Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận, phân hệ, các phòng ban chức năng
có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi phòng ban, bộ phận đợc chuyên môn
hoá, có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng
quản lý .
- Cán bộ quản lý : là những ngời ra quyết định và chịu trách nhiệm về các
quyết định quản lý của mình.
- Cơ chế hoạt động của bộ máy: Xác định nguyên tắc làm việc của bộ
máy quản lý và các mối liên hệ cơ bản để đảm bảo sự phối hợp hoạt động của
các bộ phận nhằm đạt đợc mục tiêu chung đề ra.
1.3. Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.
a. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Nh đã trình bày ở phần trên, ta thấy rằng một trong các tính chất cơ bản
của bộ máy quản lý doanh nghiệp là tính cân bằng động. Từ đó ta thấy rằng
nếu xét trong toàn bộ quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp thì bộ
máy quản lý doanh nghiệp luôn luôn cần phải biến đổi và hoàn thiện vì các lý
do sau:
- Doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay là doanh nghiệp kinh
doanh thuần tuý (doanh nghiệp thơng mại) đều hoạt động trong một môi trờng
kinh doanh nhất định.
Môi trờng kinh doanh này bao hàm các yếu tố nh luật pháp, chính trị, văn
hoá, môi trờng kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đổi thủ
cạnh tranh tiềm năng, nhà cung cấp
Các yếu tố thuộc môi trờng này luôn luôn biến động hàng năm, hàng
quý, hàng tháng, hàng ngày, thạm chí hàng giờ. Vì vậy các hoạt động ngắn hạn
hoặc dài hạn của doanh nghiệp cũng phải biến đổi theo, các kế hoạch chiến lợc
và tác nghiệp thay đổi. Mà bộ máy quản lý đợc tạo lập để thực hiện các kế
hoạch chiến lợc và tác nghiệp và vì vậy nó phải biến đổi và hoàn thiện để phù
hợp với tình hình mới.
- Điều kiện kinh doanh thay đổi trong doanh nghiệp cũng nh thay đổi của
môi trờng thờng tạo ra các cơ hội và đe doạ đối với các hoạt động sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện bộ máy quản lý
Trang
5
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
để tận dụng thời cơ, tránh đợc các mối đe doạ nhằm đa doanh nghiệp đạt đợc
mục tiêu sớm hơn dự kiến.
- Càng ngày, trình độ khoa học kỹ thuật càng phát triển tạo ra các máy
móc thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến đòi hỏi các nhà quản lý
phải nắm bắt kịp thời và vì vậy cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý .
- Khi quy mô của doanh nghiệp thay đổi tất yếu dẫn đến bộ máy quản lý
thay đổi cho phù hợp.
- Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, do ảnh hởng tiêu cực của
cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trớc đây đã làm cho hạn chế về nhiều mặt
đặc biệt là về bộ máy quản lý. Trớc đây, do thực hiện cơ chế kế hoạch hoá tập
trung, mọi chỉ tiêu kế hoạch đều đợc rót từ trên xuống, các nhà quản lý doanh
nghiệp không cần phải quan tâm tới thị trờng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh,
nhà cung cấp, hiệu quả kinh doanh, do vậy đã tạo nên một đội ngũ cán bộ
quản lý doanh nghiệp kém năng động và do vậy khi nền kinh tế chuyển sang
hoạt động theo cơ chế thị trờng cạnh tranh, các thành phần kinh tế hoạt động
bình đẳng, cạnh tranh quốc tế thì cơ chế cũ và đội ngũ cán bộ cũ tỏ ra khó phù
hợp nếu họ không tự học tập và hoàn thiện. Tóm lại, khi hoạt động trong cơ chế
thị trờng cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp Việt Nam cần hoàn thiện bộ
máy quản lý của mình.
Nhìn chung, việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một tất yếu
khách quan đối với mọi nền kinh tế ở mọi giai đoạn phát triển, đặc biệt là đối
với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
b. Nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý, các doanh nghiệp
cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý của mình theo hớng đơn giản, gọn nhẹ và
có hiệu lực để đảm bảo cho hệ thống này làm việc tối u, mang lại hiệu quả kinh
tế cao cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý gồm:
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tức là hoàn thiện việc phân chia các
phong ban chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phòng ban sao cho cơ cấu
trở nên tối u, tinh giảm, gọn nhẹ, tiết kiệm.
Trang
6
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
- Hoàn thiện công tác cán bộ: Bao gồm hoàn thiện việc tuyển dụng cán
bộ, sử dụng cán bộ, di chuyển cán bộ, trả công cho cán bộ và phát triển cán bộ.
- Hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy: Tức là hoàn thiện các nguyên
tắc hoạt động của bộ máy, hoàn thiện sự phối hợp giữa các bộ phận, các phòng
ban và các cá nhân nhằm thực hiện các chức năng quản lý.
c. Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Để hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp, trớc hết ta cần phân tích và
đánh giá bộ máy hiện có xem bộ máy hiện tại đã đáp ứng đợc yêu câù hay cha,
và đã tối u hay cha.
Để phân tích bộ máy ta lần lợt phân tích ba yếu tố cơ bản của nó là:
- Phân tích cơ cấu tổ chức.
- Phân tích công tác cán bộ.
- Phân tích cơ chế hoạt động của bộ máy.
Từ những phân tích trên ta rút ra nhận xét về những u, khuyết điểm, tìm
ra nguyên nhân và từ đó đa ra những biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy.
2. Cơ cấu tổ chức.
2.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có
mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm,
quyền hạn nhất định đợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm
đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác
định của doanh nghiệp.
Ta thấy rằng, bản chất của việc tồn tại cơ cấu tổ chức là dự phân chia
quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý. Vì vậy cơ cấu tổ chức một mặt phản
ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi ngời trong doanh nghiệp, mặt khác tác động
tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp.
Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ta thấy có các cấp quản lý, ví dụ cấp
Công ty, cấp đơn vị, cấp chức năng Các cấp quản lý này phản ánh sự phân
chia chức năng quản lý theo chiều dọc (trực tuyến) thể hiện sự tập trung hoá
trong quản lý. Trong cơ cấu ta thấy các bộ phận, phòng ban chức năng nh
Trang
7
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
phòng tổ chức, phòng tài chính, phòng Marketing, phòng nghiên cứu và phát
triển, phòng sản xuất các bộ phận, phòng ban này thể hiện sự phân chia chức
năng quản lý theo chiều ngan, biểu thị sự chuyên môn hoá trong phân công lao
động quản lý.
2.2. Các loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Trên thực tế, mỗi tổ chức tồn tại có một cơ cấu tổ chức xác định, tuy
nhiên tuỳ vào từng đặc điểm của mỗi tổ chức mà có các loại hình cơ cấu tổ chức
khác nhau. Để phân loại cơ cấu tổ chức ngời ta thờng dựa trên hai quan điểm
sau:
- Phân loại cơ cấu tổ chức theo phơng pháp tiếp cận hệ thống.
- Phân loại cơ cấu tổ chức trên quan điểm chiến lợc.
Đối với tổ chức là một doanh nghiệp thì việc phân loại cơ cấu tổ chức th-
ờng đợc xem xét dựa trên quan điểm chiến lợc.
Theo quan điểm chiến lợc thì thờng có 5 loại hình cơ cấu tổ chức quản lý
doanh nghiệp cơ bản sau:
a. Cơ cấu giản đơn.
Cơ cấu giản đơn là một loại hình cơ cấu đơn giản nhất. Trong cơ cấu này
thì các chức năng quản lý hầu hết tập trung vào một ngời quản lý doanh nghiệp.
Hầu nh không có sự chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý.
- Ưu điểm của cơ cấu này là gọn nhẹ, quyền lực tập trung vào số ít ngời
(một ngời) và vì vậy các quyết định có thể đợc đa ra và thực hiện nhanh chóng
- Nhợc điểm của cơ cấu này là do quyền lực, trách nhiệm tập trung vào
một số ít ngời nên khả năng ra quyết định sai lầm là cao.
- Khả năng ứng dụng: Loại hình cơ cấu này chỉ có thể áp dụng cho các
doanh nghiệp rất nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản, chẳng hạn các doanh
nghiệp t nhân một chủ, kinh doanh đơn mặt hàng, các cửa hàng nhỏ
b. Cơ cấu chức năng.
Các chức năng quản lý một doanh nghiệp đợc phân chia theo chiều dọc
hoặc chiều ngang.
Theo chiều ngang, trong quản lý doanh nghiệp các chức năng nh: quản lý
nhân sự, quản lý Marketing, quản lý tài chính, sản xuất tơng ứng với các chức
năng quản lý trên, bộ máy quản lý doanh nghiệp hình thành một loại hình cơ
Trang
8
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
cấu có cấu trúc chức năng. ở đây, các hoạt động tơng tự đợc phân nhóm thành
các phòng ban: Nhân sự, Marketing, tài chính, sản xuất theo sơ đồ nh sau:
Trong cơ cấu trên, tổng giám đốc phụ trách chung, mỗi phó tổng giám
đốc phụ trách một lĩnh vực tơng ứng.
- Ưu điểm:
+ Cơ cấu chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng, thích hợp với
những lĩnh vực cá nhân đợc đào tạo.
+Trong cơ cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn các nhân viên đều
dễ dàng hiểu công việc của phòng ban mình và công việc của mình.
+ Cơ cấu chức năng thực hiện chặt chẽ chế độ một thủ trởng.
- Nhợc điểm:
+ Khó kiểm soát thị trờng.
+ Có hiện tợng quá tổng hợp nội dung hoạt động một chức năng.
- Khả năng ứng dụng:
+ Cơ cấu này phù hợp với những tổ chức hoạt động đơn lĩnh vực, đơn sản
phẩm, đơn thị trờng.
+ Cơ cấu chức năng phù hợp với các tổ chức vừa và nhỏ.
c. Cơ cấu theo đơn vị. (Lĩnh vực/Sản phẩm /Thị trờng).
Cơ cấu này phân nhóm các cá nhân và nguồn lực theo lĩnh vực hoạt động,
sản phẩm hoặc thị trờng.
Vì vậy hình thành nên 3 loại cơ cấu cơ sở đó là cơ cấu theo lĩnh vực, cơ
cấu theo sản phẩm và cơ cấu theo thị trờng.
Trang
9
Tổng giám đốc
Phó tổng
giám đốc
sản xuất
Phó tổng
giám đốc
tài chính
Phó tổng
giám đốc
nhân sự
Phó tổng
giám đốc
Marketing
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
* Cơ cấu theo lĩnh vực:
+ Theo sản phẩm.
+ Theo thị trờng:
Trang
10
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Giám đốc phụ trách
lĩnh vực chế tạo
Giám đốc phụ trách
các dịch vụ tài chính
Giám đốc phụ trách
mạng lưới khách sạn
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
xe máy
Phó tổng giám đốc ô
tô
Phó tổng giám đốc
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Giám đốc phụ trách
thị trường Châu Mỹ
Giám đốc phụ trách
thị trường Châu Âu
Giám đốc phụ trách
thị trường trong nư
ớc
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
- Ưu điểm:
+ Cơ cấu theo sát quá trình quản lý gắn cùng với các mục tiêu chiến lợc.
+ Loại cơ cấu này thực hiện chuyên môn hoá theo những yếu tố mà tổ
chức đặc biệt quan tâm.
- Nhợc điểm:
+ Cản trở quá trình tổng hợp các chức năng do đó giảm khả năng sử dụng
các chuyên gia cho các hoạt động khác nhau.
- Khả năng áp dụng:
+ Cơ cấu theo đơn vị đợc áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn,
hoạt động đa lĩnh vực, đa sản phẩm, đa thị trờng. Thông thờng cơ cấu của
những tổ chức doanh nghiệp này là cơ cấu hỗ hợp của ba loại hình cơ cấu đơn vị
trên. Cơ cấu hỗn hợp có thể đợc biểu diễn theo so đồ sau:
Trang
11
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
phụ trách thị trường
Phó tổng giám đốc
sản phẩm ôtô
Giám đốc phụ trách
các dịch vụ tài chính
Giám đốc thị
trường nội địa
Giám đốc thị
trường quốc
tế
Giám đốc bảo
hiểm
Giám đốc tài
chính doanh
nghiệp
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
d. Cơ cấu ma trận.
Các cấu trúc trên là nhằm để phối hợp sự tập trung vào thị trờng và chức
năng lựa chọn việc tổ chức. Cơ cấu ma trận là một loại hình cơ cấu mà hai loại
tập trung trên đều đợc coi là quan trọng trong cơ cấu tổ chức. Cơ cấu ma trận th-
ờng đợc sử dụng trong các dự án phát triển của các ngành công nghiệp lớn.
Trong cơ cấu ma trận, bên cạnh các tuyến và các bộ phận chức năng,
trong cơ cấu hình thành nên những chơng trình hoặc dự án để thực hiện những
mục tiêu lớn, quan trọng, mang tính độc lập tơng đối và cần tập trung nguồn
lực.
