Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD
Phân loại chức năng một cách khoa học là điều kiện để xây dựng và hoàn
thiện bộ máy quản trị theo hớng gọn, nhẹ và chuyên tinh, đồng thời để sử dụng và
bồi dỡng nguồn nhân lực theo đúng yêu cầu của hoạt động quản trị.
Hiện nay có tồn tại nhiều quan điểm khác nhau về cách phân loại chức
năng quản trị doanh nghiệp, tuy nhiên có ba cách phân loại phổ biến sau:
Thứ nhất, xét theo quan điểm ra quyết định. Nếu coi toàn bọ hoạt động
quản trị doanh nghiệp là hoạt động ra quyết định thì có chức ra quyết định mục
tiêu, chức năng ra quyết định phơng tiện và chức ra quyết định quản trị.
Thứ hai, xét theo quá trình quản trị. Có thể chia toàn bộ hoạt động thành
năm chức năng là: dự kiến, tổ chức, phối hợp, chỉ huy và kiểm soát.
Chức năng dự kiến: Chủ yếu đề cập đến mục tiêu của doanh nghiệp và con
đờng đề cập đến mục tiêu nào đó. Chức năng này rất quan trọng vì nó là định h-
ớng mà doanh nghiệp sẽ phải đạt dến trong tơng lai, đây đợc coi là là bản tuyên
bố sứ mạng của công ty. Sự quan trọng của chức năng này giống nh Lênin đã
nói :" Không thể làm việc trong điều kiện không có kế hoạch lâu dài, không dự
tính đợc những kế hoạch thực sự "
Chức năng tổ chức bao gồm: tổ chức xây dựng (Nh xây cơ cấu tổ chức sản
xuất, xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp, ) và tổ chức quá trình ( thực hiện
các t tởng, chiến lợc, kế hoạch, đã đặt ra từ khâu định hớng).
Chức năng phối hợp: Nhằm phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp,
phối hợp nhiệm vụ, phân quyền điều hành giữa các bộ phận. Chức năng này bao
gồm phối hợp theo chiều dọc, là phối hợp giữa các cấp các quản trị và phối hợp
theo chiều ngang là phối hợp giữa các chức năng , các lĩnh vực quản trị.
Chức năng chỉ huy: Chủ thể quản trị tác động lên đối tợng quản trị để họ
thực hiện các nhiệm vụ đợc giao.
Chức năng kiểm soát: chức năng cuối cùng của nhà quản trị, đánh giá sự
hoàn thành công việc so với kế hoạch hay mục tiêu đề ra. Tiến hành các biện
pháp sửa chữa nếu có sai lệch nhằm đảm bảo tổ chức đang đi đúng đờng để hoàn
thành mục tiêu.
Năm chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng hình thành
vòng tròn quản trị lấy cơ sở là sự trao đổi thông tin trong toàn bộ quá trình ra
quyết định quản trị:
5
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD
Thứ ba: Xét theo nội dung quản trị cụ thể hay theo lĩnh vực quản trị:
Lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp đợc hiểu nh các hoạt động quản trị
khi đợc sắp xếp trong một bộ phận nào đó. ở các bộ phận này có ngời chỉ huy và
liên quan đến việc ra các quyết định quản trị.
Lĩnh vực quản trị đợc xem xét ở một góc độ khác- góc độ của quản lý thực
tiễn. Lĩnh vực quản trị là các hoạt động quản trị đợc thiết lập trong các bộ phận có
tính chất tổ chức (nh phòng, ban) và đợc phân cấp, phân quyền trong việc ra quyết
định quản trị. Lĩnh vực quản trị đợc phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh:
truyền thống quản trị, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế, quy mô cũng nh đặc
điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó gắn liền với mỗi quốc gia, mỗi vùng
cụ thể và sự tiến bộ về nhận thức khoa học quản trị.
Trong doanh nghiệp có thể phân chia các lĩnh vực quản trị nh sau:
* Lĩnh vực vật t: có nhiệm vụ phát hiện nhu cầu vật t; tính toán vật t tồn
kho; mua sắm; nhập kho và bảo quản; cấp phát vật t.
* Lĩnh vực sản xuất: có nhiệm vụ hoạch định chơng trình; xây dựng kế
hoạch sản xuất; điều khiển quá trình chế biến; kiẻm tra chất lợng; giữ gìn bản
quyền, bí quyết, kiểu dáng và phát huy sáng chế phát minh của mọi thành viên
6
Kiểm tra
Chỉ huy
Định hướng
Tổ chức
Phối hợp
Trao đổi
thông tin
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD
* Lĩnh vực marketing gồm các nhiệm vụ : thu thập thông tin về thị trờng;
hoạch định chính sách sản phẩm; hoạch định chính sách giá cả; hoạch định chính
sách phân phối; hoạch định chính sách hỗ trợ tiêu thụ
* Lĩnh vực nhân sự bao gồm các nhiệm vụ sau: lập kế hoạch nhân sự;
tuyển dụng nhân sự; đánh giá nhân sự; phát triển nhân viên; thù lao, quản lý nhân
sự thông qua hồ sơ dữ liệu nhân sự, qua thống kê hoạt động của nhân viên và hỗ
trợ đời sống.
* Lĩnh vực kế toán - tài chính bao gồm các nhiệm vụ:
- Lĩnh vực tài chính: tạo vốn; sử dụng; quản lý vốn (chủ yếu là quản lý sự
lu thông, thanh toán và các quan hệ tín dụng)
- Lĩnh vực kế toán: kế toán sổ sách; tính toán chi phí-kết quả; xây dựng
các bản cân đối; tính toán lỗ lãi; các nhiệm vụ khác nh thẩm định kế hoạch, thống
kê, kiểm tra việc tính toán, bảo hiểm, thuế
* Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển gồm các nhiệm vụ: thực hiện các
nghiên cứu cơ bản; nghiên cứu ứng dụng; đa các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào áp
dụng; thẩm định hiệu quả các tiến bộ kỹ thuật đợc áp dụng .
* Lĩnh vực tổ chức và thông tin gồm các nhiệm vụ:
- Lĩnh vực tổ chức: tổ chức các dự án; phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức
doanh nghiệp; tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp.
- Lĩnh vực thông tin: xây dựng kế hoạch về các thông tin liên quan cho
doanh nghiệp; chọn lọc xử lý các thông tin; kiểm tra thông tin và giám sát thông
tin.
*Lĩnh vực hành chính pháp chế và dịch vụ chung: thực hiện các mối quan
hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp; tổ chức các hoạt động quần chúng trong
doanh nghiệp; các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp.
Sự phân chia trên đây chỉ mang tính khái quát, trên thực tế quản trị các lĩnh
vực tiếp tục đợc chia nhỏ nữa cho đến các công việc, nhiệm vụ quản trị cụ thể.
1.3. Phơng pháp xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp.
1.3.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp.
* Cơ cấu tổ chức quản trị không ổn định
7
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD
Đây là một loại cơ cấu tổ chức quản trị không có mô hình cụ thể, nó xuất
phát từ quan điểm: không có một cơ cấu tổ chức tối u cho mọi doanh nghiệp, trình
độ lao động, để lựa chọn tìm kiếm một mô hình phù hợp.
* Cơ cấu trực tuyến
Theo cơ cấu này thì ngời thừa nhận và thi hành mệnh lệnh của ngời phụ
trách cấp trên trực tiếp. Cơ cấu này có u điểm là tăng cờng trách nhiệm cá nhân,
tránh đợc tình trạng ngời thừa hành phải thi hành những chỉ thị khác nhau, thậm
chí mâu thuẫn nhau của ngời phụ trách. Tuy nhiên, nó có nhợc điểm là đòi hỏi
mỗi thủ trởng phải có kiến thức toàn diện thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
* Cơ cấu chức năng
Kiểu cơ cấu này cho phép cán bộ phụ trách của phòng chức năng có quyền
ra các mệnh lệnh và các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân
xởng, các bộ phận sản xuất.
u điểm của cơ cấu này là thu hút đợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo,
giải quyết vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh
nặng cho cán bộ chỉ huy chung của doanh nghiệp. Nhợc điểm là vi phạm chế độ
một thủ trởng , dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt
chẽ.
* Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng
Là một cơ cấu kết hợp hai kiểu đã đợc trình bày ở trên, kiểu cơ cấu tổ chức
này vừa phát huy năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo
quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
* Cơ cấu tổ chức quản trị phi hình thể
Cơ cấu này muốn nói lên rằng trong số nhân viên có ngời suy tôn lên làm
thủ lĩnh mà không phải do tổ chức chỉ định, ý kiến của họ có ảnh hởng rất lớn đến
các nhóm nhân viên. Cần phải phát hiện và tác động tới những ngời này để thông
qua họ lôi cuốn đợc các nhóm nhân viên làm việc có hiệu quả hơn.
1.3.2. Các phơng pháp xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh
nghiệp.
