Công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện quốc gia Việt Nam

Pháp lệnh thư viện thông qua ngày 28/12/2000 quy định về nhiệm vụ của
Thư viện quốc gia Việt Nam như sau:
- Thu nhận xuất bản phẩm trong nước theo chế độ nộp lưu chiểu, biên
soạn và xuất bản thư mục quốc gia
- Thu nhận luận án tiến sĩ của các nhaf khoa học Việt Nam được bảo vệ
trong và ngoài nước
- Thu nhận các loại hình tài liệu của nước ngoài bằng các hình thức: mua,
trao đổi, nhận biếu tặng
- Xử lý tài liệu, xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin, tổ chức cho người sử
dụng thư viện khai thác tài liệu tại chỗ và trong cả nước thông qua việc phối hợp
liên thư viện và mạng thông tin
- Thực hiện thông tin khoa học, văn hoá, nghệ thuật
- Nghiên cứu thư viện học và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động thư viện
Hướng dẫn nghiệp vụ cho mạng lưới thư viện trong cả nước
- Hợp tác, trao đổi với các thư viện và trung tâm thông tin-tư liệu trong
nước và nước ngoài theo định hướng của Bộ Văn hóa-thông tin
- Quản lý công chức, tài sản, tài chính của cơ quan theo quy định của Nhà
nước và của Bộ Văn hoá-thông tin.
5
1.3. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia
Theo quyết định số 579 ngày 17/3/1997, bộ máy tổ chức của Thư viện
Quốc gia Việt Nam bao gồm :
- Về lãnh đạo : 01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc và thư ký hội đồng khoa
học, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Bộ Văn hoá Thông tin.
- Về tư vấn khoa học : Hội đồng khoa học.
- Bộ máy tổ chức gồm 11 phòng chức năng :
- Phòng hành chính tổng hợp.
- Phòng quan hệ quốc tế.
- Phòng lưu chiểu.
- Phòng bổ sung và trao đổi tài liệu quốc tế.
- Phòng phân loại – biên mục.
- Phòng tin học.
- Phòng nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ.
- Phòng đọc sách.
- Phòng đọc báo, tạp chí.
- Phòng tra cứu.
- Phòng bảo quản.
6
CHƯƠNG II
KHẢO SÁT THỰC TRẠNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN
QUỐC GIA VIỆT NAM
2.1. Vài nét về phòng bảo quản
Công tác bảo quản vốn tài liệu là công việc chung của thư viện. Tuy nhiên
vì Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện có chức năng thu thập và tàng trữ
đời đời vốn tài liệu dân tộc, thu thập có chọn lọc và bảo quản lâu dài tài liệu
nước ngoài có giá trị. Do vậy mà công tác bảo quản tài liệu có một ý nghĩa đặc
biệt quan trọng cần có một bộ phận chuyên về bảo quản tài liệu. Đó là lý do mà
phòng bảo quản tài liệu đã có từ những ngày đầu thư viện mới ra đời.
Phòng bảo quản ra đời với chức năng : xây dựng chiến lược, kế hoạch về
công tác quản lý, tổ chức hệ thống kho tài liệu, bảo quản, giữ gìn và tổ chức,
cung cấp, khai thác,sử dụng tài liệu. Nghiên cứu, đề xuất giải pháp phòng chống
các tác nhân huỷ hoại tài liệu.
Nhiệm vụ cơ bản của phòng bảo quản bao gồm :
- Tổ chức làm vệ sinh tài liệu, kho tàng, tu sửa, đóng bìa cứng, mềm cho
các loại tài liệu, dán chỉ từ cho tài liệu phục vụ trong kho mở.
- Nghiên cứu các hình thức, phương pháp mới về bảo quản vốn tài liệu
thư viện, áp dụng các phương pháp kỹ thuật tiên tiến vào việc chống và hạn chế
ảnh hưởng của ác tác nhân đối với sự huỷ hoại và tự huỷ hoại của các tài liệu
thư viện.
- Nghiên cứu lý luận, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác bảo quản tài liệu.
- Lấy sách theo phiếu yêu cầu cho phòng đọc theo phiếu yêu cầu và
phòng đọc tài liệu quý hiếm
Hiện nay phòng bảo quản có 16 cán bộ, 01 trưởng phòng và 02 phó
phòng. Tất cả đều chưa qua lớp chính quy về công tác bảo quản, chỉ một số cán
bộ mới qua lớp tập huấn ngắn hạn hay hội thảo về bảo quản tài liệu.
2.2. Các hình thức, biện pháp bảo quản tài liệu
7
Quá trình bảo quản tài liệu luôn phụ thuộc vào thực trạng, loại hình tài
liệu được bảo quản và trong bất cứ trường hợp nào việc kéo dài tuổi thọ cho tài
liệu luôn là vấn đề mấu chốt nhất.
Hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đang lưu giữ một số lượng tài liệu
lớn với vốn sách, báo-tạp chí theo số liệu thống kê tháng 2 năm 2007 cụ thể như
sau:
- Sách Việt: 374477 bản
- Sách ngoại: 65497 bản
- Sách Hán- Nôm: 5205 bản
- Sách Hoa: 44541 bản
- Sách Pháp: 45677 bản
- Sách quỹ Châu Á: 4500 bản
- Sách Nga: 268070 bản
- Kho sách Đông Dương: 53901 bản
- Sách Nhật và Triều Tiên: 4374 bản
- Sách nhạc: 21329 cuốn
- Tranh: 3073 cuốn
- Bản đồ: 2235
- Kho tài liệu nghiệp vụ: hơn 3000 bản (tiếng Việt, tiếng nước ngoài),
trong đó có 32 tên tạp chí chuyên ngành.
- Kho lưu chiểu: 207034 tên sách
Kho báo-tạp chí bao gồm:
- Báo-tạp chí tiếng Việt: 1530 tên
- Báo-tạp chí tiếng Pháp: 978 tên
- Báo-tạp chí tiếng Anh:2150 tên
- Báo-tạp chí tiêng Nga: 750 tên
- Báo-tạp chí tiếng Trung: 500 tên
- Kho báo-tạp chí nghiên cứu: 1718 tên
- Kho báo-tạp chí nước ngoài khác: 840 tên
8
Hiện nay Thư viện Quốc gia Việt Nam đã có những biện pháp, một số
trang thiết bị kỹ thuật nhằm phục vụ công tác bảo quản tài liệu. Tuy nhiên vốn
tài liệu đang ở trong tình trạng báo động, nhiều sách, báo-tạp chí bị rách nát, hư
hỏng nặng, đặc biệt là những tài liệu xuất bản trước năm 1945 như kho sách
Hán-Nôm, kho sách Đông Dương, báo-tạp chí nghiên cứu… bị ố vàng, mốc, mờ
chữ, mối mọt, giòn, dễ mục nát.
Vốn tư liệu bị hư hỏng như vậy phải kể đến một số nguyên nhân chủ yếu
sau:
- Sự tự huỷ hoại của bản thân tài liệu: dù cho tài liệu được giữ gìn cẩn
thận nhưng sau một thời gian tài liệu vẫn bị huỷ hoại và không thể tránh khoi do
trong quá trình tạo ra giấy người ta sử dụng nhiều hoá chất, đặc biệt axit để tẩy
trắng giấy, dưới tác động của độ ẩm trong không khí giấy rất dễ bị phân huỷ.
Còn đối với tài liệu từ tính sau một thời gian từ tính giảm nên thông tin lưu giữ
trong chúng bị ảnh hưởng, chất lượng giảm có khi còn bị hư hỏng không sử
dụng được.
- Sự xâm hại của các loại côn trùng, đặc biệt là mối mọt, gián, con dài
đuôi và chuột làm cho kho sách báo bị hư hại.
- Môi trường chứa tài liệu chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật:
Độ ẩm cao trên 70% tài liệu sẽ bị cồng lên méo mó hoặc dễ dàng bị mủn
nát do giấy hut ẩm dễ dàng tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng phát triển, độ
ẩm thấp giấy bị khô giòn. Còn khi độ ẩm thay đổi thường xuyên gây các biến
dạng vật lý, làm đứt các sợi xenlulo giấy nhanh bị rách nát. Do vậy mà độ ẩm là
nhân tố gây huỷ hoại tài liệu nguy hiểm nhất.
Ánh sáng cũng giữ một vai trò rất quan trọng đối với tài liệu, ánh sáng tự
nhiên chiếu vào tài liệu co hơi nóng làm giảm độ ẩm tương đối trong không khí,
đẩy mạnh quá trình oxy hoá làm giòn tài liệu và mực màu bị phai mờ. ánh sáng
nhân tạo dù không gây ra nhiều tác hại như ánh sáng tự nhiên nhưng cũng bị ảnh
hưởng: các bóng đèn tròn đỏ tạo ra các tia hồng ngoại, bóng đèn huỳnh quang
tuy nhiệt độ thấp nhưng lại phát ra nhiều tia cực tím phá huỷ những liên kết hóa
học trong giấy làm cho giấy dễ bị rách.
9
Nhiệt độ trong kho cao sẽ gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự
thuỷ phân trong giấy làm cho giấy mờ chữ, bị giòn, phim ảnh giãn nở mở rộng .
Nhiệt độ thấp, không khí ẩm ướt dễ tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển , tài
liệu mủn nát, ố mốc, phim ảnh bị co lại. Nhiệt độ lên xuống thất thường sẽ dẫn
đến hiện tượng co bóp các cơ sợi theo hướng dọc ngang làm cho nó tự suy giảm
độ bền cơ học.
Bụi là kẻ thù giấu mặt của tài liệu có tác hại làm bào mòn tài liệu, sự co
giãn của tài liệu có thể làm cho bụi đâm rách các thớ giấy. Trong bụi có lẫn
nhiều tế bào nấm mốc, vô số vi khuẩn và trứng các loại côn trùng do vậy nếu
gặp điều kiện thuận lợi chúng sẽ phát triển một cách nhanh chóng.
- Do sự sử dụng quá tải của con người đối với một số tài liệu quý hiếm và
ý thức sử dụng tài liệu của bạn đọc chưa cao, hiện tượng cắt xé, đánh dấu tài liệu
vẫn còn, đặc biệt là phòng đọc báo-tạp chí, sách bị gấp nếp…
Cán bộ thư viện nhiều khi không kiểm soát hết được bạn đọc nên đã
không kịp thời nhắc nhở bạn đọc, không kiểm tra tài liệu trước khi cho bạn đọc
mượn và sau khi bạn đọc trả
Nhiều tài liệu đem đi photocopy, nhiệt độ nóng của máy photocopy cũng
làm cho tài liệu bị hư hỏng.
- Ngày trước khi phong kiến phương Bắc và thực dân Pháp sang xâm lược
nước ta cũng đã mang về nước nhiều tài liệu quý hiếm
- Kinh phí đầu tư cho công tác bảo quản còn hạn chế …
Với thực trạng vốn tài liệu như hiện nay, để hạn chế sự huỷ hoại của tài
liệu nhằm bảo quản tốt vốn tài liệu dân tộc và tài liệu có giá trị của nước ngoài
đồng thời phục vụ bạn đọc một cách đầy đủ, nhanh chóng, hiệu quả Thư viện
quốc gia Việt Nam đã áp dụng một số biện pháp
2.1.1. Tổ chức và sắp xếp một số loại tài liệu theo kho riêng để có chế độ
bảo quản thích hợp
- Kho lưu chiểu
- Kho Đông Dương
- Kho Hán- Nôm
10
- Kho báo-tạp chí nghiên cứu
- Kho luận án
- Kho vi phim
- Tổng kho…
Đối với kho luận án được thư viện bảo quản theo một chế độ riêng. Luận
án tiến sĩ của cá nhân là người Việt Nam được bảo vệ trong và ngoài nước ngoài
phải nộp một bản cho cơ quan nơi công tác còn nộp một bản cho Thư viện Quốc
gia Việt Nam vì đây là vốn tài liệu, nội dung có hàm lượng thông tin khoa học
cao nên cần được lưu trữ và phục vụ bạn đọc một cách thật tốt. Mỗi một luận án
tiến sĩ bao gồm một bản chính, một bản tóm tắt, một bản dịch tóm tắt luận án đối
với tài liệu bằng tiếng nước ngoài được đặt trong một hộp bìa cát tông cứng
nhằm bảo vệ luận án tránh sự lan truyền axit từ các bản luận án khác và giảm
bớt tác hại của môi trường xung quanh như bụi, nấm mốc, ánh sáng…Hiện nay
thư viện có hơn 13000 luận án, tất cả đều đã được đóng bìa cát tông.
Báo-tạp chí là một loại hình tài liệu rất quan trọng của thư viện, chúng
luôn gắn liền với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội và khoa học công nghệ trong
mọi thời đại, được xếp vào dạng tài liệu gọi là ấn phẩm định kỳ. Đây cũng là
nguồn thông tin khoa học nhiều , nhanh nhất, thông tin cập nhật, mang tính khoa
học cao nhưng cũng chóng bị lỗi thời. Do tính chất như vậy phòng báo-tạp chí
được tổ chức như một thư viện thu nhỏ từ khâu nhận tài liệu từ phòng Lưu chiểu
và phòng Bổ sung đến xử lý kỹ thuật, tổ chức sắp xếp, bảo quản kho tàng và
phục vụ bạn đọc
Còn đối với kho phim, do phim dễ bị hỏng không sử dụng được trong
điều kiện môi trường không đạt tiêu chuẩn, kho phim cũng là kho lưu trữ những
tài liệu quý hiếm do vậy mà sau khi sao thành hai bản âm bản (Microfilm
Negative) và dương bản (Microfilm Positive) đều được lưu giữ trong các hộp
nhôm. Các bản microfiche được lưu trữ trong các hộp bằng gỗ. Tất cả đều được
bảo quản trong đạt tiêu chuẩn bảo quản cho phép (nhiệt độ 14-17°C, độ ẩm 65-
76%)…
11
Như vậy Thư viện Quốc gia Việt Nam mới chỉ có kho báo-tạp chí và kho
vi phim là đạt tiêu chuẩn về môi trường bảo quản (nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm).
2.2.2. Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác
Do tác động của nhiều nhân tố gây huỷ hoại tài liệu, phần lớn các tài liệu
bằng giấy sau thời gian dài sử dụng đã bị ố vàng, nấm mốc, rách nát…Số tài liệu
này nếu tiếp tục đưa vào sử dụng có thể làm hư hỏng, rách nát hơn. Đặc biệt là
tài liệu qúy hiếm, đáng chú ý nhất là cuốn sách của Alecxandre de Rhodes xuất
bản từ năm 1552, cuốn Marchand 1- Africain của C. Castellani xuất bản năm
1603…và hàng chục ngàn cuốn sách có hàng trăm năm tuổi, báo-tạp chí xuất
bản trước năm 1954 như Gia Định báo- tờ báo chữ quốc ngữ đầu tiên, xuất bản
năm 1865, tờ Le Courrier de Haiphong xuất bản năm 1886… Để hạn chế sử
dụng những tài liệu gốc có giá trị nhưng có nguy cơ hư hỏng, Thư viện Quốc gia
Việt Nam đã đưa vào sử dụng các loại tài liệu đó dưới dạng vi phim gồm
microfilm và microfiche nhằm thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
Bộ phận microfilm được thành lập năm 1967 nhưng chỉ từ sau năm 1976
thì công việc này mới được tiến hành nhờ các trang thiết bị hiện đại do Cộng
hoà dân chủ Đức giúp đỡ gồm 2 máy chụp, 4 máy đọc và một số thiết bị chuyên
dụng khác. Cán bộ thư viện cũng được Đức giúp đỡ đào tạo làm microfilm. Thư
viện Quốc gia hiện có 10000 tên sách sao lưu dưới dạng Microfiche do Thư viện
Quốc gia Pháp tặng. Thư viện cũng có một bộ phận cán bộ làm công tác sao lưu
tài liệu dưới dạng Microfilm Công tác sao chụp tài liệu hiện nay vẫn đang được
tiến hành có một bộ phận chuyên trách thực hiện. Một số phim sao chụp hồi đầu
không được bảo quản tốt nên không dùng được tuy nhiên điều kiện bảo quản
hiện tại ở phòng phim đã đạt tiêu chuẩn kỹ thuật. Một tài liệu sau khi chụp gồm
hai bản âm bản (Microfilm Negative) được giữ lại và dương bản (Microfilm
Positive) đem ra phục vụ bạn đọc.Thư viện Quốc gia hiện có:
- Microfilm Positive:
- Báo Việt: 231 tên
- Baó ngoại: 111 tên
- Sách ngoại: 878 tên
12
- Sách Nga: 46 tên
- Sách Hán: 97 tên
- Sách Việt:1047 hộp
- Microfilm Negative:
- Báo Việt: 287 cuộn
- Báo Nga: 132 cuộn
- Sách Nga: 549 cuộn
- Sách Hán: 127 cuộn
- Sách Việt: 715 cuộn
Nhìn chung công việc sao chụp tài liệu bằng giấy sang dạng tài liệu vi
phim hiện nay vẫn đang được tiến hành và thu được kết quả tốt .