Trong cơ cấu ma trận, lãnh đạo chơng trình, dự án có thể sử dụng những
bộ phận, những phân hệ, những ngời trong tổ chức để thực hiện chơng trình, dự
án theo quy chế chính thức.
Cơ cấu ma trận có thể đợc biểu diễn theo sơ đồ sau:
Trang
12
L nh đạo tổ chứcã
Lãnh đạo
tuyến 1
Lãnh đạo
tuyến n
Lãnh đạo
chức năng 1
Lãnh đạo
chức năng n
Lãnh đạo dự án
1
Lãnh đạo dự án
2
Lãnh đạo dự án
3
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
- Ưu điểm:
+ Cơ cấu ma trận có độ linh hoạt lớn.
+ Có khả năng tập trung nguồn lực vào các khâu xung yếu.
+ Sử dụng đợc các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực khác nhau của tổ
chức để đi đến mục tiêu.
+ Có thể dễ dàng phối hợp hoạt động.
- Nhợc điểm:
+ Khó phối hợp hoạt động của những ngời lãnh đạo chơng trình, dự án và
những ngời lãnh đạo trong các bộ phận, phân hệ khác.
+ Cơ cấu phức tạp, tốn kém, không bền.
- Khả năng ứng dụng:
+ Cơ cấu này đợc áp dụng rộng rãi trong thực tế, đặc biệt là vào những
năm 70 ở Châu Âu và Châu Mỹ. ở Việt Nam hiện nay đang phát triển loại hình
cơ cấu này.
+ Trong khi ứng dụng cơ cấu ma trận cần thân trọng, trong tổ chức tại
một thời điểm không nên có quá nhiều các chơng trình, dự án.
e. Cơ cấu hỗn hợp.
Trong thực tế, các tổ chức thờng sử dụng một hỗn hợp các hình thức cơ
cấu. Ngời ta mong muốn phân chia con ngời và nguồn lực bằng hai phơng pháp
cùng một lúc, nh ở quan điểm của cơ câu ma trận đã đa ra, nhằm cân bằng các
lợi thế và bất lợi của mỗi phơng pháp.
Trang
13
Chuyên đề thực tập S/v: Vũ Quang Minh - QLKT 39A
Cơ cấu hỗn hợp đợc sử dụng rộng rãi trong các tổ chức kinh doanh lớn ở
Việt Nam đặc biệt là các Tổng Công ty 90 và 91. Tại các Tổng Công ty này,
phân chia theo chức năng vẫn chiếm chủ đạo nhng do quy mô, chủng loại sản
phẩm và thị trờng đợc mở rộng, các phân chia thep sản phẩm, thị trờng đợc sử
dụng hỗ hợp trong cơ cấu.
2.3. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
a. Cơ sở khách quan của hoàn thiện cơ cấu tổ chức của các doanh
nghiệp.
Nh đã trình bày trong phần trớc, hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp
bao gồm ba nội dung cơ bản là: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoàn thiện công tác
cán bộ và hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy.
Ta thấy rằng việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một tất yếu khách quan
bởi vì:
- Khi doanh nghiệp phát triển thì các mục đích, yêu cầu, công việc, tầm
quản lý thay đổi và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù
hợp.
- Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp khi đợc thiết lập thì do những lý do chủ
quan hay khách quan nào đó thờng cha đạt đến mức độ tối u, các sai sót trong
mô hình cha tối u đó sẽ ảnh hởng bất lợi đến quá trình quản lý và hoạt động của
doanh nghiệp vì vậy để tăng hiệu quả của bộ máy quản lý ta cần phải hoàn thiện
cơ cấu tổ cho đến khi nó đạt đến sự tối u.
b. Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức thì trớc hết phải nghiên cứu một cách kỹ l-
ỡng cơ cấu hiện có và tiến hành đánh giá cơ cấu đó theo những chỉ tiêu nhất
định. Để phân tích đợc cơ cấu ta cần biểu diễn cơ cấu dới dạng sơ đồ. Từ sơ đồ
ta có thể chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó
phải thi hành.
Tiếp theo phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho
từng bộ phận. Phân tích khối lợng công tác của mỗi bộ phận, phát hiện những
khâu yếu.
Phân tích việc chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp
quản lý.
Trang
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét