2. Bộ máy quản lý
2.1 Khái niệm
Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các con ngời cùng với các
phơng tiện của tổ chức đợc liên kết theo một số nguyên tắc và quy tắc nhất định
mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống
nhằm đạt đợc các mục tiêu đã định. Hay nói cách khác, bộ máy quản lý chính là
chủ thể quản lý của hệ thống.
2.2 Yêu cầu của bộ máy quản lý
Tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Thứ nhất, phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đợc giao, thực hiện đầy đủ,
toàn diện các chức năng quản lý của đơn vị.
Thứ hai, phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ trởng, chế độ trách nhiệm
cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động
trong đơn vị.
Thứ ba, phải phù hợp với khối lợng công việc, thích ứng với đặc điểm
kinh tế, kỹ thuật của đơn vị.
Thứ t, Phải đảm bảo chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực.
3. Cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý
3.1. Khái niệm
Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các con ngời cùng với các
phơng tiện của tổ chức đợc liên kết theo một số nguyên tắc và quy tắc nhất định
mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống
nhằm đạt đợc các mục tiêu đã định. Hay nói cách khác, bộ máy quản lý chính là
chủ thể quản lý của hệ thống.
3.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến:
Hệ thống cơ cấu trực tuyến là một kiểu phân chia tổ chức doanh nghiệp
dựa theo nguyên tắc của Fayol về tính thống nhất, phân chia nhiệm vụ theo
nguyên tắc.
5
Hệ thống cơ cấu trực tuyến hình thành một đờng thẳng rõ ràng về quyền
ra lệnh và trách nhiệm từ Lãnh đạo doanh nghiệp đến đối tợng quản lý. Hệ
thống này đợc mô tả theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Hệ thống cơ cấu trực tuyến
Đây là loại cơ cấu đơn giản nhất, có một cấp trên và một số cấp dới. Ngời
lãnh đạo các tuyến phải thực hiện tất cả các chức năng về quản lý. Mối liên hệ
đợc thực hiện theo chiều thẳng đứng.
Kiểu cơ cấu này thờng đợc áp dụng đối với những doanh nghiệp có quy
mô nhỏ, cơ cấu không phức tạp.
Ưu điểm:
- Cơ cấu tổ chức trực tuyến thể hiện chế độ tập quyền, tập trung.
- Quy trách nhiệm rõ ràng, cho phép giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ.
- Duy trì tính kỷ luật và kiểm tra.
- Ngời lãnh đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm về các kết quả hoạt động của
cấp dới quyền.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chế độ thủ trởng.
Nhợc điểm:
6
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo
tuyến 1
Đối tượng quản lý
Người lãnh đạo
tuyến 2
Đối tượng quản lý
- Để cơ cấu này phát huy đợc thì đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức
toàn diện, tổng hợp mọi vấn đề, có có quyết đoán.
- Không sử dụng đợc ngời có trình độ chuyên môn cấp dới.
- Không tận dụng đợc sự t vấn của các chuyên gia.
- Khi cần thiết liên hệ giữa các thành viên của các tuyến thì việc báo cáo
thông tin đi theo đờng cong.
2/ Hệ thống cơ cấu chức năng:
Hệ thống cơ cấu chức năng hay còn gọi là hệ thống cơ cấu nhiều tuyến,
đợc Taylor xây dựng trong phạm vi phân xởng. Trong phân xởng ngời lao động
nhận nhiệm vụ không phải từ cấp trên (đốc công) mà nhiều cấp khác nhau,
trong đó mỗi cấp trên có một chức năng quản lý nhất định. Với t cách thiết lập
mối quan hệ giao nhận nhiệm vụ nh thế, hệ thống cơ cấu chức năng đã bỏ qua
tính thống nhất của giao nhận nhiệm vụ. Có thể mô tả cơ cấu này qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Hệ thống cơ cấu chức năng
Theo kiểu cơ cấu này, công tác quản lý đợc tổ chức theo chức năng. Do đó
hình thành nên những ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hóa, chỉ đảm nhiệm một chức
năng quản lý nhất định. Cấp dới không những chịu sự lãnh đạo của một bộ phận
7
Người lãnh đạo
chức năng A
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo
chức năng C
Đối tượng quản
lý
Đối tượng quản
lý
Đối tượng quản
lý
chức năng, mà còn chịu sự lãnh đạo của ngời chủ doanh nghiệp và bộ phận chức
năng khác.
Mô hình này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, cơ cấu tơng đối
phức tạp, nhiều chức năng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nhng phổ
biến hơn.
Ưu điểm:
- Phát huy đợc ngời có trình độ chuyên môn cấp dới.
- Thu hút đợc các chuyên gia tham gia vào công tác quản lý.
- Giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo và giảm bớt gánh
nặng trách nhiệm quản lý cho ngời lãnh đạo.
Nhợc điểm:
- Không duy trì đợc tính kỷ luật, kiểm tra và phối hợp.
- Cơ cấu phức tạp, đòi hỏi nhiều bộ phận.
3/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến - chức năng:
Hệ thống này là sự kết hợp giữa hệ thống cơ cấu trực tuyến và hệ thống cơ
cấu chức năng. Hệ thống cơ cấu chức năng đợc mô tả qua sơ đồ sau:
8
Sơ đồ 3: Hệ thống cơ cấu trực tuyến chức năng
ở đây lãnh đạo tổ chức đợc sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng
trong việc ra quyết định để hớng dẫn, điều khiển và kiểm tra, truyền mệnh
kệnh theo tuyến đã đợc quy định. Ngời lãnh đạo các phòng, ban chức năng
không có quyền ra quyết định cho ngời thừa hành ở các tuyến.
Ưu điểm:
9
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo
chức năng A
nnăng A
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
chức năng C
Người lãnh đạo
cấp 2
Người lãnh đạo
chức năng A
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
chức năng C
Đối tượng quản
lý
Đối tượng quản
lý
Đối tượng quản
lý
- Tận dụng đợc u điểm của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng.
- Phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng.
- Đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
Nhợc điểm:
- Do có quá nhiều bộ phận chức năng nên lãnh đạo tổ chức thờng phải
họp hành nhiều, gây căng thẳng và lãng phí thời gian.
- Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau do không
thống nhất quyền hạn, quan điểm.
4/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mu:
Kiểu cơ cấu này duy trì đợc tính thống nhất của lãnh đạo và thực hiện các
nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng trong phân công lao động. Hệ thống cơ cấu trực
tuyến tham mu đợc mô tả theo sơ đồ sau:
10
Sơ đồ 4: Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mu
Tham mu là những ngời giúp việc cho ngời lãnh đạo đa ra quyết định. Nhờ
có bộ phận tham mu nên công việc ngời lãnh đạo giảm bớt. Tham mu không đợc
phép ra quyết định mà chỉ ngời lãnh đạo mới có quyền ra quyết định.
Ưu điểm:
- Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ.
- Sử dụng chuyên gia tốt hơn.
- Giảm nhẹ gánh nặng cho ngời lãnh đạo.
Nhợc điểm:
- Công việc của ngời lãnh đạo vẫn nặng nề.
- Nếu tham mu tốt sẽ giúp ngời lãnh đạo ra quyết định hợp lý, ngợc lại
nếu tham mu không có năng lực, không có trình độ sẽ gây trở ngại và nguy
hiểm.
4. Vai trò của bộ máy quản lý
Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều thực hiện
những mục tiêu nhất định, đòi hỏi phải có lực lợng điều hành toàn bộ quá trình
tổ chức thực hiện. Đó chính là lực lợng quản lý doanh nghiệp và hình thành nên
bộ máy quản lý doanh nghiệp. Để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp trong điều
11
Người lãnh đạo
Tham mưu 1 Tham mưu 1 Tham mưu 1
Người lãnh đạo
cấp 2
Người lãnh đạo
cấp 2
Đối tượng quản lý
TM1 TM2 TM1 TM2
hành tổ chức kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trởng trực
tiếp chỉ đạo lực lợng quản lý, thc hiện nhiệm vụ bố trí, sắp xếp nhân viên quản
lý cho phù hợp vào từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa
các thành viên trong cơ cấu, nhằm khai thác khả năng chuyên trí sáng tạo của
mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra nh năng suất, chất l-
ợng hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Nh vậy, trong mỗi doanh
nghiệp nếu không có bộ máy quản lý thì không có một lực lợng nào có thể tiến
hành nhiệm vụ quản lý, ngợc lại không có quá trình tổ chức nào đợc thực hiện
nếu không có bộ máy quản lý
Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết tới phân công và hiệp tác
lao động. C.Mác đã coi việc xuất hiện của quản lý là kết quả tất yếu của sự
chuyển đổi nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập thành một quá
trình đợc phối hợp lại.
Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm cho quá trình
quản lý đợc thực hiện trọn vẹn, không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các chức năng
quản lý đó, cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hóa.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những ngời có trình độ cao trong doanh
nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân
viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp, thiết
kế các mối quan hệ với nhau cho hợp lý và có trình độ thực sự sẽ góp phần
hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, nhiệm vụ quản lý, nâng cao hiệu quả sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
5. Những nhân tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý
Có thể quy thành 2 loại nhóm nhân tố ảnh hởng đến bộ máy quản lý:
5.1. Nhóm các nhân tố thuộc đối tợng quản lý:
- Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất.
- Tính chất và đặc điểm của sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mô
sản xuất, loại hình sản xuất.
- Số lợng công nhân viên.
12
5.2. Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:
- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp.
- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hóa các hoạt động quản trị.
- Trình độ cơ giới hóa và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình
độ năng lực quản lý của cán bộ quản lý.
- Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểm
tra của lãnh đạo đối với hoạt động của những ngời cấp dới.
- Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý.
Sự cần thiết của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở
trung tâm viễn thông khu vực I
Qua nghiên cứu văn bản quyết định thành lập trung tâm khu vực I theo
quyết định số : 100/QĐ_TCCB ngày 3/2/1990 của tổng cục trởn tổng cục bu
điện ta thấy rằng: trung tâm viễn thông khu vực I có nhiệm vụ và quyền hạn rất
nặng nề, có vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của công ty viễn thông liên
tỉnh hoạt động của trung tâm có ảnh hởng lớn đến hoạt động chung của toàn
công ty.
Mặt khác qua tìm hiểu đợc biết rằng: trung tâm viễn thông khu vực I hiện
nay vẫn còn bị ảnh hởng và tồn tại do lịch sử của ngành bu điện, công ty điện
thoại đờng dài trong thời kì bao cấp trớc đây để lại (tiền thân của trung tâm viễn
thông khu vực I hiện nay là trung tâm viễn thông I trực thuộc công ty điện thoại
đờng dài thuộc tổng cục bu điện nay là tổng công ty bu chính viễn thông ). Sau
khi thành lập công ty viễn thông liên tỉnh và trung tâm viễn thông liên tỉnh năm
1990 hầu hết tổ chức bộ máy quản lý, số cán bộ quản lý và số lao động trực tiếp
sản xuất vẫn giữ nguyên trạng tại trung tâm viễn thông khu vực I, hầu nh ít điều
động vào công tác tại trung tâm viễn thông khu vực II và trung tâm khu vực III
vì hầu hết là ngời thuộc tỉnh phía bắc. Số công nhân trên lại đa số là công nhân
dây, máy và trung cấp tuổi cao. Mặc dầu đã qua gần 15 năm công tác trực thuộc
công ty viễn thông liên tỉnh ( từ 1990) qua nhiều lần cải cách sắp xếp lại tổ chức
lao động, 1 số cán bộ đã nghỉ hu trí nhng hiện tại vẫn còn 1 số lao động hiện
13
đang tồn tại trong một số đơn vị (ví dụ nh: phòng hành chính quản trị 35 ngời,
trong đó có 2 tổ phục vụ ăn uống và vệ sinh tạp vụ, ban bảo vệ tự vệ 50 ngời và
1 số đơn vị sản xuất trực tiếp khác ở các đài, tuyến xởng bố trí ca kíp trực thông
tin)
Trớc xu thế phát triển mạnh mẽ của ngành viễn thông trên thế giới, trớc
sự phát triển mạnh mẽ và nhiệm vụ nặng nề của công ty viễn thông liên tỉnh.
Trong đó có trung tâm viễn thông khu vực I và đặc biệt là trớc sự cạnh tranh
quyết liệt trong lĩnh vực viễn thông trong nứơc và quốc tế thì việc hoàn thiên tổ
chức bộ máy quản lý của trung tâm viễn thông khu vực I là cần thiết.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét