sai lầm cần tránh khi giao dịch với khách hàng

1 sai lầm cần tránh khi giao dịch với khách hàng
Dịch vụ khách hàng tốt sẽ tạo danh tiếng tốt cho công ty bạn. Để xây dựng được
một dịch vụ khách hàng tốt bạn cần tránh những sai lầm sau:
1. Nhân viên chưa được đào tạo: Dù bạn có 2 hay 200 nhân viên thì bạn vẫn
cần phải đào tạo họ một cách bài bản về nghệ thuật giao dịch với khách hàng.
Khách hàng sẽ không dễ bỏ qua cho lỗi lầm của nhân viên đối tác như đưa ra
những thông tin không chính xác về sản phẩm hoặc thiếu nhiệt tình khi làm việc.
2. Cố dành phần thắng khi tranh luận với khách hàng: Trong giao dịch nếu
có bất kỳ tranh luận hay mâu thuẫn nào với khách hàng bạn không nên cố gắng
phân định đúng sai với khách hàng. Điều bạn cần làm là tìm ra giải pháp để giải
quyết vấn đề mà vẫn làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái.
3. Hệ thống liên lạc chưa tốt: Khách hàng sẽ không muốn giao dịch tiếp nếu họ
gặp khó khăn khi liên lạc với công ty đối tác. Điện thoại luôn bận hoặc thư điện
tử không được trả lời nhanh là một trong những yếu kém trong hệ thống liên lạc
cần được cải thiện nếu công ty bạn muốn “giữ chân” được khách hàng.
4. Đứng về phía chính sách của công ty một cách thái quá: Không bao giờ
được nói với khách hàng rằng “Đây là chính sách của công ty chúng tôi” hay
“Nếu tối chấp thuận yêu cầu này của bạn, tôi sẽ phải làm vậy với cả những
khách hàng khác”. Thay vào đó bạn cần tìm ra cách nói mềm mỏng để làm cho
khách hàng hiểu rằng đây là những chính sách đã được nghiên cứu rất kỹ để có
thể đem lại lợi ích cho cả hai phía.
5. Không giữ lời hứa: Nếu hai bên đã thống nhất ngày giao hàng thì công ty
bạn phải đảm bảo rằng hàng sẽ đến đúng theo lời hẹn. Nếu có bất cứ điều gì
gây cản trở ngày giao hàng thì điều quan trọng là lấy lại niềm tin nơi khách hàng.
Gửi tới lời xin lỗi chân thành, đảm bảo việc này sẽ không bao giờ xảy ra và lần
này công ty sẽ bồi hoàn mọi tổn thất vì hàng đến chậm.
6. Ghi nhớ sa tên khách hàng: Đây là lỗi khá đơn giản và chủ yếu do tính bất
cẩn của nhân viên gây ra. Ví dụ, bạn liên tục gọi khách hàng là bà Johnson
thuộc công ty Jackson Avenue nhưng thực ra đó là bà Jackson thuộc công ty
Johnson Avenue. Chắc chắn rằng họ sẽ không muốn tiếp tục làm việc với công
ty bạn thêm nữa.
7. Giao dịch lòng vòng: Khi bất kỳ ai gọi đến dịch vụ khách hàng, họ đều mong
muốn được nói chuyện với người cần gặp (như người quản lý hoặc nhân viên họ
đang làm việc cùng) chỉ sau khi lễ tân nối máy. Nếu họ cứ phải qua hết người
này đến người khác mà chưa nói chuyện được với người cần gặp thì họ sẽ cảm
thấy mệt mỏi và dễ bực tức.
8. Không chú ý lắng nghe yêu cầu của khách hàng: Khi khách hàng hỏi một
vấn đề này mà nhân viên trả lời với một vấn đề khác. Điều này chứng tỏ họ
không chú tâm tới vấn đề của khách hàng khi nói chuyện. Đó là lý do tại sao khả
năng nghe và ghi nhớ nhanh vấn đề là một trong những kỹ năng đòi hỏi khi
tuyển dụng các nhân viên cho phòng quan hệ khách hàng.
9. Quên những quy tắc cơ bản: Nhiều khi các nhân viên đã quên đi những câu
nói lịch sự xã giao thông thường khi nói chuyện với khách hàng. “Làm ơn”, “cảm
ơn,” “chúng tôi rất xin lỗi về sự bất tiên đã gây ra cho quý khách”… là những câu
nói đơn giản nhất thể hiện sự nhiệt tình và thái độ lịch sự đối với khách hàng mà
bất kỳ nhân viên nào cũng cần biết.
2. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Ngày nay, điện thoại là một trong những phương tiện
làm việc không thể thiếu của chúng ta. Nhưng hầu hết
đều chưa từng học hay đọc qua một văn bản nào
hướng dẫn về cách giao tiếp qua điện thoại. Nếu bạn
là nhân viên lễ tân của công ty, khả năng giao tiếp qua
điện thoại không chỉ nói lên tính cách của bạn mà còn
làm ảnh hưởng đến hình ảnh của toàn công ty.
Trong khi gọi điện thoại, hãy nhớ kỹ những điều sau đây:
- Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên khuấy mất.
- Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây. Nếu không biết, hãy hỏi thẳng thắn.
- Đừng nghĩ rằng người bên kia không biết bạn đang vừa nói điện thoại vừa ăn
uống, hút thuốc, ngáp, …
- Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác. Bạn có thể nhầm lẫn nội
dung hai cuộc điện thoại. Hơn nữa, người gọi sẽ cảm thấy không được tôn
trọng.
- Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện vào lúc khác.
- Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.
- Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện, kể cả khi đó không phải
là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc
hỏi họ lời nhắn.
- Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói.
- Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích, thật ngu ngốc!
Ngoài ra, bạn cần chú ý đến kỹ năng nghe và nói:
Nghệ thuật nghe không đơn giản là việc im lặng lắng nghe. Nên nhớ bên kia
không nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn. Họ chỉ cảm thấy sự chú ý của bạn
khi bạn lên tiếng đồng tình, góp lời vào cuộc thảo luận, như “vâng, tôi đang
nghe”, hoặc đơn giản là những câu ậm ừ cũng được. Đừng im lặng tuyệt đối,
người kia sẽ nghĩ họ đang độc thoại.
Hãy chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ, một chiếc bút để ghi lại những thông tin
quan trọng.
Nghệ thuật nói: Dù không nói chuyện trực tiếp nhưng giọng nói sẽ giúp bạn thể
hiện hình ảnh của mình một cách khá sinh động. Hãy tươi cười, nụ cười dù
không được nhìn thấy vẫn giúp giọng nói tươi vui hơn, thân thiện hơn. Hãy thể
hiện sự nhiệt tình và tự tin trong lời nói của bạn.
Đừng nói quá to cũng đừng thì thầm khiến đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại.
Đừng gào vào máy nhé, bạn đang quát thẳng vào tai người ta đấy.
Hãy chú ý, nếu người ta gọi cho bạn, đừng “con cà con kê”, kéo dài cuộc điện
thoại không cần thiết. Có thể họ đang sốt ruột vì phải trả tiền điện thoại đấy.
3.
3. Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả
Trong cuộc sống của chúng ta luôn có những vấn đề nảy sinh, và làm cách nào
để giải quyết tốt những vấn đề đó? Sáu bước sau đây sẽ giúp bạn vượt qua
những vấn đề khó khăn đó.
1. Nhận ra vấn đề:
Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự
là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu ?;
hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì ? Bạn không nên lãng phí
thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không
quan trọng.
2. Xác định chủ sở hữu của vấn đề:
Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải
quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất
là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết.
Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình
cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”.
3. Hiểu vấn đề:
Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc
vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng
bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật
mang”. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề
cần giải quyết, theo gợi ý sau:
Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì?;
Vấn đề xảy ra ở đâu?;
Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?;
Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?
Tính chất của vấn đề (khẩn cấp, quan trọng)?
4. Chọn giải pháp:
Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, nhà quản lý sẽ đưa ra được rất
nhiều giải pháp để lựa chọn. Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải
pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng
được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi,
và có tính hiệu quả.
Ở giai đoạn này, bạn cần thử nghiệm tính khả thi của từng giải pháp nhưng chỉ
là thử trong đầu. Các câu hỏi ở đây như sau:
Các giải pháp sẽ được thực hiện như thế nào?
Chúng sẽ thỏa mãn các mục tiêu của tôi đến mức độ nào?
Phí tổn (về tài chính, thời gian, công sức…) cho việc áp dụng mỗi giải
pháp là bao nhiêu?
Giải pháp nào tốt hơn, giải pháp nào tốt nhất?
5. Thực thi giải pháp:
Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể
bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà
quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm
chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những
nguồn lực sẵn có khác.v.v
6. Đánh giá:
Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải
quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào
không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được
rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.
Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi rườm rà nếu làm theo các bước trên. Vạn sự khởi
đầu nan. Lần đầu tiên áp dụng một kỹ năng mới bao giờ cũng đòi hỏi sự kiên
nhẫn và quyết tâm của bạn. Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ
năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện.
5 Lời khuyên thành công - Kỹ năng dành cho bạn trẻ

Bạn nuôi ước mơ sẽ trở thành một doanh nghiệp thành công? Bạn đang "tập tành" bước
vào thương trường?
Sau đây là những lời khuyên sẽ giúp bạn có được nền tảng tốt trong kinh doanh, tạo bước
đến với thành công.
1. Trước khi làm việc gì phải suy xét kỹ.
Điều đầu tiên mà những nhà doanh nghiệp thành công là trước khi bắt đầu việc kinh doanh
của họ, họ sẽ nghiên cứu vấn đề ở tầm nhìn xa trông rộng, để chắc chắn những gì họ hiểu
về thương trường, đối thủ, và những gì họ có thể gặp.
Họ biết rằng họ không thể tạo ra một dịch vụ một cách hiệu quả nếu không biết những khả
năng nào họ nổi trội hơn và những cơ hội nào giúp họ thành công. Họ tạo những kế hoạch
kinh doanh, tạo những mục tiêu và làm tất cả những công việc "nền" cần thiết trước khi
"lao" vào.
2. Bạn có thể làm ra tiền bằng cách làm việc không công.
Một số nhà kinh doanh đạt được thành công như ngày nay một phần cũng nhờ vào sự tham
gia tình nguyện những dự án trong cộng đồng. Điều này sẽ giúp họ có cơ hội tăng thêm
những kinh nghiệm, có những mối quan hệ và bắt đầu tham gia những tiến trình làm việc
hệ thống quan trọng.
3. Một cơ hội tốt có thể đến bất cứ lúc nào và bất cứ nơi nào.
Thỉnh thoảng những cơ hội "tự trình diện" khi sự trông đợi của chúng ta không còn hy
vọng! Những nhà kinh doanh thành công học cách giữ đôi mắt và đôi tai của họ mở to, để
chào đón những cơ hội đến bất cứ lúc nào. Bạn chưa từng biết từ nơi nào công việc kinh
doanh sẽ đến.
"Chìa khóa" là luôn luôn gieo những hạt giống. Bạn chưa từng biết chúng sẽ phát triển như
thế nào, nhưng nhiều hơn khi bạn "phơi" chúng ra ngoài. Điều này nghĩa là hãy sẵn sàng
nói về công việc kinh doanh bất cứ khi nào và ở bất cứ nơi đâu.
4. Từ công việc kinh doanh nhỏ có thể dẫn đến công việc kinh doanh lớn.
Thỉnh thoảng những chủ doanh nghiệp dùng tất cả thời gian để tìm kiếm một con cá lớn và
không đếm xỉa gì đến những cơ hội nhỏ. Robyn Frankel, sở hữu một công ty P.R ở St.
Louis, vừa học được rằng - những khách hàng với một công việc nhỏ có thể bắt đầu đem
đến những cơ hội lớn. Bởi vậy, Frankel tham gia trong những dự án ngay cả khi chúng
không có gì lớn lao cả, hoàn tất những dự án đó với sự tinh tường, và sau đó, sự nhiệt tình
đã biến những cơ hội "con tép" ấy thành những "con tôm"!
5. Sự đam mê là quan trọng.
Không có gì bí mật để trở thành một nhà kinh doanh thành công là làm việc vất vả. Bạn
cần phải yêu những gì bạn làm. Sự bắt đầu công việc kinh doanh của bạn có thể là một
năng khiếu, nhưng bạn phải lao động cật lực bằng tất cả niềm đam mê, để có những cơ hội
thỏa mãn ước mơ nghề nghiệp trong nền tảng công việc hàng ngày.
4. Để giao tiếp - Ứng xử thành công
Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người
luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ
dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng
văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người
càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế
nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật,
ngày nay còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc sống, trong công
việc .
Để giao tiếp, ứng xử thành công hơn bạn nên chú ý những nguyên tắc sau:
I. Nguyên tắc ứng xử:
1. Hãy tiếp cận với con người ở góc độ không tốt, không xấu:
Không có ai là người hoàn toàn xấu cả. Khi đánh giá con người cụ thể chúng ta
thường bị những cách nhìn tĩnh tại, xơ cứng, bị định kiến che lấp, ít khi tách ra
được dù chỉ là tương đối đầy đủ những ưu điểm, nhược điểm của họ và lại càng
không xác định được giới hạn, hoàn cảnh, diễn biến có thể có của những ưu
điểm và nhược điểm đó. Con người cũng dễ bị chi phối bởi qui luật cảm xúc "yêu
nên tốt, ghét nên xấu". Kết quả là dễ mắc sai lầm trong giao tiếp. Do vậy nguyên
tắc đầu tiên trong nghệ thuật ứng xử là hãy tiếp cận với con người ở góc độ
không tốt, không xấu.
Ở nguyên tắc này, mỗi người có thể tự tìm cho mình một cách ứng xử thành
công, ta tạm chia thành các bước sau:
Bước 1: Hãy thừa nhận (chấp nhận).
Bước 2: Biết lắng nghe ý kiến, tìm ra chỗ mạnh, chỗ yếu của người. Thấy
cái mạnh, lợi thế của ta (cái ta có mà người không có).