Xác định thành viên phân cấp đúng đắn chức năng quản trị và nắm vững
kiến thức về các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị là tiền đề để hoàn thiện cơ cấu tổ
8
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD
chức hiện có, cũng nh hình thành hay sửa đổi hoặc xoá bỏ một kiểu cơ cấu tổ
chức nào đó, nếu thiếu sự phân tích khoa học, chỉ làm theo ý muốn chủ quan,
phiến diện thờng gây ra những tác hại nghiêm trọng. Qua lý luận và thực tiễn
trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị và thực hành một số quan
điểm và phơng pháp xây dựng sau:
a. Những quan điểm hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị:
Quan điểm thứ nhất: Cho rằng việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý bao
giờ cũng bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phơng hớng phát triển. Trên cơ sở
đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại
giữa các yếu tố đó.
Quan điểm thứ hai: Cho rằng việc hình thành cơ cấu tổ chức quản trị trớc
hết phải đi từ việc mô tả chi tiết hoạt động của tất cả các đối tợng quản trị và xác
lập mối quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản
trị. Quan điểm này ngợc với quan điểm thứ nhất.
Quan điểm thứ ba: Kết hợp hai quan điểm trên , tức là hình thành cơ cấu tổ
chức bộ máy quản trị có sự kết hợp một cách hợp lí giữa quan điểm một và quan
điểm hai: Quan điểm này cho rằng, trớc hết phải đa ra những kết luận có tính
nguyên tắc về kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị. Sau đó mới tổ chức công việc
nghiên cứu chi tiết các bộ phận trong cơ cấu, soạn thảo điều lệ, nội quy cho các
bộ phận của cơ cấu ấy đồng thời xác định các kênh thông tin cần thiết.
b. Các phơng pháp xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị.
Phơng pháp tơng tự: Đây là phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị
mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm đã thành công và gạt bỏ những yếu
tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức quản trị có sẵn. Cơ cấu quản trị có trớc có một số
yếu tố tơng tự với những yếu tố của cơ cấu tổ chức quản trị sắp hình thành.
Cơ sở phơng pháp luận để xác định sự tơng tự là do sự phân loại đối tợng
quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định. Chẳng hạn : tính đồng nhất về sản
phẩm cuối cùng của hoạt động quản trị ( sản phẩm, quy trình công nghệ giống
nhau ); tính đồng nhất về chức năng quản trị đợc thực hiện, sự tơng tự về lãnh thổ,
về kết cấu hạ tầng; đặc điểm kinh tế kỹ thuật,
u điểm nổi bật của phơng pháp này là quá trình hình thành cơ cấu tổ chức
bộ máy nhanh, chi phí để thiết kế cơ cấu ít; kế thừa đợc những kinh nghiệm quý
9
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD
báu của những ngời đi trớc. Hạn chế của phơng pháp này là nhiều khi dẫn đến sự
sao chép máy móc, thiếu phân tích tình hình thực tế khi xây dựng cơ cấu mới.
Phơng pháp này đợc áp dụng khá phổ biến ở nhiêu nớc trên thế giới
Phân pháp phân tích theo yếu tố: Đây là phơng pháp đợc áp dụng ở mọi
cấp, mọi đối tợng quản trị. Phơng pháp này đợc chia thành ba giai đoạn đợc mô tả
ở sơ đồ dới đây:
10
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD
Phơng pháp này dựa trên cơ sở việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị đang
hoạt động, bắt đầu bằng việc nghiên cứu kỹ lỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh
giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định. Để tiến hành thực hiện công
việc trên, ngời ta biểu thị cơ cấu tổ chức quản trị hiện hành và các bộ phận của nó
11
Phơng pháp
phân tích
các yếu tố
Giai đoạn 1
Giai đoạn 2
Giai đoạn 3
Xây dựng sơ đồ cơ cấu
tổng quát
Xây dựng những kết
luận có tính nguyên tắc
của cơ cấu
Xác định các thành
phần cho các bộ phận
của cơ cấu
Xác định mối liên hệ
giữa các bộ phận
Xác định các đặc trng
của các yếu tố trong cơ
cấu
Quy định các hoạt động
của cơ cấu tổ chức quản
trị
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD
dới dạng sơ đồ. Từ đó sẽ chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và từng chức
năng mà nó phải thực hiện. Nội dung phân tích đối với cơ cấu tổ chức đang hoạt
động bao gồm: Phân tích tình hình thực hiện chức năng đã quy dịnh cho từng bô
phận, từng nhân viên trong bộ máy quản trị, phân tích kết quả thực hiện chế độ
trách nhiệm cá nhân trong bộ máy quản trị, phân tích sự phù hợp quản trị với cả
cơ cấu tổ chức hiện tại, phân tích những nhân tố khách quan có ảnh hởng tích cực
và cả tiêu cực đến sự ổn định của quản trị doanh nghiệp,
Kết quả phân tích là những nhận xét, đánh giá mặt tích cực và mặt tiêu cực
cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện tại, trên cơ sở đó dự thảo tổ chức mới, sau đó
mới dựa vào một loạt các nguyên tắc và các yêu cầu để xây dựng cơ cấu tổ chức
bộ máy mơí trong doanh nghiệp. Có thể gộp ba giai đoanh thành hai bớc cụ thể
sau:
Bớc 1 : ( Bao gồm giai đoạn 1 và một phần của giai đoạn 3 ). Dựa vào các
văn bản hớng dẫn của cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định và xác định đặc tr-
ng cơ bản của cơ cấu này. Kết quả thực hiện bớc 1 là xây dựng mục tiêu của
doanh nghiệp, xây dựng các phân hệ chức năng nhằm đảm bảo thực hiện mục
tiêu, phân cấp nhiệm vụ. Quyền hạn cho từng cấp quản trị xác lập. Mối quan hệ
cơ bản giữa các bộ phận và với các cơ quan cấp trên, mối quan hệ với bên ngoài,
xác định nhu cầu nhân sự và xây dựng hệ thống thông tin. Nh vậy, bớc 1 giải
quyết vấn đề có tính chất định tính đối với cơ cấu tổ chức quản trị.
Bớc 2 : ( Bao gồm cả giai đoạn 2 và 3). Xác định các thành phần của bộ
phận cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận đó. Từ đó làm cơ sở
để xác định các thành phần, bộ phận của cơ cấu và phục vụ cho việc chuyên môn
hoá hoạt động quản trị.
1.4. Các mô hình tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.
Từ các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị và các phơng pháp xây dựng cơ cấu tổ
chức bộ máy quản trị doanh nghiệp thì ngời ta có những mô hình tổ chức bộ máy
quản trị doanh nghiệp nh sau:
1.4.1 Mô hình trực tuyến
Sơ đồ minh hoạ mô hình quản lý kiểu trực tuyến
12
Giám đốc
Phó giám đốc kỹ
thuật
Phó giám đốc
kinh tế
Quản đốc phân
xưởng
Trưởng phòng
Đốc công
Trưởng nhóm
Nhân viên
Công nhân
Tổ trưởng
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD
Mô hình này có u điểm và nhợc điểm nh đã trình bày trong kiểu cơ cấu tổ
chức trực tuyến. Hệ thống kiểu trực tuyến với dặc trng cùng với u nhợc điểm đợc
mô tả ở phàn trên phù hợp với các công ty phát triển kinh doanh theo hớng đa
dạng hoá hoặc mở rộng phạm vi không gian kinh doanh, và với doanh nghiệp vừa
và nhỏ vì nó tạo ra mối quan hệ mệnh lệnh trực tiếp và giới hạn rõ rạng. ở doanh
nghiệp lớn, việc tuân theo hệ thống này sẽ dẫn đến hao phí lao động lớn trong
hoạt động quản trị.
1.4.2. Mô hình chức năng
Hệ thống quản trị kiểu chức năng đợc xây dựng trên cơ sở lý thuyết của
Taylor. Trong đó, lần đầu tiên Taylor xây dựng hệ thống quản trị kiểu chức năng
ở phạm vi phân xởng. Hệ thống này có đặc trng cơ bản là mỗi đốc công chỉ có
thẩm quyền đối với lĩnh vực mình phụ trách do đó, ngời công nhân sẽ phải nhận
lệnh từ mọi đốc công.
13
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD
Sơ đồ minh hoạ quản trị kiểu chức năng
Mô hình này đặc biệt thích hợp khi công ty phát triển quy mô kinh doanh
và tham gia kinh doanh đa ngành.
1.4.3. Mô hình trực tuyến-chức năng
u điểm: Hệ thống này có u điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở các
bộ phận chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ đợc tính thống nhất quản
trị ở mức độ nhất định.
Nhợc điểm: Để có những u điểm này cần hao phí nhiều lao động trong quá
trình ra quyết định. Ngoài ra còn đòi hỏi sự phối hợp nhất định giữa hệ thống trực
tuyến và các bộ phận chức năng.
Mô hình này thờng chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa, có
hoạt động kinh doanh tơng đối ổn định, có nguồn cung ứng và tiêu thụ.
14
Đốc
công
hoạch
định
kế
hoạch
Đốc
công
điều
độ sản
xuất
Đốc
công
cung
cấp
NVL
Đốc
công
duy
trì kỹ
thuật
Đốc
công
bảo
dưỡng
Đốc
công
tổ
chức
lao
động
Công nhân
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét