Vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng trong xí nghiệp có rất nhiều loại
(đặc biệt là vật liệu), cho nên để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán vật
liệu và công cụ dụng cụ cần thiết phải phân loại.
Phân loại vật liệu và công cụ dụng cụ là việc sắp xếp các vật liệu và công
cụ dụng cụ cùng loại với nhau theo đặc trng nhất định thành từng nhóm.
Trên thực tế, vật liệu thờng đợc phân loại thành từng nhóm theo các tiêu
thức khác nhau nh : theo công dụng, theo nguồn hình thành, quyền sở hữu
1.1. Phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng
Phân loại vật liệu theo phơng pháp này là việc dựa vào công dụng thực tế
hoặc vai trò của vật liêụ trong sản xuất kinh doanh để sắp xếp vật liệu vào các
nhóm khác nhau.
- Nguyên vật liệu chính : là những nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Vật liệu giữ vai trò chính trong việc tạo
ra sản phẩm, dịch vụ.
- Vật liệu phụ : là những vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản
xuất kinh doanh, vật liệu phụ kết hợp với vật liệu chính để tăng thêm tính năng,
tác dụng của sản phẩm, dịch vụ hoặc phục vụ cho ngời lao động hoặc để duy trì
hoạt động bình thờng của phơng tiện lao động.
- Nhiên liệu : là những thứ dùng để cung cấp nhiệt năng nh : xăng, dầu,
than nhiên liệu thực chất là một loại vật liệu phụ, nhng đợc tách riêng do vai
trò quan trọng của nó, và để nhằm mục đích quản lý và hạch toán tốt hơn.
- Phụ tùng thay thế : bao gồm các chi tiết, cụm chi tiết, hay các bộ phận
dùng để thay thế cho TSCĐ khi cần thiết nh : bánh xe, săm lốp
- Vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản : bao gồm vật liệu, thiết bị dùng cho
mục đích xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác : là những vật liệu ngoài những thứ kể trên nh : phế liệu
thu hồi, vật t đặc chủng
Tuy nhiên,việc phân loại vật liệu chỉ mang tính chất tơng đối, các doanh
nghiệp có tính sản xuất kinh doanh khác nhau thì việc phân loại này sẽ khác
nhau. Sử dụng cách phân loại này doanh nghiệp có thể theo dõi một cách chính
xác và thuận tiện từng loại, từng thứ vật liệu, xác định đợc tầm quan trọng của
từng loại đối với doanh nghiệp. Nó chính là cơ sở cho việc tính giá thành sản
phẩm, dịch vụ và mở các tài khoản phù hợp.
1.2. Một số cách phân loại khác :
Ngoài cách phân loại vật liệu trên, trên thực tế còn có một số cách phân
loại sau :
- Phân loại theo nguồn hình thành : sử dụng tiêu thức mua ngoài, tự sản
xuất, hay nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, viện trợ
- Phân loại theo quyền sở hữu : sử dụng tiêu thức tự có hay từ bên ngoài
2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ
Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là việc xác định giá trị của chúng
theo những nguyên tắc nhất định :
- Theo qui định hiện hành kế toán, nhập, xuất, tồn kho vật liệu - công cụ
dụng cụ phải phản ánh theo trị giá vốn thực tế cụ thể là : vật liệu - công cụ dụng
cụ xuất kho phải đúng phơng pháp qui định.
- Trong thực tế, để giảm bớt số lợng, đơn giản khối lợng tính toán ghi
chép hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép tình hình vật
liệu - công cụ dụng cụ tồn kho nhng vẫn đảm bảo phản ánh tình hình nhập xuất
vật liệu - công cụ dụng cụ trên các tài khoản, số tổng theo giá thực tế.
2.1. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế :
2.1.1. Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho :
Giá thực tế vật liẹu - công cụ dụng cụ nhập kho còn tuỳ thuộc vào nguồn
nhập khác nhau cũng nh tuỳ thuộc vào phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng
(GTGT) mà doanh nghiệp áp dụng.
* Đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
thuế. Thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng không ghi vào giá trị thực tế của vật
liệu - công cụ dụng cụ.
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài :
+ Trờng hợp mua vật liệu - công cụ dụng cụ trong nớc sản xuất
Giá thực tế của
VL-CCDC mua
= Giá mua
(không có thuế
+ Chi phí thu mua
thực tế
- Chiết khấu
giảm giá
ngoài GTGT đầu vào) (nếu có)
+ Trờng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ mua nhập khẩu :
Giá thực tế
của VL-
CCDC mua
ngoài
=
Giá mua
(không có
thuế GTGT
đầu vào)
+
Thuế nhập
khẩu
+
Chi phí
thu mua
thực tế
-
Chiết khấu
giảm giá
(nếu có)
+ Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ tự sản xuất, tự gia công chế biến :
Giá thực tế VL-
CCDC tự sản xuất
= Giá thực tế VL-
CCDC xuất chế
biến
+ Chi phí
chế biến
+ Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến :
Giá thực tế của
VL-CCDC thuê
ngoài chế biến
=
Giá thực tế VL-
CCDC xuất chế
biến
+
Tiền thuê chế biến
(không có thu
GTGT)
+
Các chi
phí có liên
quan
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ nhận của các đơn vị hoặc cá nhân
góp liên doanh :
Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác nhận.
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ đợc biếu, tặng, viện trợ: Giá thực tế
là giá tính theo giá thị trờng.
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ là phế liệu : Giá thực tế là giá ớc tính
có thể sử dụng đợc hoặc có thể tiêu thụ đợc.
* Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp :
Thuế GTGT đầu vào không phải tính riêng mà tính vào giá thực tế của
vật liệu - công cụ dụng cụ.
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài :
Giá thực tế
của VL-
CCDC nhập
kho
=
Giá mua
(gồm cả thuế
GTGT đầu
vào)
+
Thuế nhập
khẩu
+
Chi phí
thu mua
thực tế
-
Chiết khấu
giảm giá
(nếu có)
2.1.2. Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho.
Vật liệu - công cụ dụng cụ nhập vào từ nhiều nguồn, giá thực tế của từng
nguồn nhập không hoàn toàn giống nhau. Vì vậy, khi xuất kho phải xác định
giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho cho các đối tợng sử dụng
theo các phơng pháp sau :
Ph ơng pháp 1 : Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho theo ph-
ơng pháp giá thực tế đích danh :
Theo phơng pháp này, giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho
đợc căn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho theo
từng lần nhập, tức là lô hàng nào thì tính theo giá trị của chính lô hàng đó.
Phơng pháp này phản ánh chính xác của từng lô hàng nhng công việc rất
phức tạp đòi hỏi thủ kho phải nắm vứng đợc chi tiết từng lô hàng. Phơng pháp
này thờng áp dụng cho vật liệu - công cụ dụng cụ có giá trị cao hoặc các loại
vật t đặc chủng.
Ph ơng pháp 2 : Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho theo ph-
ơng pháp nhập trớc, xuất trớc :
Theo phơng pháp này, giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ mua trớc
sẽ đợc dùng làm giá thực tế xuất kho trớc. Do vậy giá trị vật liệu - công cụ dụng
cụ tồn kho cuối cùng sẽ là giá thực tế của số vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào
sau cùng.
Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu h-
ớng giảm.
Phơng pháp 3 : Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho theo ph-
ơng pháp nhập sau, xuất trớc.
Phơng pháp này giả định những vật liệu, công cụ dụng cụ mua sau cùng
sẽ đợc xuất trớc tiên, sau đó mới đến các lần nhập trớc.
Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát.
Ph ơng pháp 4 : Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho theo phơng
pháp đơn giá bình quân.
Giá thực tế VL-
CCDC xuất dùng
= Số lợng VL-
CCDC xuất dùng
+ Giá đơn vị
bình quân
Trong đó :
a. Tính theo đơn giá bình quân tồn kho đầu kỳ hay cuối kỳ trớc :
Đơn giá bình quân
tồn kho
Giá thực tế VL-CCDC tồn kho đầu kỳ
Số lợng thực tế VL-CCDC tồn kho đầu kỳ
Phơng pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến
động vật liệu, công cụ dụng cụ trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không
tính đến giá cả biến động của giá cả vật liệu, công cụ dụng cụ.
b. Tính theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập :
Đơn giá bình quân
sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế của VL-CCDC
tồn kho trớc khi nhập
+
Giá thực tế VL-CCDC
nhập
Số lợng VL-CCDC tồn kho
trớc khi nhập
Số lợngVL-CCDC
nhập trong kỳ
Phơng pháp bình quân trong mỗi lần nhập vừa chính xác vừa kịp thời nh
tốn nhiều công sức, tính toán kịp thời.
c. Tính theo đơn giá bình quân gia quyền hay bình quân cả kỳ dự trữ :
Đơn giá bình quân
gia quyền
=
Giá thực tế của VL-CCDC
tồn kho đầu kỳ
+
Giá thực tế VL-CCDC
nhập kho trong kỳ
Số lợng VL-CCDC tồn kho
đầu kỳ
Số lợngVL-CCDC
nhập kho trong kỳ
Phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền tuy đơn giản, dễ làm nhng độ
chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tinhd toán tồn vào cuối tháng, gây
ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.
