu mới vào dòng Table name, chọn OK 65
B3: Thiết kế truy vấn 65
-> Chọn các trường cần lấy ở các ô trên dong Field 65
-> Chọn cách sắp xếp Dữ liệu tương ứng trên dòng Sort 65
-> Lập tiêu chuẩn chọn các bản ghi ở ô trên dòng Criteria 65
->Ghi và thực hiện Query 65
III.3.2. Append Query (Truy v n n i)ấ ố 65
B1: Tạo truy vấn mới 65
B2: Mở Query / Append Query 65
-> Chọn tên bảng nhận dữ liệu (đích) ở dòng Table name, chọn OK 65
B3: Thiết kế truy vấn 65
-> Chọn các trường cần lấy ở các ô trên dòng Field 65
-> Chọn cách sắp xếp Dữ liệu tương ứng trên dòng Sort 65
-> Chọn các trường nhận dữ liệu ở bảng đích trên dòng Append to 65
-> Lập tiêu chuẩn chọn các bản ghi ở ô trên dòng Criteria 65
->Ghi và thực hiện Query 65
III.3.3. Update Query (Truy v n c p nh t) QBE ấ ậ ậ 65
B1: Tạo truy vấn mới 65
B2: Mở Query / Update Query 65
B3: Thiết kế truy vấn 65
-> Chọn các trường cần thiết ở các ô trên dòng Field 65
-> Chọn cách sắp xếp Dữ liệu tương ứng trên dòng Sort 65
-> Lập biểu thức ở ô trên dòng Update to ứng với trường cần cập nhật 65
biểu thức : có thể gồm Các giá trị, các trường, các phép toán, các hàm, 65
-> Lập tiêu chuẩn chọn các bản ghi ở ô trên dòng Criteria 65
->Ghi và thực hiện Query 65
III.3.4. Delete Query (Truy v n xoá)ấ 66
B1: Tạo truy vấn mới 66
B2: Mở Query / Delete Query 66
B3: Thiết kế truy vấn 66
-> Chọn các trường cần thiết ở các ô trên dòng Field 66
-> Lập tiêu chuẩn chọn các bản ghi cần xoá ở ô trên dòng Criteria ứng với trường lấy tiêu chuẩn 66
->Ghi và thực hiện Query 66
IV. T O QUERY B NG WIZARDẠ Ằ 66
IV.1. T o Select Query b ng wizardạ ằ 66
* Chọn Queries tab, chọn New 66
* Chọn Simple Query Wizard 66
* Thực hiện các bước theo chỉ dẫn của hộp thoại Simple Query Wizard 66
B1: Chọn tên bảng và các trường cần thiết, chọn Next 66
B2: Chọn chế độ 66
-Detail : Lấy thông tin chi tiết 66
-Summary : Tóm tắt dự liệu theo nhóm 66
B3 : đặt tên query, Chọn Finish 66
IV.2. T o Crosstab Query b ng wizardạ ằ 66
* Chọn Queries tab, chọn New 66
* Chọn Crosstab Query Wizard 66
* Thực hiện các bước theo chỉ dẫn của hộp thoại Crosstab Query Wizard 66
B1: Chọn bảng dữ liệu nguồn, chọn Next 66
B2: Chọn trường lấy làm tiêu đề dòng(Row heading ), chọn Next 66
B3: Chọn trường lấy làm tiêu đề cột(Column Heading), chọn Next 66
B4 : Chọn trường cần tính giá trị (Value) và hàm cần tính, chọn Next 66
B5 : Đặt tên Query, chọn Finish 66
V- T O, S A QUERY B NG MÃ L NH SQL Ạ Ử Ằ Ệ 66
V.1-C u trúc các câu l nh t o Query ấ ệ ạ 66
SELECT Tên bảng.Trường1, Tên bảng.trường 2,… 66
FROM Tên bảng dữ liệu 67
WHERE Điều kiện; 67
Ví dụ : Cho bảng LILICH(MANV, HOTEN, GIOITINH) 67
Bµi gi¶ng Access 11
Tạo truy vấn đưa ra danh sách các nhân viên Nam ta viết như sau: 67
SELECT LILICH.MANV, LILICH.HOTEN, LILICH.GIOITINH 67
FROM LILICH 67
WHERE (((LILICH.GIOITINH)="yes")); 67
V.2.Cách t o v s a Query b ng SQLạ à ử ằ 67
* Chọn New từ Query tab 67
* Đưa bảng hay truy vấn vào truy vấn 67
* Mở View, chọn SQL View 67
Ta có cửa sổ, trên cửa sổ đó: 67
-> Viết các câu lệnh chọn các trường cần thiết và điều kiện chọn bản ghi theo cấu trúc trên 67
-> Ghi và thực hiện truy vấn 67
Ví dụ1 : Cho bảng DIEM(MASV,TIN,ANH,KT) 67
Đưa ra danh sách những sinh viên có điểm tin >=5 và điểm Anh>=0 và điểm Kt>=5 ta viết như sau: 67
SELECT DIEM.masv, DIEM.Tin, DIEM.Anh, DIEM.KT 67
FROM DIEM 67
WHERE (((DIEM.Tin)>=5) AND ((DIEM.Anh)>=5) AND ((DIEM.KT)>=5)); 67
Ví dụ2 : Cho bảng DIEM(MASV,TIN,ANH,KT) 67
Đưa ra danh sách những sinh viên có điểm tin >=5 hoặc Tổng điểm >=18 ta viết như sau: 67
SELECT DIEM.MaSV, DIEM.Tin, DIEM.Anh, DIEM.KT, [tin]+[anh]+[kt] AS Tongdiem 67
FROM DIEM 67
WHERE (((DIEM.Tin)>=5)) OR ((([tin]+[anh]+[kt])>=18)); 67
CH NG 5ƯƠ 68
M U BI UẪ Ể 68
Mẫu biểu là phương tiện giao tiếp cơ bản giữa người dùng và Access. Thông tin trong biểu mẫu được lấy từ
bảng và có thể thiết kế biểu mẫu cho nhiều mục đích khác nhau như: 68
Hiển thị và chỉnh sửa dữ liệu: sử dụng biểu mẫu để thay đổi, bổ sung, xoá dữ liệu 68
Nhập dữ liệu: Có thể thiết kế biểu mẫu dùng để nhập dữ liệu mới vào bảng 68
I. KHÁI NI M CHUNGỆ 68
I.1. C u trúc c a m u bi uấ ủ ẫ ể 68
Mẫu biểu (Form) gồm các ô điều khiển. Có nhiều loại ô điều khiển như: 68
Hộp văn bản (Text Box) 68
Nhãn (Lable) 68
Nút lệnh (Command .Button) 68
Hộp lựa chọn (Combo Box) 68
Hộp danh sách (List Box) 68
I.2. Công d ng c a các ô i u khi n:ụ ủ đ ề ể 68
I.2.1. Th hi n d li u.ể ệ ữ ệ 68
Mẫu biểu có thể gắn với một bảng/truy vấn nguồn hoặc không gắn với một bảng/truy vấn nào cả (mẫu biểu
Unhound). Các ô điều khiển có thể buộc vào (liên kết với) các trường của bảng/truy vấn nguồn để thể hiện dữ
liệu và cập nhật dữ liệu vào các trường này. Có thể dùng hộp văn bản để hiển thị kết quả tính toán. 68
I.2.2. Nh p d li u t b n phímậ ữ ệ ừ à 68
Có thể nhập dữ liệu từ bàn phím thông qua các hộp văn bản. 68
I.2.3. Th c hi n h nh ng. ự ệ à độ 68
Các nút lệnh có thể gắn với một Macro hoặc một thủ tục xử lý sự kiện. Sau đó mỗi khi bấm chuột vào nút
lệnh thì Macro hoặc thủ tục gắn với nó sẽ được thực hiện. Có thể sử dụng các nút lệnh để có các menu đơn
giản cho chương trình 68
I.2.4. T ch c giao di n ch ng trình.ổ ứ ệ ươ 69
Giao diện chương trình có thể được tổ chức dưới dạng một mẫu biểu. Tiêu đề chương trình và các hướng dẫn
sử dụng có thể đưa vào các nhãn. Trong mẫu biểu các thể kéo vào các hình ảnh để trang trí. 69
I.2.5.T ch c h Menu Bar cho ch ng trình. ổ ứ ệ ươ 69
Hệ Menu Bar gồm các menu ngang (nằm trên hàng ngang ở đầu màn hình). Mỗi menu ngang gồm các menu
thành phần. Menu thành phần có thể là chức năng thực hiện ngay hoặc lại có thể là một menu khác. 69
II. T O M U BI U T NG VÀ B NG WIZARDẠ Ẫ Ể Ự ĐỘ Ằ 69
Nếu chỉ dùng biểu mẫu để thể hiện và cập nhật dữ liệu thì cách nhanh nhất là dùng cách tạo tự động hoặc
công cụ Wizard. Để tạo mẫu biểu bằng cách tự động hoặc bằng Wizard, ta thực hiện theo các bước sau: 69
B1. Từ cửa sổ Database của một cơ sở dữ liệu nào đó, chọn mục Forms. Kết quả sẽ mở cửa sổ Forms với ba
nút lựa chọn như sau: 69
Nút New dùng để tạo mẫu biểu mới. 69
Nút Open dùng để thực hiện mẫu biểu. 69
Nút Design dùng để mở cửa sổ thiết kế mẫu biểu. 69
B2. Để tạo mẫu biểu mới ta chọn nút New, kết quả nhận được cửa sổ: 69
B3. Chọn một bảng/truy vấn nguồn trong ô: Choose the table hoặc không chọn bảng/truy vấn nguồn 70
B4. Chọn một trong các dạng mẫu biểu tự động và Wizard 70
B.4.1. Nếu chọn “Autoform: Columnar” hoặc “AutoForm: Tabular” hoặc “AutoForm: Datasheet” thì được
ngay mẫu biểu dạng như sau: 70
Bµi gi¶ng Access 12
Trong mẫu biểu sẽ bao gồm tất cả các trường của bảng/truy vấn nguồn và chúng có các cách thức thể hiện
(giao diện) khác nhau tuỳ theo ta chọn mục nào 70
B.4.2. Nếu chọn Form Wizard sẽ hiện một cửa sổ: 70
Tại đây ta thao tác tiếp như sau: 71
Chọn các trường muốn đưa vào mẫu biểu tại cột “Available fields”, rồi bấm vào nút Add để đưa sang cột
“Field order on form”. Nếu muốn đưa sang tất cả các trường ta bấm tại nút All. Nếu muốn bỏ trường nào đã
chọn trong cột “Field order on form”, thì ta bấm chuột tại trường đó rồi bấm tại nút remove, còn nếu muốn bỏ
tất cả ta bấm vào nút remove all 71
Giả sử ta chọn hai trường [TEN KH] và [DIA CHI] rồi chọn nút Next, kết quả hiện cửa sổ: 71
+ Chọn một trong các dạng thể hiện nêu trong cửa sổ trên. Giả sử chọn “Columnar” rồi bấm nút Next. Kết
quả sẽ hiện cửa sổ: 72
+ Chọn một trong các kiểu trình bày mẫu biểu trong cửa sổ trên. Giả sử chọn “Standard” rồi bấm nút Next.
Kết quả sẽ hiện cửa sổ: 72
+ Gõ tên mẫu biểu tại hộp mầu trắng. Access dùng tên bảng/truy vấn nguồn làm tên mẫu biểu mặc định, ta có
thể giữ nguyên hoặc thay đổi theo ý muốn  Bấm Finish để kết thúc, kết quả nhận được mẫu biểu: 73
III. T O FORM B NG DESIGN VIEWẠ Ằ 73
III.1. Gi i thi u các lo i i u khi n.ớ ệ ạ đ ề ể 73
III.1.1. Các lo i i u khi n.ạ đ ề ể 73
Khi thiết kế mẫu biểu, thường dùng các loại điều khiển sau: 73
Hộp văn bản (text box) 73
Nhãn (Label) 73
Hộp lựa chọn (Combo box) 73
Hộp danh sách (List box) 73
Nút lệnh (Command Button) 73
Nhóm lựa chọn (Option Group) 73
III.1.2. Cách dùng 73
Có thể dùng các ô điều khiển theo ba cách: Bound, Unbound, hoặc Calculated với ý nghĩa: 73
1. Điều khiển loại Bound (buộc vào một trường nào đó): Dùng để truy xuất tới trường nào đó. Các giá trị cập
nhật có thể: Picture, text 74
2. Điều khiển loại Unbound (không buộc): Không liên quan đến trường nào cả, chúng thường dùng để nhập
dữ liệu từ bàn phím, trình bày tiêu đề, trang trí hình vẽ, hộp, đường, 74
3. Điều khiển tính toán (Calculated): Dùng để thể hiện giá trị của một biểu thức. Ví dụ: GiaMoi = 0.75*
[DON GIA] Trong đó ô GIA MOI là nhãn đi kèm với điều khiển tính toán. Ở đây điều khiển tính toán biểu
thị 75% của trường [DON GIA]. 74
Chú ý: Điều khiển tính toán này chỉ dùng để hiển thị dữ liệu. 74
* Hộp công cụ: Hộp công cụ là một bảng chữ nhật chứa nhiều nút có dạng sau: 74
Mỗi nút trên hộp công cụ ứng với một loại điều khiển được dùng để tạo các ô điều khiển thuộc loại tương
ứng. Hộp công cụ được sử dụng như một phương tiện chính để xây dựng các mẫu biểu. 74
* Cách tạo một điều khiển bằng hộp công cụ: 74
1.Chọn loại điều khiển: Bấm vào nút tương ứng trên hộp công cụ. 74
2.Di chuột đến vị trí cần đặt điều khiển vào biểu mẫu và bấm 74
3.Thực hiện các sửa đổi cần thiết. 74
III.2. i u khi n TextBoxĐ ề ể 74
Text box có thể dùng cả 3 cách Bound (bị buộc), Unbound (không bị buộc) hoặc Calculated (tính toán) 74
III.2.1. T o Text box b bu cạ ị ộ (Buond) 74
* Cách 1: Cách đơn giản nhất để tạo các hộp văn bản bị buộc là dùng Filed List. 74
Thao tác: 74
B1: Từ cửa sổ Database chọn mục Form, kết quả mở cửa sổ Forms trong đó chứa các mẫu biểu đã có. Để tạo
một mẫu biểu mới, ta bấm nút New, kết quả xuất hiện hộp Select a Table/Query. 75
B2. Trong hộp Choose the table chọn một bảng/truy vấn nguồn 75
B3. Chọn Design View để tự thiết kế mẫu biểu, rồi bấm OK. Kết quả hiện cửa sổ Form và một mẫu biểu rỗng.
75
B4. Chọn View, Field List để mở hộp Field List chứa danh sách các trường của bảng/ truy vấn nguồn. Sau đó
kéo các trường xuất hiện trên danh sách vào mẫu biểu, Access sẽ tạo các TextBox bị buộc vào các trường
được chọn 75
* Cách 2: Dùng hộp công cụ Toolbox, ba bước đầu thực hiện như cách 1, sau đó: 75
B1: Chọn nút Text box trên hộp công cụ (nếu chưa có hộp công cụ thì chọn mục Toolbox trong menu View).
75
B2. Di chuột đến một vị trí trên mẫu biểu, bấm chuột tại đó. Kết quả sẽ hiện ra tại vị trí bấm một hộp văn bản
kiểu Unbound và một nhãn đi kèm bên phải có dạng sau: Trong mẫu biểu: Nhãn có tên mặc định bắt đầu
bằng Text, trong hộp văn bản có chữ Unbound. 75
B3: Sửa Unbound bằng một tên trường của bảng/truy vấn nguồn. Khi đó hộp văn bản sẽ bị buộc vào trường
này. Hoặc: 75
Mở cửa sổ Properties : View/Properties 75
Đặt các tính chất sau : 75
+Name : tên của Textbox 75
+Control Source : Chọn tên trường dữ liệu buộc vào Textbox 75
B4. Sửa nhãn cho có nghĩa 75
Bµi gi¶ng Access 13
III.2.1. T o Text box tính toán - Unboundạ 75
B1: Mở hộp Toolbox : View/Toolbox 75
Chọn công cụ Text box trong Toolbox và tạo một Text box trên form 75
B2: Mở cửa sổ Properties : View/Properties 75
Đặt các tính chất sau : 75
Name : tên của Textbox; 75
Control Source : Gõ biểu thức cần tính hoặc gõ biểu thức trực tiếp trên TextBox 75
Chú ý: Nếu tạo TextBox Unbound thì không đặt biểu thức trong Control Source (hoặc để trống TextBox) 76
III.3. i u khi n Label (nhãn)Đ ề ể 76
Nhãn luôn luôn là điều khiển Unbound 76
Điều khiển nhãn có 2 thuộc tính cần nhớ: 76
Tiêu đề, sẽ được hiện ra màn hình (Caption) 76
Tên (name) 76
Nhãn thường dùng để chứa các dòng chữ có tính giải thích, ghi chú. 76
Chú ý: Khi muốn soạn thảo nhiều dòng trên nhãn, ta dùng tổ hợp hai phím Ctrl và Enter để chuyển xuống
dòng tiếp theo. 76
Khi thay đổi Font chữ kích cỡ chữ thì nội dung có thể không khớp với kích thước của nhãn. Để điều chỉnh ta
làm như sau: 76
1.Chọn nhãn 76
2.Chọn Size từ menu Format 76
3.Chọn mục To fit 76
* Gắn nhãn cho hộp văn bản (Text Box) 76
Để gắn cho Text Box một nhãn (giả sử đã xoá nhãn cũ) ta làm như sau: 76
1.Bấm chuột tại nút nhãn 76
2.Bấm chuột tại một vùng trống nào đó của Form Hoặc đưa trực tiếp vào vị trí cần thiết – trong trường hợp
này không thực hiện bước 3,4,5). Kết quả sẽ tạo ra một nhãn rỗng.  Soạn tiêu đề cho nhãn. 76
3.Chọn Cut từ menu Edit (để xoá nhãn vừa tạo trên mẫu biểu, đồng thời đưa nó vào Clipboard). 76
4.Chọn Text box cần gắn nhãn 76
5.Chọn Paste từ menu Edit 76
III.4. Thu c tính c a i u khi n. ộ ủ đ ề ể 76
Mỗi đối tượng trong Access có rất nhiêu thuộc tính (Property). Access dùng thuộc tính để làm việc với các
đối tượng. Trong mục này sẽ trình bày cách sử dụng một số thuộc tính của các ô điều khiển. 76
III.4.1. M b ng thu c tính c a m t ô i u khi nở ả ộ ủ ộ đ ề ể 76
Để mở bảng thuộc tính của một điều khiển, ta làm như sau: 76
1.Chọn điều khiển cần mở bảng thuộc tính 76
2.Hoặc chọn Properties từ menu View - Hoặc bấm đúp tại điều khiển Hoặc bấm nút phải chuột, rồi chọn mục
Properties. Kết quả hiện ra bảng các thuộc tính 76
III.4.2. M t s thu c tính hay dùng.ộ ố ộ 77
1.Name: tên điều khiển, dùng trong các hàm, thủ tục 77
2.Caption: tiêu đề, thường dùng đối với Label 77
3.Control Sounce: nguồn dữ liệu, thường dùng đối với text box 77
4.Format: qui định hình thức hiển thị dữ liệu. 77
5.Default Value: giá trị mặc định 77
6.Validation Rule: qui tắc dữ liệu hơp lệ 77
7.Validation Text: văn bản hơp lệ 77
8.Input Mask: mặt lạ nhập liệu. 77
9.Status Bar Text: Hướng dẫn sử dụng điều khiển (hướng dẫn này sẽ hiện tại dòng trạng thái) 77
III.5. Các lo i i u khi n dùng c p nh p d li u t b ng ch nạ đ ề ể để ậ ậ ữ ệ ừ ả ọ 77
Các loại điều khiển dùng trong mục đích này gồm: 77
Combo Box (Hộp Combo) 77
List Box (Hộp danh sách) 77
Check Box (Hộp kiểm tra) 77
Option Button (Nút lựa chọn) 77
Toggle Button (Nút bật tắt) 77
Option Group (Nhóm lựa chọn) 77
Combo Box và List Box có thể dùng để tạo danh sách lựa chọn cho một trường bất kỳ. Danh sách trong List
Box luôn luôn được thể hiện. Danh sách trong Combo Box được mở khi kích chuột tại nút mũi tên bên phải
và sau khi chọn một mục trong danh sách thì danh sách tự động đóng lại. Các điều khiển Check Box, Option
Bunon và Toggle Button được dùng để chọn lựa giá trị Yes hoặc No cho trường logic. Điều khiển Option
Group được dùng để chọn một số nguyên từ 1 đến N cho trường nguyên. 77
III.5.1. Cách dùng 77
Các điều khiển này đều có thể dùng theo hai cách: Unhound và Bound. Khi được buộc vào một trường nào đó
của bảng truy vấn nguồn, chúng vừa có tác dụng thể hiện dữ liệu và cập nhật dữ liệu cho trường tương ứng.
Khi cập nhập dữ liệu, người dùng không phải nhập từ bàn phím mà dùng chuột để chọn một giá trị nào đó
trong bảng danh sách giá trị có sẵn. 77
III.5.2. Cách t o.ạ 77
Các điều khiển này có thể tạo bằng Wizard hoặc không dùng Wizard theo cùng một cách như sau: Trong cửa
sổ Form (đang thiết kê) 77
Bµi gi¶ng Access 14

Xem chi tiết: Bài giảng ACCESS