Bước 3: Tạo ra sự đồng cảm, gây niềm tin (hiểu biết lẫn nhau, gây sự tin
tưởng).
Bước 4: Tìm điểm chung, mỗi bên đều thấy được cái lợi, cái vui và cách
cộng tác, tương lai của sự cộng tác đó.
Bước 5: Tạo dư luận ủng hộ, xây dựng mối quan hệ thân tình.
2. Lường mọi điều, tính đến mọi khả năng với nhiều phương án:
Nếu trong mỗi con người đều có những giá trị dương (+) (những đức tín tốt,
những mặt mạnh, những ưu điểm ) và có cả những giá trị âm (-) (những tính
xấu, những mặt yếu, những khuyết điểm ) thì với người này có thể tới 90 (+),
có 10 (-) hoặc ở người khác có thể đạt 99 (+) chỉ có 1 (-). Vấn đề là ở chỗ cần
phải biết nhìn ra "dấu cộng" trong cả khối "dấu trừ" và phát hiện kịp thời "dấu trừ"
trong "vô khối dấu cộng" để có thể dự đoán được tác động có hại của mặt trái
"dấu trừ" mà khởi thủy của nó chỉ là một chấm nhỏ rất mờ nhạt trong cả khối
"dấu cộng".
Điều quan trọng hơn trong phép ứng xử là tìm ra những chất xúc tác để kích
thích phản ứng đổi dấu tích cực xảy ra theo hướng 1 (+) trở thành n (+) và n (-)
giảm xuống còn 1 (-).
3. Nắm bắt nghệ thuật theo nhu cầu:
Điều khó nhất trong giao tiếp ứng xử là đối tượng thờ ơ, không có nhu cầu. Bạn
sẽ ứng xử như thế nào khi đối tượng không muốn nói chuyện, không muốn nghe
bạn can ngăn, không muốn hợp tác với bạn v.v ?
- Hãy gợi trí tò mò hoặc cho họ thấy cái lợi, cái vui mà bạn đang có, còn người
ấy đang thiếu, đang cần.
- Chỉ cho họ bằng cách nào đó, thấy tia hy vọng vào kết quả, gây thiện cảm, tạo
sự tin tưởng.
- Giao trách nhiệm một cách công khai, tạo ra tình huống chỉ có tiến chứ không
có lùi, ràng buộc bằng những sợi dây vô hình về quan hệ nào đó đã được hình
thành.
- Gây niềm say mê, tìm được ý nghĩa trong cuộc sống, công việc đang tiến hành.
- Củng cố niềm tin, thuyết phục về một kết cục tốt đẹp.
- Phải tạo ra sự an toàn, biết cách chống đỡ dư luận, tạo dư luận mới ủng hộ.
- Tính đến nhiều phương án, chọn phương án hợp với mình nhất, có thể tạo ra
những vấp ngã nhỏ để luyện tập bản lĩnh, chủ động đề phòng tính tự kiêu.
Trong những trường hợp cụ thể đòi hỏi mọi người phải biết ứng biến và điều
quan trọng hơn là hãy tìm cho được sơ đồ đi tới thành công riêng của mình.
II. Một số cách ứng xử:
1. Thủ thuật "ném đá thăm đường":
Có bạn trai tâm sự: Đến dự đám cưới một người bạn, tôi đã gặp một người con
gái mà tôi thầm mơ ước, tôi rất muốn làm quen với người con gái ấy nhưng
không biết phải bắt đầu như thế nào?
Có lẽ trước tiên nên bắt đầu vào đề từ cùng một hứng thú. Chẳng hạn có thể từ
một bức tranh, một bản nhạc, một ca khúc mới được mọi người yêu thích, hay
một bộ phim mới, một quyển sách mới, một mốt quần áo mới những cái đối
phương biết rõ và có phản ứng tích cực. Hoặc có thể từ một điểm chung nào đó
về học tập, việc làm Bắt đầu từ những câu chuyện không quan trọng lắm để
làm mất đi sự căng thẳng và ngăn cách giữa hai người và qua đó bạn có thể
hiểu thêm về người bạn mà ta muốn gần gũi (những sở thích, thói quen, cá
tính ) có một sơ đồ giao tiếp sau đây:
a. Giai đoạn trước khi giao tiếp:
- Xác định mục đích, làm quen đối tượng và gây ấn tượng tốt
- Đánh giá đối tượng, hoàn cảnh:
Sở thích,thói quen, cá tính.
Thời gian, không gian cuộc gặp.
Có hay không có người giới thiệu.
- Lựa chọn phương án ứng xử:
Tìm cớ làm quen cho hợp lý, tế nhị.
Ngôn ngữ, cử chỉ dễ cảm mến.
Văn phong gần gũi, không quá trịnh trọng nhưng cũng không suồng sã.
Tính trước những tình huống bất ngờ có thể xảy ra để ứng xử nhanh.
b. Giai đoạn giao tiếp:
Nên:
Phá bầu không khí xa lạ bằng việc hỏi han hoặc những câu nói đùa.
Tìm chủ đề chung, ít chạm đến quan điểm cá nhân.
Nói ít về mình. Chú ý quan sát cử chỉ, điệu bộ, nét mặt của đối phương.
Giới hạn cuộc giao tiếp trong phạm vi vừa đủ, dừng đúng lúc.
Nêu ra những câu hỏi thăm dò, chủ động gợi chuyện.
Tự tin.
Không nên:
Vội vã đi vào vấn đề chính.
Đặt những câu hỏi liên quan nhiều đến cá nhân.
Nói nhiều về mình, dốc bầu tâm sự, nói thẳng về mình khi đối phương đặt
những câu hỏi thăm dò.
Chuyện lan man, kéo dài cuộc giao tiếp.
Khích bác hoặc công kích nói xấu một ai đó.
Rụt rè, lảng tránh, ấp úng.
2. Tình huống cần đối đáp mềm mỏng, ý nghĩa sâu xa:
Dân gian có câu:
"Lời nói chẳng mất tiền mua
Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau".
Đối với nhiều ý kiến phê bình, phản đối của đối phương, không nên đáp lại bằng
những lời nói hằn học, nặng nề mà nhiều khi nên dùng lời nói nhẹ nhàng nhưng
chứa đựng những ý nghĩa sâu xa.
3. Tình huống phải chuyển bại thành thắng:
Trong cuộc sống đời thườnng nhiều khi ta bị đẩy vào tình huống bất lợi, có nguy
cơ thất bại, lúc đó đòi hỏi phải bình tĩnh, suy nghĩ ngay đến những hậu quả xấu
nhất có thể xảy ra (chuẩn bị tâm thế sẵn sàng chấp nhận). Tìm xem có cách gì
để hạn chế mức thấp nhất những tác hại (ví dụ: điều gì đã đẩy ta vào tình thế bất
lợi, có cách nào tạo được kế hoãn binh có vẻ ít liên quan, nhưng nếu được "địch
thủ" sẵn sàng chấp nhận thì chính điều có vẻ không liên quan đó có thể thay đổi
tình thế ).
4. Tình huống dùng hài hước:
"Khi bạn nổi cáu ta hãy đùa lại một câu" (Laphôngten).
Hài hước là một nhân tố cực kỳ quan trọng trong ngôn ngữ giao tiếp. Đó là
"chiếc van an toàn" cho mọi cuộc xung đột, là chìa khóa để mở "cánh cửa lòng".
Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng ngôn ngữ hài hước để phê phán
thường mang lại hiệu quả lớn hơn nhiều. Bởi thế khi kể một câu chuyện cười
hoặc một lời đối đáp có nội dung, cách nói hài hước thường làm cho không khí
vui nhộn, điều tiết được tình cảm, nhắc khéo người khác mà không làm họ bực
mình. Tất nhiên cũng không nên lạm dụng nó.
Quy luật phổ biến của truyện hài hước là mở đầu dẫn dắt và hình thành làm cho
người ta nghi vấn. Người kể nên có ngữ điệu bình thường, sau đó tăng thêm
tình tiết nghi hoặc và giải quyết bất ngờ.
5. Tình huống phải đi thẳng vào vấn đề khi cần thiết:
Trong cuộc sống có trường hợp không thể quanh co, bóng gió, tế nhị mà phải
bày tỏ quan điểm, thái độ của mình một cách thẳng thắn, kiên quyết. Lúc đó phải
diễn đạt vào thẳng nội dung chính của vấn đề để biểu hiện ý chí và lòng tin ở
bản thân. Đối với những vấn đề then chốt không nên tỏ ra quá cân nhắc, đắn đo
làm cho người nghe cảm thấy thiếu tin tưởng, do dự. Tất nhiên để nói bằng cách
này cần phải suy nghĩ, cân nhắc thật kỹ càng.
6. Tình huống nói ẩn ý bằng ngụ ngôn:
Trong giao tiếp khi cảm thấy khó thuyết phục người khác bằng lý lẽ trực tiếp
hoặc cảm thấy dễ bị phản ứng, không tiện nói thẳng ra, thì người ta thường
dùng phương pháp ẩn ý bằng ngụ ngôn. Tức là chọn những câu chuyện ngụ
ngôn có nội dung ẩn ý bên trong phù hợp với mục đích khuyên răn, thuyết phục
của mình để kể cho đối phương nghe.
Cái lợi của phương pháp này là người nghe phải suy nghĩ mới hiểu hết cái ẩn ý
bên trong đó. Bản thân câu chuyện sẽ đưa ra những lời khuyên sâu sắc chứ
không phải người kể chuyện, do đó không có lý do để nổi khùng, tự ái hoặc mặc
cảm.
Tuy nhiên để dùng phương pháp này có hiệu quả, người dùng phương pháp này
phải am hiểu câu chuyện phù hợp với trình độ người nghe, nếu người nghe
không hiểu gì cả, sẽ không có tác dụng.
7. Tình huống phản bác khéo những yêu cầu vô lý ở người khác:
Cũng có lúc bạn gặp những người khăng khăng đưa ra cho bạn những đòi hỏi
vô lý không thể thực hiện được. Trước những tình huống đó nhiều khi ta không
thể bác bỏ thẳng thừng vì chạm lòng tự ái hoặc người không thỏa mãn với ta rồi
tiếp tục quấy rối nữa và cách đó cũng chưa làm cho người tự nhận thấy được
những đòi hỏi của họ là vô lý.
Vậy ta sẽ xử lý thế nào trong trường hợp đó? Tốt nhất là hãy thừa nhận đã, sau
đó khéo léo chỉ ra sự vô lý hoặc điều không thể thực hiện được. Cũng có thể
cảnh tỉnh người đó bằng việc chỉ ra những điều bất lợi, sự nguy hiểm nếu người
đó cứ giữ nguyên ý kiến, nhắm mắt hành động. Chú ý ngôn ngữ không nên gay
gắt nhưng tỏ ra cương quyết.
8. Tình huống thừa nhận trước để chuyển hướng sau:
Nếu khi bạn không đồng ý với ý kiến của đối phương mà người đó lại là cấp trên,
người lớn tuổi, cha mẹ thì bạn sẽ xử sự như thế nào? Việc thuyết phục để đối
phương nghe theo mình, có nghĩa là chấp nhận ý kiến của mình cũng đòi hỏi
phải có một nghệ thuật nhất định.
Bạn chớ phản đối và phê phán các ý kiến của đối phương. Bạn hãy tiếp thu ý
kiến của họ, biểu thị thái độ đồng cảm ở mức độ nào đó để có thể làm giảm
được sự cứng nhắc của đối phương, khiến họ bằng lòng nghe ý kiến của bạn.
Song phải nắm vững nguyên tắc không được tỏ thái độ của mình ngang bằng
với đối phương để tiếp sau đó dùng lời mà chuyển hướng, thay đổi cách nhìn
nhận của đối phương, làm họ bằng lòng tiếp thu ý kiến của bạn.
9. Tình huống cần bạn đồng minh:
Khi tranh luận trước nhiều người cần thể hiện quan điểm, bạn nên chú ý đầy đủ
đến thái độ của những người xung quanh, cần động viên được nhiều người
nghe và ủng hộ quan điểm của mình. Nếu người nghe ủng hộ ta, đồng tình với
quan điểm của ta đang trình bày, sẽ tạo thành một sức mạnh to lớn, một sức ép
tinh thần làm đối phương không phản kích lại được.
Chẳng hạn khi đang xếp hàng có người chen ngang, bạn lợi dụng thái độ của số
đông mọi người xung quanh để gạt người đó ra khỏi hàng là hợp lý nhất.
10. Tình huống không nhượng bộ khi mình có lý trong tranh luận:
Trong quan hệ giữa người với người, tranh luận là một điều hết sức bình thường
và không thể tránh được. Không có tranh luận, điều phải trái không được phân
định. Không thể coi tranh luận là một thói xấu mà hạn chế nó.
Song tranh luận có thể dẫn đến sự không thoải mái hoặc đôi khi xung đột. Tranh
luận có phương pháp sẽ đem lại kết quả tốt là điều chúng ta cần chú ý học hỏi.
Một là, khi tranh luận nên có thái độ thật công bằng, đừng làm tổn thương đến
lòng tự ái của người kia. Sự phê phán, bình phẩm người khác không thể quá
một giới hạn nhất định, nếu không có thể làm tăng thêm mâu thuẫn vốn có.
Hai là, giọng nói phải mền mỏng, thật lòng. Trong tranh luận phải tỏ ra tôn trọng
nhau, làm sao cho người cùng tranh luận tin rằng tranh luận thật là có ích. Trong
tranh luận nhiều khi người thắng không hẳn đã là nhiều lý lẽ biết hùng biện, mà
có thể là người có thái độ đúng mực và chân thực nhất.
Ba là, tranh luận phải có mục đích rõ ràng. Tranh luận nên xoay quanh những
điều cần giải quyết.
11. Tình huống cần thuyết phục bằng hành động:
"Mọi lý thuyết đều màu xám
Còn cây đời mãi mãi xanh tươi"
(Gơt)
Trong giao tiếp, khi cảm thấy khó thuyết phục người khác nghe ý kiến của mình
bằng lời nói, bạn có thể dùng hành động để thuyết phục. Thuyết phục bằng hành
động thường hiệu quả lớn nhất. Thông qua việc làm, hành động cụ thể, ta có thể
làm cho đối phương thay đổi cách nghĩ, tình cảm, thái độ, chấp nhận ý kiến của
ta.
Bạn là một cán bộ phong trào thanh niên. Bạn muốn tổ chức các hoạt động văn
hóa thể dục thể thao thanh niên nhưng các cấp lãnh đạo ở địa phương chưa tin
tưởng vào khả năng của bạn, chưa tạo điều kiện mọi mặt để bạn làm việc. Bạn
đừng nản chí và cũng đừng dùng lời nói để thuyết phục. Hãy cố gắng tạo ra một
vài việc làm cụ thể có hiệu quả. Từ sự thành công đã đạt được, tận dụng thời
điểm gây hưng phấn cao rồi đưa ra những kiến giải hợp lý với các cấp lãnh đạo.
Như vậy, mục đích và kết quả hoạt động đạt được và mối quan hệ ảnh hưởng
của bạn phát triển tốt hơn.
Khi vận dụng phương pháp này bạn cần lưu ý:
Mục đích hoạt động phải rõ ràng, không vụ lợi.
Có kế hoạch hành động chi tiết, tính đến các điều kiện cần và đủ đảm bảo
cho sự thành công, bước đầu tiên tránh thất bại.
Tạo dư luận ủng hộ để gây sức ép hoặc quy tụ sức mạnh.
Làm thử để chứng minh, rút kinh nghiệm.
Tạo quan hệ gần gũi tin cẩn.
Nếu ở vào tình huống các bậc "hụ huynh" của người yêu bạn còn chưa tin tưởng
và chấp nhận cho bạn yêu con của họ, thì bạn cũng có thể dùng phương pháp
này để đạt mục đích.
III. Những điều nên tránh trong giao tiếp ứng xử:
1. Nói nửa chừng rồi dừng lại hoặc cướp lời người đang nói, làm nhiễu thứ tự
hoặc luồng suy nghĩ của người đó.
2. Không nói rõ và giải thích đầy đủ làm người nghe cảm thấy đột ngột, khó hiểu
đề tài nói chuyện của bạn. Không nên đưa những trọng tâm, những khái quát
làm người tiếp chuyện khó theo dõi mạch chuyện.
3. Nói sai đề tài, không quan tâm đến điều mình nói.
4. Nói thao thao bất tuyệt, không ngừng nêu các câu hỏi làm người tiếp chuyện
có cảm giác mình yêu cầu hơi nhiều quá.
5. Không trả lời thẳng vào câu hỏi mà người khác nêu ra, quanh co, dài dòng,
gây nên cảm giác không trung thực cho người hỏi.
6. Tự cho rằng mọi điều mình đều biết cả.
7. Làm ra vẻ hiểu biết sâu rộng.
8. Phát triển câu chuyện không tập trung vào chủ đề chính làm cho người tiếp
chuyện cảm thấy nhàm chán.9. Ngắt bỏ hứng thú nói chuyện của người khác để
ép người đó phải chuyển sang nói về đề tài mà bạn thích.
10. Thì thầm với một vài người trong đám đông.
11. Dùng ngôn ngữ quá bóng bảy.
12. Chêm những câu tiếng nước ngoài trong câu nói của mình một cách tùy tiện.
13. Đột ngột cao giọng.
14. Dùng những lời quá suồng sã với mức độ quan hệ.
15. Dùng những từ đệm không cần thiết.
16. Nói với giọng khích bác, chạm vào lòng tự ái của người khác.
Hãy quyết tâm khởi sự kinh doanh!
Thứ Tư, 05/10/2005 - 2:05 PM
Bạn đang dự tính khởi sự một công việc kinh doanh mới? Bạn đang băn khoăn khởi sự
kinh doanh như thế nào? Quy mô của nó ra sao? Nên đặt nó ở đâu? Sẽ cần bao nhiêu tiền?
Làm thế nào để mọi người hùn vốn và thời điểm khởi đầu tốt nhất là khi nào? Hay bạn chỉ
là một trong số những độc giả có chút tò mò về những gì có thể chứa đựng trong công việc
khởi xướng một công việc kinh doanh mới?
Dù bạn đang trong tâm trạng mất ăn mất ngủ vì lo nghĩ về việc khởi đầu công
việc kinh doanh của riêng mình hay chỉ đang tham khảo ý tưởng sẽ khởi sự một
công việc làm ăn "vào một lúc nào đó" trong đời mình, bạn nên hiểu: Khởi sự
kinh doanh, cho dù chỉ là một công việc nhỏ, nhưng lại là một quyết định rất
quan trọng, bởi đây không phải là việc "trời cho" mà là cả một sự cố gắng
nghiêm túc, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Có thể so sánh việc mở đầu
kinh doanh với việc dấn thân vào một cuộc phiêu lưu đầy vinh quang thử thách
và hấp dẫn. Nếu bạn biết rõ khả năng mình, nắm vững bản chất của thị trường
và có được những kỹ năng cần cho việc khởi sự và quản lý một doanh nghiệp
tức l à bạn đã thấy ở đó nhiều phần thưởng xứng đáng về lợi nhuận, tinh thần,
địa vị và ảnh hưởng với xã hội Là người đầu tiên nhập cuộc, có thể bạn đang
dự tính lao vào một cuộc hành trình mà nhiều người còn đang suy tính nhưng
bạn cần biết lợi dụng một thời cơ. Thời cơ là sức mạnh vô hình sẽ giúp bạn
nhanh chóng đẩy doanh nghiệp tiến triển. Mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp, thậm
chí cả mỗi quốc gia nếu chớp được những thời cơ lớn cũng tức là đã tạo ra
những nguồn lực lớn cho phát triển.

Những biện pháp sau sẽ giúp bạn một cách đắc lực từ việc khởi sự kinh doanh
đến suốt quá trình quản lý doanh nghiệp của mình:

1/ Hãy khát khao làm giàu và biết cách tổ chức quản lý một cách khôn ngoan các
yếu tố: vốn, con người, kỹ thuật, những kinh nghiệm quản lý mới nhất để làm
giàu cho doanh nghiệp của bạn.
2/ Phải tìm ra các biện pháp tạo vốn trong kinh doanh từ nhiều người khác nhau.
Bạn chỉ có thể làm giàu khi biết huy động số tiền của người khác một cách dễ
dàng và làm giàu từ những số vốn đó. Nói cách khác bạn phải dùng lực đòn bẩy
để nhân số vốn lên nhiều lần (bằng con đường khuyên khích mọi người góp cổ
phần, mua hàng trả chậm, ).
3/ Biết học hỏi và phấn đấu theo gương của những doanh nhân thành đạt.
4/ Lựa chọn một đường hướng riêng mà người khác chưa đi hoặc ít người biết
đến để thể hiện tài năng kinh doanh của bạn.
5/ Nên có nhiều bạn và phải biết chọn bạn: Bạn nên kết thân với nhiều người ở
nhiều ngành nghề nhưng trước hết là lĩnh vực mà bạn sẽ kinh doanh. Cơ nghiệp
của bạn sẽ càng phát triển nếu có những người bạn ái mộ, khích lệ và quảng
cáo giúp tài năng của bạn. Tình bạn cũng bổ sung cho bạn nhiều đức tính và
năng lực mới trong kinh doanh.
6/ Biết khen ngợi, khích lệ người khác trước mặt cũng như sau lưng họ, đặc biệt
là đối với các đối tác kinh doanh và nhân viên của bạn.
7/ Phải nắm bắt được nhu cầu của người tiêu dùng và khả năng tài chính của họ
để tung ra thị trường những hàng hoá thích hợp.
8/ Hãy đừng chạy theo "Lợi nhuận" mà bạn nên theo "giúp" người rồi tức khắc
tiền bạc sẽ đến.
9/ Tiết kiệm từng xu trong kinh doanh nhưng khi cần đầu tư cũng sẵn sàng chi
bạc tỷ.
10/ Chỉ "tung" vào thị trường những thứ mà thị trường "khát" nhất.
11/ Tiền bạc thanh toán phải phân minh.
12/ Biết lắng nghe ý kiến khách hàng và sửa chữa ngay lập tức.
13/ Hãy biết sử dụng mạng lưới kinh doanh của các doanh nghiệp có uy tín ở
trong và quốc tế để tiêu thụ hàng hoá của mình.
14/ Cần quan tâm tới lợi nhuận lâu dài chứ không chạy theo lợi nhuận trước
mắt.
15/ Dám mạo hiểm trong các quyết định kinh doanh, dân chủ trong bàn bạc
nhưng cần sắt đá trong quyết toán.
16/ Hãy quan tâm cải tiến liên tục từng cái nhỏ nhất nếu có thể được, từ sản
phẩm, phương thức phục vụ, cách quản lý của doanh nghiệp. Đừng đợi đến lúc
phải cải cách toàn bộ.
17/ Biết quảng cáo và quảng cáo một cách khôn ngoan. Bạn có chân lý thôi thì
chưa đủ mà còn phải làm cho chân lý đó hấp dẫn hơn.
18/ Hãy tạo cho doanh nghiệp của bạn không khí chan hoà như trong một gia
đình.
19/ Trong quản lý doanh nghiệp, bạn hãy luôn luôn hoà nhã với mọi người ở bất

Xem chi tiết: sai lầm cần tránh khi giao dịch với khách hàng