2.2.3. Số hoá tài liệu
Để phục vụ hiệu quả cho bạn đọc một cách đông đảo và hiệu quả thư viện
đã thực hiện số hoá tài liệu bao gồm 3 CSDL sau:
- CSDL CD-BA: gồm 910 tên các loại (băng radio, CD, e-book…) về các
lĩnh vực khoa học cơ bản
- CSDL toàn văn trực tuyến:
- AROGA: dữ liệu toàn văn từ 918 tạp chí khoa học của 107 nước gồm 4
ngôn ngữ (Anh, Pháp, Ả Rập, Tây Ban Nha) về lĩnh vực nông nghiệp, công
nghiệp sinh học, ngành liên quan đến sanh vật, môI trường và xã hội học.
- ABSCO: hiện có trên 15000 tài liệu chuyên ngành có uy tín trên thế giới
với 11 CSDL.
- SYNERGY BLACKWELL: trên 863000 bài trích từ trên 873 tpj chí
chuyên ngành
- WILSON: gồm 299 tên tạp chí từ năm 1983 đến nay
- CSDL số hoá toàn văn
- Luận án tiến sĩ hiện có 6405 bản thông tin tóm tắt và 1500 bản tiếng
Việt
Công việc số hoá tài liệu hiện nay được giao cho phòng tin học đảm
nhiệm
13
2.2.4. Dùng hoá chất để diệt côn trùng
Thư viện Quốc gia với diện tích kho khá lớn và hệ thống kho phân bố
không cùng một nơi do vậy việc dùng hoá chất để tiêu diệt tất cả các loại côn
trùng gây huỷ hoại tài liệu là khó, hơn nữa dung hoá chất vừa gây hại cho người
lại vừa gây hại cho tài liệu nên chỉ dùng khi cần thiết và khi sử dụng phải cẩn
thận để giảm gây hại cho người.
Để giảm thiệt hại do mối mọt gây ra thư viện đã thay thế hầu hết các giá
sách gỗ bằng các giá sách nhôm. Thư viện sử dụng thuốc Cọc đông TC 250 hoặc
Ciknin của Agrevro với phương pháp phun phòng để chống mối. Đối với sách bị
nấm mốc thư viện sử dụng cồn công nghiệp pha với pentaclorua phenolat natri
từ 3-5% chải lên các tài liệu bị mốc…Kho lưu chiểu là kho bị chuột cắn phá
nhiều nhất do có ít người vào, cán bộ thư viện đã dùng bẫy giảm được phần nào
tác hại do chuột gây ra. Để khử trùng thư viện đã dùng loại alyminium phophide
56% min của Ấn Độ với liều lựơng 2-3 viên/m² sàn kho trong 3=5 ngày. Công
việc này được phòng bảo quản đảm nhiệm cho tất cả các kho trong thư viện và
được làm định kì 1năm/1lần. Tuy nhiên phương pháp dùng hoá chất gâyhại đến
sức khoẻ con người và làm giảm tuổi thọ của tài liệu, nó chỉ có tác dụng nhất
thời diệt côn trùng. Cách tốt nhất là đảm bảo môI trường bảo quản tài liệu đạt
tiêu chuẩn bằng các trang thiết bị hiện đại.
2.2.5. Đảm bảo môi trường bảo quản
Hiện nay hệ thống kho tàng của thư viện được xây dựng nhất quán và đạt
tiêu chuẩn cho bảo quản tài liệu lâu dài. Nước ta là một nước có khí hậu nhiệt
đới gió mùa, việc bảo quản trở nên khó khăn hơn do đó mà ban lãnh đạo thư
viện rất quan tâm đến môi trường kho. Các kho đều có cửa dự phòng để phòng
tránh tình trạng cháy nổ, các kho đều được trang bị hệ thống bình chữa cháy tự
động và bán tự động. Hệ thống điện trong kho đều được bọc dây an toàn và có
đầu tiếp đất an toàn. Các bóng đèn huỳnh quang đựơi I trường kho, đỡ lamg tổn
hại đến sách. Thư viện đã đưa hệ thống điều hoà trung tâm vào hoạt động để
điều hoà nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với yêu cầu của từng loại tài liệu. Tuy nhiên
điều hoà không khí không phải lúc nào cũng được bật 24/24 giờ trừ phòng vi
14

Xem chi tiết: Công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện quốc gia Việt Nam