2.2. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán :
Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu, công cụ dụng cụ biến động trong
kỳ đợc tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch
toán theo giá thực tế.
Giá thực tế VL-
CCDC xuất dùng
= Giá hạch toán VL-
CCDC xuất dùng
x Hệ số giá
VL-CCDC
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng thứ hoặc từng thứ vật liệu, công
cụ dụng cụ chủ yếu tuỳ thuộc và yêu cầu vào trình độ quản lý.
Hệ số giá VL-
CCDC
=
Giá thực tế của VL-CCDC
tồn kho đầu kỳ
+
Giá thực tế VL-CCDC
nhập kho trong kỳ
Giá hạch toán VL-CCDC tồn
kho đầu kỳ
Giá hạch toán VL-CCDC
nhập trong kỳ
Việc tính giá hạch toán của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn, nhập, xuất kho
thành giá thực tế đợc tiến hành trên bảng kê số 3 :
Bảng kê số 3. Tính giá thành thực tế của vật liệu
TT Diễn giải TK152-NVL TK153-CCDC
HT TT HT TT
1. I. Số d đầu tháng
2. II. Số phát sinh trong tháng
3. - Từ NKCT số 1
4. - Từ NKCT số 2
5. - Từ NKCT số 3
6.
7. III. Cộng số d đầu tháng và phát
sinh trong tháng (I + II)
8. IV. Hệ số chênh lệch
9. V. Xuất dùng trong tháng
10. VI. Tồn kho cuối tháng
Tóm lại, qua các phơng pháp tính giá trị trên cho ta thấy vận dụng phơng
pháp tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho khác nhau sẽ tính đợc kết quả
khác nhau dẫn đến việc tính kết quả kinh doanh cũng khác nhau. Vì vậy việc sử
dụng phơng pháp nào để tính toán doanh nghiệp phải báo cáo trên báo thuyết
minh nhằm đảm bảo nguyên tắc công khai toàn bộ, có nh vậy mới đảm bảo cho
ngời đọc báo cáo tài chính của doanh nghiệp có thể so sánh chính xác kết quả
kinh doanh của doanh nghiệp giữa các kỳ kinh doanh.
III. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ
Vật liệu - công cụ dụng cụ là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn
bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp, ngoài ra nó là bộ phận quan trọng trong
tổng số tồn kho ở doanh nghiệp. Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là một
trong những nhân tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh.
Chính vì vậy, trong suốt quá trình luân chuyển, việc giám sát chặt chẽ số lợng
vật liệu - công cụ dụng cụ mua vào, xuất dùng để đảm bảo cho chất lợng sản
phẩm theo đúng yêu cầu, kỹ thuật, giá trị đã đề ra đòi hỏi cán bộ kế toán vật
liệu, công cụ dụng cụ phải thực hiện những nhiệm vụ sau :
Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về số liệu, tình hình thu mua, vận
chuyển, bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ,
tính giá thành thực tế của vật liệu đã mua và nhập kho doanh nghiệp, kiểm tra
tình hình thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ về các mặt : số lợng, chủng loại,
giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo,đầy đủ kịp thời chủng loại vật liệu, công cụ dụng
cụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
áp dụng đúng đắn các phơng pháp kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho, mở
sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi chép, phản ánh, phân loại, tổng hợp số liệu về
tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh
doanh, cung cấp những số liệu kịp để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
sản phẩm. Thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo đúng chế độ, phơng pháp qui
định sẽ đảm bảo yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị
của doanh nghiệp.
Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ, tính toán, xác
định chính xác số lợng giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ cho các đối tợng sử
dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Tham gia kiểm tra, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ Nhà nớc
qui định,lập các báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho công tác quản
lý và lãnh đạo, tiến hành phân tích, đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ ở từng
khâu nhằm đa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý.
IV. thủ tục quản lý nhập - xuất kho vật liệu - công cụ dụng cụ
Số hiệu, tên các chứng từ kế toán :
Mọi hiện tợng kinh tế phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng
cụ đều phải lập chứng từ một cách đầy đủ, chính xác kịp thời theo đúng chế độ
kế toán mà Nhà nớc ban hành. Vật liệu - công cụ dụng cụ là một trong những
đối tợng kế toán, là các loại tài sản phải tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về
mặt giá trị mà cả hiện vật, không phải theo từng kho mà phải chi tiết theo từng
nhóm, từng loại, từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ và phải tiến hành đồng thời
cho cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ xuất - nhập kho.
Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo quyết định số
1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và các văn bản qui định
khác có liên quan, các chứng từ kế toán về vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm:
Chứng từ bắt buộc :
Phiếu nhập (mẫu số 01-VT)
Phiếu xuất (mẫu số 02-VT)
Phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT)
Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá, sản phẩm (mẫu số 08 - VT)
Hoá đơn (giá trị gia tăng) (mẫu số 01-GTKT)
Hoá đơn bán hàng (mẫu số 02 - GTKT).
Biên bản bán lẻ hàng hoá, dịch vụ (mẫu số05 - GTKT)
Hoá đơn cớc vận chuyển(mẫu số03 - HH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà
nớc, các doanh nghiệp còn sử dụng theo các chứng từ hớng dẫn sau :
Phiếu xuất kho hạn mức (mẫu số 04-VT)
(Ghi một lần nhng đợc sử dụng nhiều lần).
Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu số 05-VT)
Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 - VT).
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ
đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập. Ngời lập chứng từ phải
chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh.
V. Phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ
Kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ là việc ghi chép, theo dõi cả
về số lợng, giá trị, chất lợng của từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Đây là
công việc có khối lợng lớn và phức tạp đối với đơn vị sản xuất. Trên thực tế,
việc hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ thờng giống nhau về hình thức
và phơng pháp áp dụng. Vì vậy, trong mục này ta chỉ đề cập đến việc hạch toán
chi tiết đối với vật liệu.
Việc các đơn vị lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết sao cho phù hợp
với đặc điểm, yêu cầu quản lý và trình độ của thủ kho, kế toán vật liệu là cần
thiết. Trên thực tế có 3 phơng pháp sau :
1. Phơng pháp thẻ song song
1.1. Điều kiện áp dụng
Thực chất đây là phơng pháp kế toán vật liệu và thủ kho có cùng công
việc, có cùng loại sổ. Đơn vị chỉ áp dụng phơng pháp này khi :
- Có ít chủng loại vật t luân chuyển qua kho.
- Mật độ nhập - xuất vật t dày đặc
- Hệ thống kho tàng tập trung
- Có đủ điều kiện về lao động kế toán vật t để thực hiện.
1.2. Nội dung, phơng pháp
Theo phơng pháp này, ở kho thủ kho phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt
số lợng, có ở phòng kế toán mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi
cả về số lợng và giá trị.
Tại kho : Hàng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất
nhập vật liệu dựa vào phiếu nhập, xuất. Cuối mỗi ngày tính ra số lợng tồn kho
chỉ theo dõi về mặt số lợng và mở theo từng danh điểm vật t.
Tại phòng kế toán : kế toán vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu cho từng dah
điểm vật liệu với thẻ kho và theo dõi cả mặt số lợng, giá trị. Hàng ngày, khi
nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho chuyển lên kế toán vật
liệu kiểm tra ghi vào sổ hay thẻ chi tiết liên quan. Cuối tháng kế toán cộng sổ
hay thẻ chi tiết tính ra tổng số xuất-nhập-tồn sau đó đối chiếu với các thẻ kho
mà thủ kho phụ trách. Căn cứ vào đó kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập-xuất-
tồn kho vật liệu.
1.3. Sơ đồ hạch toán :
Chứng từ nhập
Thẻ kho Sổ chi tiết
vật t
Bảng tổng
hợp chi tiết
Sổ tổng hợp
Chứng từ xuất
Ghi chú :
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
2. Phơng pháp sổ số d
2.1. Điều kiện áp dụng
Thờng sử dụng cho những doanh nghiệp có điều kiện sau :
- Chủng loại vật t lớn, phong phú.
- Mật độ nhập, xuất tha thớt
- Hệ thống kho tàng tổ chức phân tán, nghiệp vụ quản lý kho vững vàng.
- Điều kiện lao động kế toán không cho phép ghi chép thờng xuyên với
khối lợng công tác kế toán chi tiết lớn.
2.2. Nội dung phơng pháp
- Tại kho : công việc của thủ kho tơng tự nh phơng pháp trên, ngoài ra
cuối tháng phải ghi số lợng nguyên vật liệu tồn kho theo từng danh điểm vật
liệu và sổ số d.
- Tại phòng kế toán : kế toán mở sổ số d cho từng kho và dùng cho cả
năm, kế toán tính thành tiền vật liệu tồn kho sau khi thủ kho ghi xong số lợng
vật liệu tồn. Định kỳ kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét