Dự án và quản lý dự án đầu tư

tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng
công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc).
- Giám sát là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình
hình hoàn thành, giải quyết những vấn để liên quan và thực hiện báo cáo
hiện trạng.
Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động
từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho
việc tái lập kế hoạch dự án nh trình bày trong hình 1.2
Mục tiêu cơ bản của các dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải đợc hoàn
thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lợng, trong phạm vi chi phí đợc duyệt, đúng
thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi. Về mặt toán học, bốn vấn đề
này liên quan với nhau theo công thức sau:
C= f ( P, T, S ).
Trong đó :
C : Chi phí.
P : Hoàn thành công việc ( kết quả )
T : Yếu tố thời gian.
S : Phạm vi dự án.
Phơng trình cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: hoàn thành công
việc, thời gian và phạm vi dự án. Nói chung chi phí của dự án tăng lên nếu chất l-
ợng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án đợc
mở rộng.
Ba yếu tố cơ bản: Thời gian, chi phí và hoàn thiện công việc là những mục tiêu
cơ bản của quản lý dự án và giữa chúng lại có quan hệ chặt chẽ với nhau. Không
đơn thuần chỉ là hoàn thành kết quả mà thời gian cũng nh chi phí để đạt kết quả
đó đều là những yếu tố không kém phần quan trọng. Hình 1.3 trình bày mối quan
hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản của quản lý dự án. Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có
thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì đối với cùng một dự án, nhng nói
chung đạt đợc kết quả tốt đối với mục tiêu này phải hi sinh một hoặc hai mục
tiêu kia. Do vậy, trong quá trình quản lý dự án các nhà quản lý hi vọng đạt đợc sự
kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu quản lý dự án.
5
Kết quả
Kết quả
mong muốn
Chi phí
Lập kế hoạch.
Giám sát Điều phối thực hiện.
- Thiết lập mục tiêu.
- Điều tra nguồn lực.
- Xây dựng kế hoạch.
- Đo lường kết quả.
- So sánh với mục tiêu.
- Báo cáo.
- Giải quyết các vấn đề.
- Điều phối tiến độ thời
gian.
- Phân phối nguồn lực.
- Phối hợp các nỗ lực.
- Khuyến khích và động
viên cán bộ và nhân viên.
Hình 1 2. Chu trình quản lý dự án.
1.1.1.2.2. Tác dụng của quản lý dự án.
Mặc dù phơng pháp quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu
hợp tác nhng tác dụng của nó rất lớn. Phơng pháp quản lý dự án có những tác
dụng chủ yếu sau đây:
- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thờng xuyên, gắn bó giữa nhóm
quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án.
- Tăng cờng sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các
thành viên tham gia dự án.
- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vớng mắc nảy sinh và điều
chỉnh kịp thời trớc những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán đợc. Tạo
điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết
những bất đồng.
- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lợng cao hơn.
1.1.2. Nội dung của quản lý dự án.
1.1.2.1. Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án.
1.1.2.1.1. Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án.
Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nớc đối với dự án bao gồm tổng thể các biện
pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết
thúc dự án.
Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nhà nớc mà đại diện là các cơ quan
quản lý nhà nớc về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hớng và chi phối hoạt
động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển
kinh tế xã hội. Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nớc để quản lý dự
án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch nh chính sách về tài chính tiền
tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu t, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những
quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lơng
6
Chi phí
cho phép
Thời gian
Thời gian
cho phép
Hình 1.3. Mối quan hệ giữa thời gian, chi phí và kết quả.
1.1.2.1.2. Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án.
Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự
án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc nh lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát các
hoạt động dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề nh: Quản lý thời gian,
chi phí, nguồn vốn đầu t, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán Quá trình quản lý
đợc thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu t, thực hiện đầu t đến giai
đoạn vận hành kết quả của dự án.Trong từng giai đoạn, tuy đối tợng quản lý cụ
thể có khác nhau nhng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý
dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành.

1.1.2.2. Lĩnh vực quản lý dự án.
Theo đối tợng quản lý, quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực chính cần đợc xem xét,
nghiên cứu là:
1.1.2.2.1. Quản lý phạm vi.
Quản lý phạm vi là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu
của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc
nào ngoài phạm vi của dự án.
1.1.2.2.2. Quản lý thời gian.
Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian
nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao
lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành.
1.1.2.2.3. Quản lý chi phí.
Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi
phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án; là việc tổ chức, phân tích số
liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.
1.1.2.2.4. Quản lý chất lợng.
Quản lý chất lợng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất
lợng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lợng sản phẩm dự án phải đáp ứng
mong muốn của chủ đầu t.
1.1.2.2.5. Quản lý nhân lực.
Quản lý nhân lực là việc hớng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên
tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực
lợng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?
7
1.1.2.2.6. Quản lý thông tin.
Quản lý thông tin là đảm bảo quá trình thông tin thông suốt một cách nhanh
nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau.
Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời đợc các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự
án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?
1.1.2.2.7. Quản lý rủi ro.
Quản lý rủi ro là xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lợng hoá mức độ rủi ro
và có kế hoạch đối phó cũng nh quản lý từng loại rủi ro.
1.1.2.2.8. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán.
Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, th-
ơng lợng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang
thiết bị, dịch vụ, cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề:
bằng cách nào dự án nhận đợc hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên
ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lợng cung nh thế nào?
1.1.2.2.9. Lập kế hoạch tổng quan.
Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự
logic, xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm
những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án. Kế
hoạch dự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể
và hoạch định một chơng trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các
lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã đợc kết hợp một cách chính xác và đầy
đủ.
Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch nh: kế hoạch tổng thể về dự án,
kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực

1.1.2.3. Quản lý theo chu kỳ của dự án.
Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định
nhất định nên các tổ chức, đơn vị thờng chia dự án thành một số giai đoạn để
quản lý thực hiện. Mỗi giai đoạn đợc đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều
công việc. Tổng hợp các giai đoạn này đợc gọi là chu kỳ dự án. Chu kỳ dự án xác
định điểm bắt đầu, điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác
định những công việc nào sẽ đợc thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực
hiện. Nó cũng chỉ ra những công việc còn lại nào ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và
không thuộc phạm vi dự án. Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy một số đặc
8
điểm: Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thờng là thấp khi bắt đầu dự án,
tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhng giảm nhanh chóng khi dự án bớc vào
giai đoạn kết thúc. Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do
đó rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực hiện dự án. Xác suất thành công sẽ cao hơn
khi dự án bớc qua các pha sau. Thứ ba, khả năng ảnh hởng của chủ đầu t tới đặc
tính cuối cùng của sản phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt
đầu và giảm mạnh khi dự án đợc tiếp tục trong các pha sau.
1.1.3. Mô hình tổ chức dự án.
Tổ chức là một nhân tố động. Các mô hình tổ chức luôn thay đổi phù hợp với
sự thay đổi của môi trờng cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý. Những năm
gần đây mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý dự án nói
riêng có những thay đổi tích cực theo hớng phát triển nhiều mô hình tổ chức mới,
năng động và hiệu quả.
Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án. Tuỳ thuộc mục đích nghiên cứu mà
phân loại các mô hình tổ chức dự án cho phù hợp.

1.1.3.1. Căn cứ vào trách nhiệm và quyền hạn về quản lý và điều hành dự án.
1.1.3.1.1. Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án.
Quản lý dự án theo mô hình chủ đầu t (chủ dự án) trực tiếp quản lý là hình
thức tổ chức quản lý dự án không đòi hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự án phải
trực tiếp tham gia điều hành dự án mà chủ đầu t trực tiếp quản lý điều hành.Các
nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc
thực hiện và kết quả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố vấn, t vấn cho
chủ đầu t.
Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án thờng đợc áp dụng cho các dự án
quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng
thời chủ đầu t có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự
án. Chủ đầu t đợc lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà
không cần lập ban quản lý dự án.
9
1.1.3.1.2. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.
Mô hình tổ chức Chủ nhiệm điều hành dự án là mô hình tổ chức trong đó
chủ đầu t giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm
điều hành hoặc thuê tổ chức có năng lực chuyên môn để điều hành dự án và họ đ-
ợc đại diện toàn quyền trong mọi hoạt động thực hiện dự án. Chủ nhiệm điều
hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là ngời quản lý, điều hành
và chịu trách nhiệm về kết quả đối với toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Mọi
quyết định của chủ đầu t về dự án mà liên quan đến các đơn vị thực hiện sẽ đợc
triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án. Hình thức này áp dụng cho
những dự án quy mô lớn, tính chất phức tạp.
Chủ đầu tư Chủ dự án.
Tổ chức thực
hiện dự án I
Tổ chức thực
hiện dự án II
Tổ chức thực
hiện dự án III
Tổ chức thực
hiện dự án n
Chuyên gia quản lý
dự án (Cố vấn)
Hình 1.4. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.
10
1.1.3.1.3. Mô hình chìa khoá trao tay.
Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chức trong đó
nhà quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu t - chủ dự án mà
còn là chủ của dự án.
Hình thức tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay áp dụng khi chủ đầu t đợc
phép đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án. Khác với
hình thức chủ nhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm đợc giao cho nhà quản
lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực hiện dự án.
Trong một số trờng hợp nhà quản lý dự án không chỉ đợc giao toàn quyền thực
hiện dự án mà còn đợc phép cho ngời khác nhận thầu từng phần việc trong dự án
đã trúng thầu. Khi đó họ nh một thứ cai điều hành dự án. Trong trờng hợp này
bên quản lý dự án không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức quản lý dự
án chuyên nghiệp.
Chủ đầu tư - Chủ dự án.
Chủ nhiệm điều hành dự án.
Tổ chức thực
hiện dự án I
Tổ chức thực
hiện dự án II
Lập dự toán
Khảo sát
Thiết kế
Xây lắp
Hình 1.5. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.
11
1.1.3.1.4. Mô hình tự thực hiện.
Hình thức tự thực hiện dự án là mô hình quản lý mà chủ đầu t không thuê các
nhà quản lý dự án chuyên trách làm t vấn cũng nh quản lý dự án. Chủ đầu t có đủ
năng lực thực hiện, quản lý hoạt động sản xuất, xây dựng, phù hợp với yêu cầu dự
án.
1.1.3.2. Căn cứ vào vai trò và trách nhiệm của ngời lãnh đạo dự án.
1.1.3.2.1. Tổ chức quản lý dự án theo chức năng.
Hình thức tổ chức dự án theo chức năng có đặc điểm là:
- Dự án đợc đặt vào một phòng chức năng nào đó (tuỳ thuộc vào nhiệm vụ
của dự án).
Chủ đầu tư - Chủ dự án.
Thuê tư vấn hoặc tự lập dự án.
Chọn tổng thầu
(Chủ nhiệm điều hành dự án)
Tổ chức thực hiện
dự án I
Tổ chức thực hiện
dự án II.
Khảo sát. Thiết kế. Xây lắp.

Hình 1.6. Mô hình tổ chức chìa khoá trao tay.
12
- Các thành viên của dự án đợc điều động tạm thời từ các phòng chức năng
khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhng
lại đảm nhận phần việc chuyên môn liên quan đến dự án.
Ưu điểm:
- Thứ nhất, linh hoạt trong sử dụng cán bộ. Phòng chức năng có dự án đặt
vào chỉ quản lý hành chính, tạm thời đối với các chuyên gia tham gia quản
lý dự án. Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình khi kết thúc dự án.
- Thứ hai, một ngời có thể tham gia nhiều dự án để sử dụng kiến thức
chuyên môn và kinh nghiệm của mình.
Nhợc điểm:
- Đây là cách quản lý không theo yêu cầu khách hàng.
- Vì dự án đợc đặt dới sự quản lý của một bộ phận chức năng nên bộ phận
này thờng có xu hớng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ
chính khác của nó mà không tập trung cố gắng vào việc giải quyết thoả
đáng các vấn đề của dự án. Các bộ phận chức năng khác có trách nhiệm
tham gia dự án cũng có tình hình tơng tự. Trong một vài trờng hợp, dự án
không nhận đợc u tiên cần thiết, vì vậy không đủ phơng tiện để hoạt động
hoặc bị coi nhẹ.
1.1.3.2.2. Tổ chức chuyên trách quản lý dự án.
Hình thức tổ chức chuyên trách dự án về thực chất là tạo ra một xí nghiệp con
do một chủ nhiệm dự án quản lý. Mô hình tổ chức này có dạng nh hình 1.7
13
Ưu điểm:
- Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu khách hàng nên có thể phản ứng
nhanh trớc yêu cầu của thị trờng.
- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực đối với dự án.
- Tất cả các thành viên của dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm
dự án (chứ không phải những ngời đứng đầu các bộ phận chức năng điều
hành).
- Do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đờng thông tin đợc rút ngắn.
Nhợc điểm:
- Thứ nhất, khi công ty hay chủ đầu t thực hiện đồng thời vài dự án và phải
đảm bảo đủ số cán bộ cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí
nhân lực.
- Thứ hai, do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời gian,
chi phí của dự án nên nhà quản lý dự án có xu hớng thuê chuyên gia giỏi vì
nhu cầu dự phòng hơn là đáp ứng nhu cầu thực.
1.1.3.2.3. Tổ chức quản lý dự án dạng ma trận.
Loại hình tổ chức dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại hình tổ chức dự án
theo chức năng và dạng chuyên trách dự án.
Ưu điểm:
Giám đốc
Chủ
nhiệm dự
án A
Trưởng
phòng
kinh doanh
Chủ
nhiệm dự
án B
Trưởng
phòng tài
chính

Tài
chính
Tiếp
thị
Sản
xuất
Tài
chính
Tiếp
thị
Sản
xuất
Hình 1.7. Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án
14

Xem chi tiết: Dự án và quản lý dự án đầu tư